IT外包成功的秘诀：沟通

进行外包的主要原因无外乎是降低成本从而提高经济效益。结果，有效的沟通往往沦为次要地位。不过，单单着眼于IT成本对IT部门并不会有什么帮助，除非真正了解发生的具体情况。当然，任何项目经理都会知道沟通的重要性，以便让期望目标与交付成果相一致――至少在理论上是这样。

但问题是，即便项目经理完全循规蹈矩地办事，接到讯息的仍然往往是范围有限的目标对象。

就拿一份外包合同来说吧：到头来发现，每个月只有10%的员工在访问专用内联网。由于访问率如此之低，往内联网投入多少精力已变得无关紧要。

笔者认为，要克服沟通过程面临的障碍，因从整体上加深对全球外包协议的认识和了解，一些关键要点包括：

建立渠道。任何讯息都必须传达给有关方，而且应当通过建立起来的渠道来传达。这会有助于接收方明白讯息。另外，如果外包双方当中有谁需要沟通，建立起来的渠道也为他们提供了这种途径。

可预料的讯息。沟通需要具有可预料性――即经常进行沟通，而且采用标准化的方式，那样关键点就很容易找到。

沟通要互动。传达方和接收方之间的互动会进一步有助于接收方明白传达内容的意思。这在各个层面上都很重要：无论是外包方和接包方之间的互动，还是项目经理和项目成员之间的互动。就连单向沟通也需要有一个联系人。

积极主动。抢在人们提问题之前，就让他们知道发生的具体情况。要事先料到可能会出现的种种问题，虽然这不可能完全做到。不过积极主动的沟通会帮助经理和利益相关者对沟通的内容有一定程度的控制。另一方面，要是消极被动，往往会导致“忙于救火”以试图消除不利影响。

团结起来。除了传达有关项目状况等方面的常规信息外，全球范围内的任何沟通都要让小组成员养成团队精神、加深对彼此的了解。

体现多元化。任何全球性活动都会体现文化上的差异。要让大家知道这种差异可能会是怎样。有些人对远在地球另一边的同事很不熟悉，结果惊讶地发现对方其实不是想象中的美女，而是身材高大的男士，这种事听上去可能很好笑，但也会让人觉得非常难堪。另外，非欧洲人很可能不会了解到了七八月，一半的欧洲人基本上会停止工作，因为到11月或者3月休年假根本不好玩，因为这时候的天气不是很好。

就全球性外包合同而言，沟通难题往往可以归咎于文化上的差异。这种差异也许是一部分原因，但很少是主要原因。不尽如人意的沟通往往在于，对沟通的重要性缺少真正的了解――这反过来会导致缺少资源。这个道理很简单。

如果沟通不尽如人意，会出现什么结果呢？基本上什么都有可能发生――无论发生什么，都有可能出现无法掌握的局面：重要成员再也不知道发生的具体情况，因而无法朝着正确的方向前进。因此，沟通是确保外包取得成功的一个关键因素。