降低SaaS CRM和SFA系统成本的五点策略

或许你的公司已经认可公司需要一套新的CRM系统。但是公司CFO由于担忧成本问题，而提出降低成本的策略或者直接将你的项目毙掉。那么现在你在选择CRM系统时就要着眼于企业目标了。比如，相对于项目管理而言，贵公司的采购计划有多重要？能够从根本上改变你的CRM系统经济效益的策略和业务流程改进又是什么？

在本篇文章中，我们将介绍五项真正能够降低CRM系统成本的战略战术。尽管这些策略是针对Salesforce.com的，但他们同样也都适用于任何现代的SaaSCRM和SFA系统。

策略一：分清轻重缓急

考虑到大多数公司的现实情况，做到这一点看似不可能。但是，即使多数人在CRM项目初期不愿意这样做，现实终归还是现实：在项目进行到最后，你可能只完成了最重要的部分。所以，为什么不制定一个符合现实，能够让你大展拳脚的计划呢？下面提到的CFO成本分析工具或许会对你有所帮助。

首先，一定要考虑所有的成本因素，包括：直接人工成本、间接人工成本、采购成本、实施成本、隐性成本、日常开支甚至团体士气。所有主要需求都要进行对比评估。所以第一步就是将所有的需求罗列在一个清单中。

其次你要弄清楚，一个需求的商业价值是什么？获得大量管理者的同意，并且优先发展你的项目可能是一件简单的事情。幸运的是，有很多方法能够帮助你获得他们的支持。尽管任何办法都不是完美的，但肯定有一种办法能在你们团队中引起共鸣。
其中一个工具就是“基于制约的”优先方法。对于类似“规模”和“商业价值”的需求而言，要首先完成给予你公司最小制约的项目（因为他们是最好完成的）。那些在当前资源条件下无法完成的项目将顺势往后推迟。有些时候，只有制约型的项目才能在缩短优先化谈判中起到意想不到的效果。

策略二：勇于质疑需求

列出需求不难，但有些需求夸大其辞，实则不太重要。著名的Standish集团在《混乱报告》（Chaos Reports）中曾指出，需求表述有误是导致大型IT项目失败的最常见原因。检验表述是否正确的方法是提出这个问题：这项特性果真会改变决定或结果吗？要是没有实际例子，就应当认真分析需求，并且换一种会改变业务结果的方式重新表述。

我最喜欢的CRM实例之一就是周生产指导表应用。听起来虽然比较合理，但是指导流程就好像是网站访问量：相比呆板的税收收入表，它是一个更直观的指示器。直观的指标很容易造假，所以数据并不代表一切。将精力放在显示业务健康的指标上将是更明智的选择。

尽管被夸大的需求令人反感，但是无形的需求却是项目预算的隐形杀手，尤其是在他们未被及时察觉的情况下。有些临界的需求可能会被低估，抑或是被认为是 CRM系统既定的。我们曾经做过无数次的系统整体描述，有些主管人员甚至会说：“当然，我们可以通过产品系列来对比预期精度。”或者“是啊，当然啦！等我们重新设计完数据模型就可以啦！

策略三：保持精简而具体

就像我前几周写的一样，对于CRM系统而言，“宇宙大爆炸”式的部署是下下策。即使在技术上是可行的，这样也很难获得用户的认可，而用户的认可才是CRM系统真正的价值所在。

制定灵活的项目执行计划才是最有效利用Salesforce.com的途径。因为它的可配置程度如此之高且易于整合，你可以将其快速的交付给需要这一功能的特殊团体。这种“快速制胜”将让你获得内部信任来增加新用户和新特性。

灵活的项目执行计划也适合记录快速变化的业务需求，优先发展和内部政策。灵活的增量交付方式需要来自项目经理和临时管理者的大量工作，但同时它也极大地增加了系统的认知能力。
当那些并不是真正重要的需求（或者是优先级降低的需求）被淘汰掉的时候，敏捷项目的优点就显露出来了，它可以大大降低成本的浪费。

策略四：应用价值工程学方法

这一经典概念应当运用于CRM中。价值工程致力于寻找实现特定商业目标最廉价的方式，而不是“怎样在实施过程中削减百分之几的成本”。企业应该在以下四个方面实施价值工程：

考虑实现商业目标的替代方案，而不是局限于CRM系统内部。通过深入考虑替代方法，你可能会找到如何大规模降低需求的方法，更有可能避免这些需求。这可能需要些创造力，但是这是关键的一步。

找出并评估特殊情况以保证CRM能够处理它们。有些问题根本不值得系统解决。大约百分之五的工作量是可以手工完成的。
不要过度使用高准确度的解决方案。在易用性、精确性和数据“过期”之间，愿意做一点小小的妥协，尤其是你的CRM系统还不是记录系统的时候。完美主义还没有好处。

在技术、人员和技能的创建、购买或租借上保持灵活。比如，你可以开发数据质量工具，或直接购买这样的工具，或聘用一个顾问来使用现有工具清理你的数据库。然而，当你租借技术或技巧的时候，要确保以后你能为这项技术做维护和小型的变动工作。

策略五：改变原则

这是成本控制策略的鼻祖，因为它影响了围绕CRM系统进行的实施计划、用户和业务流程。这一策略的目标是确保你不要再做同样愚蠢的事情。

深入研究政策、商业规则和业务流程，就像建立CRM系统一样重新设计一套系统。查明你同等规模的竞争对手在做什么，尽你最大能力借鉴他们最好的实践经验。在再次形成的商业规则和业务流程中：寻找能够整合步骤或者使其半自动化的方法，减少纸张和数据重复输入，努力推动客户与你的系统直接互动。那才是SaaS和网络的目的所在。

最后需要指出的是，虽然这项策略能够对商业活动带来最深远的影响，但是却非常复杂，因此不要过度使用。

来源：IT168