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协同OA系统工作流中的文档型模板应用案例

来源： kaiyun体育官方人口

2011/8/31 12:12:28

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OA系统的工作流贯穿了企业最大范围内的人员、岗位和部门，它对各项办公事务进行整理、规范和统一，形成标准化的模板供员工使用，从而构建高效率的协作执行体系。

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本文关键字：协同 OA系统文档型模板工作流

OA系统的工作流包括三大要素：模板、节点、流程。模板是一个标准格式的文档，记录了一件事务的内容；节点包含一系列人员和权限，记录了这件事务需要由哪些人谁来处理；流程是一个处理过程，记录了这件事务的处理方式。

而模板又包括三种形式：文档型模板、表单性模板、混合型模板。今天我们以华天动力OA系统为例，先来了解第一种模板：文档型模板。

1、文档型模板的典型需求

企业在应用OA系统时，会遇到下面的典型需求：

· 我们公司的很多文件是用Word/Excel/WPS格式的，我能够在OA系统中也使用这种格式的模板吗？

· 我们自己可以实现红头文件的设计么？

· 如何让审批人方便的修改和编辑审批文件？

· 不同的审批人修改文件，能够实现痕迹保留的功能么？

这时候，就用到了华天动力OA系统中文档型模板的功能。

2、关于文档型模板

文档型模板包括WORD、EXCEL、WPS等格式的文件。文档型模板适用于审批内容是基于文档的，以文字内容为主（非数据）的文件，如各种公文等。这种类型的文件一般不需要对文件内容进行统计或检索，文档型模板设计非常简单，并可以设置文件套红、痕迹保留、电子签名、加盖电子印章等。

华天动力OA系统集成了一个OFFICE控件，该控件可以调用客户机上的OFFICE 软件，实现类似OFFICE文件的各种操作，主要内容包括：

文档格式：文档型表单支持Word、Excel、WPS等格式。

在线编辑：文档型表单的内容在流转过程中可以直接在IE浏览器中编辑。

文档套红：文档型表单支持两种公文套红功能——书签型及脚本型。通过辅助工具，能做出和手工模板完全一致的效果。

痕迹保留：不同的审批人对文件做出修改后，可以实现痕迹保留功能，查看每个人的修改内容和时间。

文档效果图如下：

3、应用案例

办公室主任刘明正在组织进行金信集团规章制度的修改工作，在确认了修改流程之后，刘明还希望能够让审批人方便的修改文件。

刘明知道公司使用的华天动力OA系统集成了OFFICE插件，可以直接调用电脑上的OFFICE软件，所以使用OA系统中的文件审批也很顺手。因为公司的领导对OFFICE软件，尤其是WORD的使用还是很熟练的。

他找到姜程，说：“规章制度修改的审批流程，我想建立一个文档型的审批模板，将文件内容直接复制到模板中审批，而不是上传附件。这样有两个好处，一是可以设置统一的文件格式，便于形象规范和领导察看，以及存档；二是审批人可以直接在线编辑，还可以察看每个人的修改内容和时间，这样方便我和修改人进行沟通。你觉得怎样？”

姜程：“很好呀，你也成专家了，呵呵。这种文件审批就适合用文档型模板，便于设计格式，也便于领导修改，又不需要对内容统计汇总。大家平时用OFFICE习惯了，用这个功能也就没有障碍了。”

刘明：“是啊，手巧不如家什妙，一个适用的功能能让我们事半功倍。”

责编：张欢