财务共享助龙头重工企业实现高效财务管控

随着经济全球化和高新技术的发展，按照传统方式组织财务工作，势必造成那些分散在世界各地的子公司用于会计的人力和物力资源不能满负荷运作。因此，搭建财务共享服务平台，将全球范围内的会计核算集中起来，提高财务管控的制度化和信息化、提高财务工作的效率，既有必要性，又有可行性。

一家拥有30多个海外子公司，在国内建有5大产业园，业务范围覆盖150余国家的国内机械制造龙头企业A重工 (应涉及敏感信息,企业名字略称为A重工)意识到了搭建财务共享服务平台的必要性，通过使用安财财务共享服务中心系统，不仅充分保护了A重工的投资，同时为A重工带来了可观的经济效益，并为其财务管控提供了前所未有的便利。

七大弊端挑战集团财务管控

A重工是一家全球工程机械制造商50强、亚洲品牌500强、中国企业500强企业，员工人数4万左右，产品批量出口110多个国家与地区，2009年实现销售额300亿，2010达500亿，目前正处于高速成长阶段。

2010年之前，A重工在集团财务方面的管控，一直以手工管理方式为主。随着业务逐步扩张、国际化步伐的加快，差旅费、市场推广费等各项费用支出节节攀升，传统填写纸质报销单方式难以自如应对，A重工的财务管控出现了诸多弊端，主要表现在以下几方面：

(1) 员工手工填写报销单，容易出错。拿着各种申请表、单据，要跑许多手续，等候审批签字，大量占用有效工作时间。

(2) 报销单需要经过诸多审批环节的流转和交接，不仅增加时间成本，通讯成本也大大增加，而且容易造成个别的丢单或单据到位延迟的情况。

(3) 原始单据的填制和粘贴不规范，财务核算人员需要花大量时间补充和修正相关信息。

(4) 随时有员工需要领导面见签字审批，影响领导正常业务工作的延续性。此外，如果由于领导出差或有关审批人员请假而导致审批延迟，财务部会受到较大的压力甚至投诉。

(5) 报销申请人需要向财务部人员查询报销到账和付款情况，增加了财务人员的负担。

(6) 各项补助根据借款报账制度进行手工计算，效率低，偏差大。

(7)财务管理采取以现金为主，网银为辅的方式。这不仅增加了出纳的工作量，而且现金的存取风险较大。

可以看出，随着业务的拓展、国际化步伐的加快、各种费用的增加，该公司原有的财务处理模式，已不适应现在的管理要求，企业对财务信息化的需求越来越迫切。有鉴于此，该公司在现代化管理理念的指导下，积极需求财务变革，实现信息化蜕变。经过一番选型，最终引入了安财财务共享服务中心系统。

核心系统让费用控制实现“真落地”

由于A重工此前的借款报销流程是采用传统纸质填单，经各级领导签字审批，提交财务审核记账，最后由出纳付款，整个过程缺少费用的事前管控，因此难以实现有效的费用控制。此外，在传统的借款报销过程中，资金计划作为最后付款环节的支付基准，兼顾起了“费用控制”和“资金筹措”的双重功能。但资金计划在时间上受到月、周的期间限制，其事前费用控制的作用相对也会受到一定程度的局限，其中月资金计划起到了一定程度的事前费用控制作用，但周资金计划更多的属于事后控制，难以达到灵活且真实的事前费用控制目的。

因此，A重工希望通过该系统的三个核心系统之一费用系统的上线承担起原本不该由资金计划承担的“费用控制”功能，通过事前申请锁定预算，实现真正意义上的事前费用控制目的。

因财务共享服务中心系统的推进与实施，几乎涉及到A重工的所有员工，业务流程的实现和系统实施具有较大难度和工作量。因此安财决定对该项目分系统、分阶段逐步进行实施建设，以规避新系统对现有模式带来冲突的风险。

在近一年时间的项目实施后，费用系统助A重工实现了各项运营和管理费用事前的预算控制，事中的标准化、自动化流转审批，事后的银企直联支付及自动生成财务凭证。实现原始票据电子化;实现自动分配并统计财务审核任务，为财务共享服务中心的建立奠定基础。

据A重工方面透露，安财费用系统特有票据影像流转步骤不仅过程严谨、完善，它不仅包含从员工填单、投递到财务收集、扫面、上传、审核、归档的全过程，还能判断员工粘贴票据是否符合要求及票据的真伪，在这一定程度上提高了财务人员的工作效率，使整个共享服务中心的运转更流畅。

精雕细琢打造先进报销模式

此外，安财还帮助A重工成功实施了另外两个核心系统--商旅系统、商务卡系统。商旅系统能配合A重工商旅中心整合各类机票、酒店资源，提供在线比价预订服务，结合费用系统逐步规范员工差旅行为，并为企业差旅政策的持续改进提供完善的数据参考。商务卡系统能协同发卡银行，获取并管理商务卡交易数据，结合费用系统有效减少借款，提高了员工满意度，节约了集团财务成本，并为A重工费用内控和监督提供有效工具。

商旅系统流程图

商务卡系统流程图

值得一提的是，为帮助A重工打造先进报销模式，提高工作效率,安财根据A重工的集团特点，力求做到流程完备、细化、条理清晰。将人员分为员工、费用专干、业务领导、财务会计、资金会计、费用记账、财务出纳、付款记账等8类角色，时间上分为涉及期初作为费用指标的预算，事前作为控制关键的费用申请，事后作为业务主体的费用报销三个阶段，各级别人员在规定的流程环节完成自己的工作。至此，员工在任何时间、任何地点都可以提交报销申请;领导任何时间、任何地点都可以通过互联网进行审批。

A重工实现财务管控信息化

实践证明，财务共享服务系统不仅实现了无纸化办公的理想，更能提高工作效率。财务共享服务系统的实施，使得企业的员工和领导能够更加方便进行报销，免去了不必要的工作，审批人不要需要为一张一张报销单签字盖章，只要上网就能及时审批，并且操作简单，反馈及时，财务付款速度提升，记账会计也免去了重复录入凭证的烦恼，极大地提高了工作效率，使管理更加清晰。审批流程更加规范，报销人可以知道单据审批的各个环节，领导对公司的管理更加清晰。有效控制费用：部门预算和个人预算的启用有效控制了公司费用，节约营运成本。

通过A重工财务共享服务中心系统的引入，A重工财务管控实现了制度化、信息化。首先，实现费用借支申请和报销在工作流中完成，并与预算绑定;建立费用报销平台，员工差旅借支、报账均在该系统中操作，并实现与SAP总帐系统和预算系统集成，达到预算控制目的;其次，建立票据影像中心，通过条码扫描，将票据信息上传到报销系统，达到报销票据E化目的;然后，实现与资金、网银系统的集成，提高报帐效率和员工满意度。

财务共享服务是通过将易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，并由共享服务中心统一对其进行处理，达到降低成本、提升客户满意度、改进服务质量、提升业务处理效率目的的作业管理模式。安财财务共享服务中心系统不仅为A重工建立先进、高效的费用报销管理模式，并能够适应其多变的组织结构和国际化高速发展需求，以满足公司未来发展。并且培养了一批财务信息化管理人才，满足公司持续发展战略的需要。