提高传统协作系统灵活性几个最佳做法

文档协作目前被认为是企业成功的基石，而在移动设备世界，协作已经超越了内部企业--涵盖了外部合作伙伴和承包商。由于很多传统协作和 企业内容管理(ECM)解决方案缺乏足够的 云计算和移动功能，企业通常需要依靠第三方文件同步和共享应用程序以在 防火墙外部进行协作。然而，由于第三方提供的不同单点解决方案，这里的复杂性正在增加。此外，这些解决方案都不是企业级的，这意味着，当涉及到安全时，这些解决方案并不一定能够满足要求，特别是对于共享敏感内容的监管行业。为了防止员工使用未经批准的工具，IT部门必须提供安全的协作应用程序，针对企业且易于使用的程序。根据Workshare和信息及图片管理协会的研究表明，对于基于云计算企业解决方案有着强大的市场需求，这些解决方案可以运行在传统系统上，并允许更灵活的协作来跨云计算和移动同步工作流程。下面让我们看看一些最佳做法：

专注于提高与外部合作伙伴的协作

企业应该注意企业内非常需要协作的领域。在受访者中，60%的人认为外部协作“很关键”或者“非常重要”。可能需要超越防火墙的协作的具体事项包括合同、标书和建议书。在编制标书和合同谈判过程中，更好的沟通能够推动最终的结果。

评估你提供的技术支持水平

50%的受访者认为其企业在内部协作的技术支持方面有所欠缺，而对于外部协作的支持，这个数字则上升至71%。特别是，将近40%的受访者认为协作系统没有得到很好的支持，虽然外部协作非常重要。技术支持最重要的类型包括共享内容、文档和工作流程，以征求意见和获得批准，这些都是现代先做流程的重要部分。

检查协作系统是否支持外部或内部用户

在受访者中，只有不到25 %的人在其移动设备具有文档创建、编辑和工作流程功能，而85%的受访者表示想拥有这些功能。大约有一半的受访者的移动设备具有只读访问权。随着新一代工作人员变得越来越移动化，在移动设备提供编辑和协作功能对于提高工作效率有着很重要的作用。

创建混合云计算解决方案作为内部部署ECM和协作的扩展

近50 %的受访者在寻找一种混合的协作支持解决方案，因为这种解决方案允许用户访问、分类、保留政策和工作流程跨云计算和移动接入进行同步。无论是在特定国家还是在其自己的数据中心，混合云计算解决方案能够确保数据安全性，同时能够提高生产效率。