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如何规避OA项目风险

来源：互联网

2014/5/29 11:19:01

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随着OA在企事业单位中普及度越来越高，带有OA关键词的讨论声也越来越多，而如何有效规避OA项目风险，提高OA项目成功率想必是众多OA选型用户迫切关注的。

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本文关键字： OA 九思软件

OA项目有风险，且风险并不小。很多人疑问，OA不过就是一款管理软件，风险从何而来？又为什么出现平均项目成功率不足50%的尴尬处境？本文就和大家共同探讨一番。讨论之前，还是要说一句，既然已经不足50%了，采用科学方法规避OA项目风险简直刻不容缓啊！

有人说，最简单、最直接的方法就是选一个保证项目成功的OA厂商啦！但是，这种惰性心理显然未得到普遍认可，不然项目成功率第一的九思OA岂不是要占领整个OA市场了？规避OA项目风险远不止选厂商这般单一。

一、触发因素

想要知道如何规避风险便需洞察风险可能产生的触发因素，这里列举4条常见来源：

1、项目规划不当：对OA软件行情知之甚少便妄下定论，导致不到位的成本预算和行动规划造成难以控制的高成本。

2、项目周期控制不当：往往是急于求成或者为了缩减成本压缩OA项目周期，从而导致理解不充分、传达不准确、执行不到位等后果，严重降低项目质量、摧残士气。

3、需求控制不当：包括需求认知不清和需求多变，导致资金、人力和精力浪费。

4、项目规模控制不当：OA项目太大，项目规模本身就是风险。项目越大，未知变数便越多，而大型OA项目多数情况下耗时超过原定计划很长时间后宣布流产，且难以获得任何可挽回的产出。

二、规避措施

以上风险在实际的OA项目中都有可能发生，或单个出现，或组团出现。既然了解了风险可能产生的原因，接下来要做的就是采取措施规避风险、防患于未然。

1、制定合理的项目预算

预算不等同于最终价格，但预算过低或过高都会对OA项目产生不利影响。OA项目预算要分成多个模块计算，产品价格是一方面，实施算一方面，维护和必要的开发成本都要做到预算里，而不是简单以产品价格计算。只有将OA项目预算拆分成多个部分、统筹考虑才能做到各个阶段的价格可控，不至于被突如其来的成本弄得措手不及。

2、适当的项目周期

项目周期这里简单分为选型周期和实施周期来讲。选型周期，顾名思义就是从决定选型到敲定合同为止，这一过程至关重要，时间当然要把控好。选型期内选型者要做的工作有了解OA软件的基本行情、OA厂商的状况，最关键的是自身需求的整理。有的单位OA选型期会拉得很长，1年、2年甚至更长，其原因不在于选型多难，而是因为选型过程不紧凑。有的单位选型期极短，为选型负责人提供有限的选型周期，直接后果是选型草草结束，最终买到“不合脚的鞋”的可能性极大。

再者说到实施周期，实施周期过长必然是不利的。一方面OA项目的实施人员每天人工成本不菲，另一方面实施周期拉长无形中增加了更多不确定因素、消磨士气。同时实施周期长短还会因选择产品不同而出现差异，易用性较好的OA软件实施周期相对较短，复杂些的OA软件实施周期便会较长。例如九思软件在焦煤集团实现7天上线的项目奇迹，恰如其分地反映其产品的易用性，当然，一个集团化OA系统7天上线实属个案。

3、明确需求边界

在选型期间，选型单位就应该认清OA需求，当项目进行时更应该明确需求边界，控制“幽灵”需求。众多OA失败项目栽在这些“幽灵”需求上，即临时变更或增加的需求。曾有专家指出，当需求已经明确后，在有效的变动管理流程中，所有变动都被认为是不必要的，除非能证明必须变动。而实际上，即使是必须的变动，且能够争取到资金和权力支持，对OA项目来说也是一种冒险。所以，规避OA项目风险，请尽量保证需求的稳定性。

4、控制项目规模

OA项目的规模影响OA项目预算和实施周期，更关乎OA项目的成败。一个OA项目也许很大，但也许一开始它可以不用这么大张旗鼓，我们可以把它看作一个成长中的OA。九思软件提过一个思想“边实施，边受益”，旨在让OA的终端用户对系统产生好感，然后春风化雨地逐步深入。一开始便贪大求全，毫不疑问将OA项目的风险值拉高了无数倍。

责编：李玉琴