发挥信息技术的真正威力

1998年3月，我的老朋友保罗•贝恩找我。保罗和他的哥哥杨在20世纪70年代末期成立了一家电脑软件公司。凭他俩的才智和不懈的努力，贝恩(Baan)公司发展成为全球电脑系统公司中的翘楚。

保罗对我说，虽然公司的业绩是前所未有的理想，但对于下一步该做什么，他们开始有点迷惘。于是保罗请我分析一下他们的公司，并建议可采取的策略。当时我的工作已排得密密麻麻，但既然是老朋友，我当然不会推辞。

如我所料，分析没有多久便完成，令我意外的倒是分析中得出的惊人结果。这份分析明确地指出，整个电脑系统产业正像一列高速火车，冲向一道墙壁。

这个产业早已习惯了每年40%的增长速度，他们唯一关心的事是如何抛离竞争对手，即如何让增长大于40%。我的分析指出，部分公司很快就会无以为继，至于谁先垮掉，都有可能。倒闭的公司会令其他公司可多支撑几个月，但是谁也维持不了本来的增长率，而且，几年之内，所有公司也会几经挣扎才会获利。

我怀疑这个产业中没有几个人会相信我的预测，当时市场特别景气，利润又如此丰厚，而我的解决方案又需要这些公司大刀阔斧地改革经营手法。然而，保罗和杨却听取了我的建议，并开始在他们庞大而多元化的公司中努力争取经理们的认同。不过，在那一年年底，他们还未取得全面的认同时，我的分析预测便已开始成真。遗憾的是，贝恩公司是头一批受挫的公司之一，而且是重重地受挫。如今，距离我跟保罗初次讨论时已过了四年，每年40%的增长率仿佛已是遥远的梦，产业中所有公司都要多番挣扎才有获利。

我的分析已由事实验证了，但我稍后会解释，为什么软件公司光采纳那份分析的解决方案是不足够的。不采纳该方案不仅令软件公司受损，更令他们的客户受损。过去几年，差不多所有企业都投资大量金钱在电脑系统上，数目以千万甚至以亿美元计。虽然投资庞大，但我至今还未听见过有任何一个机构宣称，电脑系统的投资大大提高了他们的获利。事实上，大多数机构认为电脑系统的投资是不得已的选择。这种想法造成的损害何其巨大。其实，电脑系统的确可以令企业生气勃勃、令业绩攀上高峰，只要……只要我们能够回答以下的问题。

一、电脑系统科技的真正威力是什么？

我认为电脑系统科技的威力，在于它处理资料的能力。电脑在储存资料、在各部门之间传送资料及检索资料方面都有惊人威力，电脑系统在这三方面的表现都远比我们以前采用的科技即纸张科技优秀很多倍。为证实这一点，大家不妨在脑海中进行这个实验：想象你用旧科技储存所有公司的资料，换言之，把公司的电脑资料全都打印在纸张上，然后，在这堆积如山的纸张中，找出一个特定的资料项目，这会需时多久呢?再比较用电脑检索这些资料所需的时间，一般人如果要等待多过数秒钟，便会投诉电脑系统运作过慢了。

毫无疑问，电脑系统的威力惊人，但别忘记，公司中并非所有经理人都是科技狂，他们大多数都只关心一件事，那就是科技能带来什么效益，科技对公司的表现有何实质影响。

科技如何带来效益呢?方法只有一个：科技必须能够减轻公司所面对的某项限制，才能让公司获益。所以，我们就别再盲目崇拜科技的威力了，而先要问一问下一个令人困扰的问题。

二、科技到底减轻了什么限制？

我认为限制就是：任何机构、任何部门、任何层级的经理人都需要在资料不全的情况下做出决策。

试着回想一下，在没有电脑系统的年代，一个部门所产生的运作资料，几乎从来无法让其他部门及时取得。根据我的经验，差不多所有决策所需要的资料，都起码有一部分是来自其他部门。因此，人们只能在资料不全的情况下做出决策。

我说的并非什么惊天动地的决策。就以一个面前有一堆物料的机械工人为例。领班必须决定是否要他处理这堆物料，而这个决定所需要的一项重要资料是：这台机器和最终客户之间有没有库存堆积?如果有，那么根据TOC制约法及及时生产概念，就知道不应该处理这堆物料。就算机械工现正闲着，也应该等一等。但如果库存堆积在这个部门以外的地方，领班能够及时得知的机会有多大呢?他只能在资料不全的情况下做出决定。

在一般机构，有什么限制会比在资料不全的情况下做出决策更为重大呢?

任何能够减轻这项重大限制的科技，应该可以为企业带来巨大的效益。

且慢，如果这个说法成立，为什么我们从来没有听过有多少机构在安装了电脑系统后，获利就跳升十倍呢?为什么我们常听到的是，很多企业对他们的电脑系统大失所望?

既然电脑系统似乎未能令获利跳升，那么我们的分析一定忽略了什么，那究竟是什么呢?

看来我们要追溯到更早的年代。在电脑科技面世之前，我们便已经在管理企业了，那时我们是怎样管理的呢?早在科技面世之前，我们建立起某些行事方式、衡量基准、政策及规则，以顺应这样的限制，让我统称它们为“规则”吧，虽然这些规则大都不是白纸黑字写下的。

当我们采用了科技消除限制，却又“忘记”更改规则时，我们会得到什么效益呢?

答案十分清楚，沿用那些帮助我们适应限制的规则，后果就跟限制仍然存在无异，换言之，别期望能获得重大效益。

因此，我们必须懂得回答第三个问题。