相宜本草：协同化解管理之惑

成立于1999年的上海相宜本草化妆品有限公司(以下简称相宜本草)是专门研发、生产和经营本草类美容护肤品的国内知名企业，素有“面膜专家”美誉。目前相宜本草系列产品已畅销家乐福、大润发、欧尚、乐购、易初莲花、屈臣氏、太平洋百货、百盛等300余家全国连锁超市和百货商场，相宜的“美丽驿站”俱乐部，现已发展了数万名会员。

在规模化扩张的背后，如何管好相宜本草所有门店信息成为困扰相宜本草的难点所在。

流程管理加快业务流程

在相宜本草的组织架构中，各门店的业务员是一线销售人员，而以济南地区一名普通业务员完成销售请示为例，该申请必须先汇报到山东区域经理处，再由区域经理向南京大区经理汇报，最后再由南京经理向上海总部进行汇报。

“如果业务涉及报销，那么还要将相关报销单据通过层层快递到上海总部财务手中，一个业务流程走下来平均需要一个月的时间。”相宜本草财务总监于筱静对相宜本草纯手工的业务报销流程大为不满。

令她更为不满的是，单据在逐级审批过程中，很有可能发生丢失，而相关人员对审批的进程也一无所知。“如果涉及重要的市场销售，这么慢的反应效率显然会让我们丧失不少市场商机。”于筱静说。

为了改变这一管理不足，相宜本草在2009年采用了国内首先提出“管理+IT”理念的AMT源天软件所提供的Velcro系统，通过项目管理、知识管理、流程管理和人事行政管理以及门店和美容顾问管理等几大功能模块将相宜本草从过去依靠人工手工管理转变为依靠信息化管理。

“现在一线业务员的报销流程通过系统逐级审批，审批状态随时可查，而相关单据则直接快递到总部，避免了中间环节丢失的风险。”于筱静说。而仅此一项改变，相宜本草的审批流程速度就从过去至少一个月变为最快一周，对于市场的掌控也更为敏感。

协同管理完善核心业务

相宜本草作为一个倡导时尚概念的植物护肤美容厂商，除了需要完善内部自身管理外，还需要通过信息化手段洞察市场和消费者趋势，并及时将收集的信息反馈给产品研发和生产部门。

在目前相宜本草的零售系统中，共分为卖场、网络、专卖店三个完全独立的销售渠道。针对三个销售渠道面对的顾客的差异，相宜本草在产品包装上也各有特色。针对卖场经常促销的状况，相宜本草会推出“买大送小”的促销装，甚至在类似屈臣氏等超市，就直接推出小包装产品方便消费者购买;而针对网络购买用户，除了在产品包装上要够炫够漂亮，还在产品包装材质上要避免易碎易破的包装材质;在专卖店则要根据地区消费者的喜好，有针对性的进行产品摆放。

在过去，为了满足不同销售渠道用户的购买喜好，当地业务员都根据自己的经验进行产品促销包装申请，研发和生产部门则跟在业务员的后面进行一味的满足，毫无计划性和规范性可言。但在源天Velcro上线后，“现在通过在源天Velcro可以汇总各地的销售活动情况，再结合ERP系统，通过数据分析，可以大致了解消费者对产品和包装的需求，产品研发部门也能有的放矢的进行产品设计。”于筱静举例说明，“比如我们可以将我们的新产品小样搭配我们销量最好的产品进行促销，也可根据销售数据及时调整各专卖店的主打产品。”

而在卖场和直营门店的宣传上，相宜本草也摆脱了过去“拍脑袋决策”的管理模式，而是将过去的市场投入费用与业务增长量作为双维度考核依据，以此来决定下一季度市场费用投入的额度和区域，使管理层能真正做到通过系统来管理核心业务。

知识管理固化企业文化

在此次实施中，令相宜本草感到满意的除了源天Velcro实现了相宜本草所有门店信息的批量导入和及时更新外。源天Velcro为相宜本草打造的门店美容顾问的组织管理更令他们惊喜。系统上线后，管理者只要将每位美容顾问的工作调度、在假或离职等人事管理资料纳入系统后，就能够轻松地结合相宜本草的各类项目、活动需要进行管理，大大提升了管理效率以及美容顾问的工作效率。

此外AMT源天软件还为相宜本草做了AMT源天标志性的知识管理项目，将企业沉淀在业务流程中的知识经验提炼出来，让组织形成内部学习的良好氛围。现在新员工可以较全面地完成公司内部系统的学习。然后在Velcro平台上分享老员工的经验和知识，在入职导师的指导下迅速完成对公司文化和工作技能的初步了解。

“Velcro平台中关于公司历次重要会议记录、信息发布、公司企业文化宣传一应俱全，因此我们要求新员工进公司后要花两天时间来看这个内部平台，了解公司流程、制度和企业文化，这也减少了公司进行员工培训的成本和时间。”于筱静说。

随着IT和业务的结合程度在企业的竞争中表现得越来越重要，于筱静认为未来企业的竞争将是综合能力的竞争，她表示相宜本草未来在企业内部协同管理上将更进一步，并计划将Velcro平台作为企业信息化平台门户基础，在平台基础上融合CRM、ERP等系统，并开发经销商平台，使经销商通过平台能了解相宜本草的市场政策、公司新闻，并进行订单管理。

“虽然源天Velcro平台刚刚上线的时候，有同事向老板反映‘系统平台太麻烦’、‘不适应’，但经过我们自上而下的推进，目前上至领导下至一线业务员都已养成每天上Velcro平台的‘好习惯’，公司员工信息化素质和意识的提高，将有助于我们未来信息化更深一步的推进。”在于筱静看来，源天Velcro平台的上线，只是相宜本草信息化推进企业管理的起步。