高效费控：开启企业健康生态元年

2013年伊始，一场来势汹汹的大雾霾“光临”北京，这令京城连日笼罩在一片“迷离”之中。

与持续数日“不给力”的天气相似的是，2013年企业所面临的经济环境仍然不景气，国内外需求缩减、原材料成本不断攀升，这些令身陷经济寒冬的企业“雪上加霜” 。 “经济环境更艰难， 投资前景失望!” 假如2013年的经济环境如华尔街预言家所说，那么，开源节流无疑是最好的选择。问题的关键是，如何在“开源”难有施展空间的情况下“节流”?

控制费用“压榨”成本

正如同冷空气是对付雾霾的最好手段一样，合理科学的成本费用控制也能令陷入迷局和阴霾之中的企业重见蓝天白云。

通常而言，成本费用控制需要全员参与，盯住细节、盯住琐碎的小事。不浪费一张纸、不浪费一滴油，随手关掉灯、电、水的开关，随时提醒使用可以利用的旧物，随时提出减少支出增加回报的建议……人人杜绝浪费，日积月累就是一笔可观的收益。

殊不知，在企业的诸多浪费中，时间上的浪费才是最大的浪费。

以某企业为例，历经数年发展，在北京、广州两地分别设立了独立核算的分公司，在全国共有十几个办事处。随着业务的快速发展，差旅费、市场推广费、应酬费用、通讯费等费用支出节节攀升，手工管理方式难以自如应对，常常造成预算执行不到位，增加了资金风险。最为尴尬的是，员工报销经常因为复杂的手续、人员的频繁变动、大量的单据以及发生时间点的不确定性，一笔费用耗时又耗力，怨声载道。此外，管理层在进行费用审批时，无法实时得知相关费用预算的支出情况，很难统一管理、有效执行，甚至不同的地区、人和部门之间都难以形成统一费控标准。

长期跟踪企业财务管理的元年诺亚舟发现，企业客户对费用控制和报销有了这样一种设想：下属不再设出纳，审核依据通过影像、发票形成，让实际票据流转，减少重复投入。同时在人力资源方面，报销业务需要全员参与，和人员档案实现实时更新。不管人员身处何地，都能很方便的进行记账、报告和汇总。这与近年流行起来，并获得企业认可、进而产生需求的一种管理方式——“财务共享服务中心”模式十分相似。

费控助力财务共享

简单而言，财务共享就是将集团内各分公司的某些事务性的功能(如会计账务处理、员工工资福利处理等)集中处理，以达到规模效应，降低运作成本。它是将不同国家、地点的实体的会计业务拿到一个SSC(共享服务中心)来记帐和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一、而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计，节省了系统和人工成本财务共享模式诞生于上世纪80年代的美国，福特公司是最早实施财务共享服务中心的企业。迄今为止，《财富》500强公司都已引入“共享服务”运作模式。埃森哲的调查显示，30多家在欧洲建立“财务共享服务中心”的跨国公司平均降低了30%的财务运作成本。

元年诺亚舟认为，费控系统助力财务共享中心，必须三算合一，前有预算，中间和财务进行有效衔接，后面跟进核算与结算，做到监控和分析，将数字可视化、处理地图化。

而要实现上述目标，信息系统的支持必不可少。以应付账款处理为例，发票信息采集、数据及业务处理以及支付和反馈，上述每个步骤，都需要依托于信息系统的平台才能进行。而这些信息系统，包括统一的ERP系统，高效的费用控制和报销系统以及影像管理系统和网银系统。其中，又以ERP系统和费控系统最为主要。科学的费控系统不仅能够放大财务共享模式的优点，还能有效克服它的缺点，在一笔笔的资金流动实现财务管理的良性循环，打造企业财务管理健康生态。

以元年E7-CC费用管控系统为例，它具备规范完整的外部数据接口，可与网银系统、凭证系统、ERP业务系统、OA平台系统等诸多业务系统和移动终端对接。它使用方便，系统维护简单，审批流程安全快捷，操作灵活，而且能够帮助企业实现费用的事前管理、事中控制和事后分析，完善企业费用管理制度，规范费用报销流程。譬如说，对于费用流向、费用总数、费用构成，都能设置十分直观的计量、展示和比较，数据汇总、分析不再费时费力，更容易做到跨地域、跨部门整合数据，让管理者对费用情况有明晰的认知。

其中的网络报销模块，为人员频繁流动下的财务共享机制提供了又一有力工具。畅想未来，在元年费控系统下，普通员工的报销越来越“e”、财务管理者的费用有效控制越来越“e”、业务管理者则可实时掌控各个分、子公司的预算执行情况，助力财务共享服务中心。

元年费用控制系统，不仅实现了报销填单控制、审批流程控制、预算控制、费用标准控制等多种功能，还实现了与周边系统，包括OA系统(单点登录)、HR系统(用户同步)、影像系统(附件、图片、影像共享)、Hyperion系统(预算数据同步、实际数据回写)、SAP系统(凭证信息同步、资金支付信息同步)的直接接口，为财务共享中心的建设创造了条件。

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