协同OA助企业构建SOP体系

什么是SOP(StandardOperationProcedure，标准作业程序)？对于很多人来讲，这可能并不是一个熟悉的概念。因为很少有企业能够真正做到这一点。但事实上，SOP体系的建立对企业的运行效率和运行效果有着极其重要的作用。

什么是SOP

SOP(StandardOperationProcedure)标准作业程序，将某一个岗位的所涉及面临的工作标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。

1.将企业积累下来的技术、经验，记录在标准文件中，以免因技术人员的流动而使技术流失；

2.使人员经过短期培训，快速掌握较为先进合理的技术，大幅降低培训成本；

3.根据标准，非常易于追查工作中产生问题的原因；

4.树立良好的作业形象，依此来取得客户信赖与满意。

5.贯彻ISO核心(说，写，做一致)，实现管理规范化、流程条理化、标准化、形象化、简单化。

6.企业最基本﹑最有效的管理工具。

以把大象装冰柜为例：可能SOP中就应是这样的描述(意想操作)，首先，操作人员需正面面对冰柜，双腿直立，将大象放置右脚侧50厘米处，右手以45度角向上抬起冰箱门后，换左手支撑冰箱门，右手提起大象，向上抬约1米，超冰柜平面40-60厘米，平移50厘米，右手下放，将大象放置冰箱底部，左手关闭冰柜门.检察冰柜是否封闭严紧(描述中的角度，过程，检查是均经过科学化的实验，论证，即为最省力，最简便，最适当，质量保证最好的)

SOP提升企业日常运行效率和运行效果

在企业中，由于许多岗位的人员经常会发生变动，不同的人由于不同的成长经历、性格、学识和经验，可能做事情的方式和步骤各不相同，最终的效果也会有所差异。即使做事的方式和步骤有相同，但做每件事的标准和度仍会有一些差异，比方说，我们经常会在一些窗口行业看到“微笑服务”，他们的经理人员和上级也会对员工有这样的要求，但到底什么是微笑，可能每个人都会有不同的理解。SOP的作用在于把工作的每个细节进行量化和规范。比如上边提到的“把大象装冰柜”的例子。SOP本身是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物，在这一过程中积累了许多人的共同智慧，因此相对比较优化，能提高做事情的效率，同时也能够保证事务的处理效果不因为执行人不同而产生较大的影响。

有了SOP，保证企业日常工作的连续性和相关知识的积累，也无形中为企业节约了一些管理投入成本。特别是在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代，更是如此。

泛微：协同OA在企业SOP体系建设中的应用

前面提到，“SOP本身是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物”，这决定了SOP体系必须要建立在完善的知识管理和严谨的制度执行体系上，协同OA要能够提供知识经验的积累、隐性知识的转化，以及知识的分享、利用、创新，提供闭环管理工具，才能真正为SOP体系的建立提供帮助。

泛微咨询副总裁袁立松向笔者介绍，SOP体系建设的两个必要条件，是有良性的知识管理体系和制度流程执行体系，与协同OA知识管理、流程固化的应用非常吻合。哪项业务怎么做比较有效率，并且能保证结果最优。SOP要回答好这个问题，就必然需要知识经验的积累、验证、跟踪、分析，才能最终形成标准作业程序。这需要借助强大的管理平台来实现。

SOP中有两个很重要的概念，就是流程和控制点。在协同OA平台上，也有很多控制点，具体表现在单个流程中，比如说填写费用报销单。通过SOP要告诉一个新人，该怎么去填一张合适的费用报销单。协同OA平台上的费用报销流程也是这样的功效，告诉他报销单上哪些是必填的、报销方式有几种，怎么填才是正确的，等等。不是简单的纸质流程电子化，还有更多的就是对控制点的把握。然后通过流程分析，就能得到最佳的作业流程和作业方法。

泛微协同OA平台费用报销表单

SOP的过程是一个繁琐、枯燥的过程，但是对企业来讲，也是一项重要的工作。如何让SOP的工作能够循序渐进，也需要借助协同OA这样的平台。泛微协同OA系统里针对某个岗位或者某项工作的经验总结所形成的知识地图等，各类流程亦可以通过流程监测与分析找到最佳的执行路径。这些都可以成为制订SOP的参考素材。