OA反思档案管理

3、遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法让更多的人高效率地使用，最终证明这种管理毕竟是落后的，必须淘汰的。

采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。

4、注重信息安全。政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为。要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。

5、综合利用档案管理技术。档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。就电子文档而言，时至今日，即使是最普通的电子数据，保存它的风险一点也不比其它介质少。保存电子文档风险巨大，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。乌龟壳上的文字可以流传数千年，而电子数据能否有效地长期保存还有待时间的检验。所以，在进行档案管理信息化建设，积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫。即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。由于人们对真迹的尊重和渴望，无纸化只具有相对意义。缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。

书店有很多成功学的书，指导人们采取成功人士的思维和生活方式;生活中有很多失败的经验，通过借鉴，避免陷入失败的误区。无论成功还是失败，总是有一些关键点，如同路遥所说“是一些岔路”，成功和失败都因为在岔路口上选择不同。OA建设也有不少岔路口。

配备软件与硬件

软件、硬件两轮并行多年来，党政军机关OA工作都是先建硬件系统，再做软件系统(多数单位还忽视了安全保密问题)，这一现象普遍存在。由于软件的开发涉及许多因素，即使能开发出一套说得过去的应用软件，投入实际应用也需要一定的时间，周期相对较长。事实上，无论多先进的硬件设备，也就是四到五年的使用周期。一个硬件系统的建设相对较为简单，而应用软件开发的周期远远超过硬件系统建设的周期，开发好的应用程序真正投入全面运行大约又得需要1～3年的时间。这使许多单位的硬件系统还没有真正发挥作用，就已到了淘汰更新的期限。

目前，国际上通常的做法是软硬件投入比例各占50%左右，而我国政府机关OA软件费投入一般都在5～20%左右，属于明显偏低的比例。从软、硬件经费投入顺序方面，应注意最好能同步进行，如能先做软件的设计与开发就更理想。可以说，什么时候在计算机系统建设工作中软件费用能占总经费的40%，我国政府机关OA工作的春天就真正到来了。

硬设别等需求来由于OA工作是个新生事物，没有系统的理论和成功的经验可供借鉴。因此，在制定建网方案、确定配备设备标准和采购设备时，最突出的问题是片面追求技术最先进、容量最大。设计设备的配置时，将一二十年以后可能的需求都考虑到，将根本不可能出现的需求也考虑到。唯恐买了落后的设备受领导的批评、同行的嘲笑。盲目追求设备的先进性的结果是导致系统建设的经费开支过大，浪费过大。

另外，一个系统就算软、硬件同步建好，应用、管理工作也做得很好，数据入库也是有一个较长周期的。所以，系统的设备配备没有必要追求很先进，容量很大，能满足二至三年的需要即可。因为硬件升级、降价的周期要比应用后升级、更新的周期快得多。

开发应用软件

硬件的价值最终也依靠软件的应用来体现。应用软件的开发和使用方面应注意下列问题：

补丁不是丑一般说来，凡是系统负责人、搞软件开发的人员都希望自己经手开发出来的应用软件是最先进的，功能是最齐全的。但在实际工作中，最先进的软件根本就做不出来，任何软件系统都存在着各种问题，世界上著名的软件公司开发出来的软件，其补丁版也是接二连三地推出。判断一个软件系统是否先进只能是相对而言，我们更应强调软件的适用性，只要某一应用软件能解决本单位的业务需求，业务人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行，就可以认为它是先进的。因此，建设OA系统，要把软件的先进性与适用性的问题考虑清楚。

何必一个也不少软件开发部门都希望自己开发出来的软件有很强的通用性，这固然有一定的商业因素在内，但是我认为，机关OA应用软件的通用性只能是相对而言。从软件的总体设计与开发而言，应该遵守国家的有关规范，但由于各单位主管的业务不同，其需求也就不完全相同，对应用程序的需求必然有一定的差异。因此，一套软件只要能解决本单位的各项需求也就可以了，不需要强调通用性“一个也不少”。否则，片面追求通用性，只能减少软件的功能，降低其生命力。注意软件通用性与相对专用性问题，可以少走弯路。

完美是改出来的开发一套OA应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，不可能将各种可能出现的问题考虑周全。尤其随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，数据量增大，会暴露出各种各样的问题。同时，当人们熟悉系统功能之后，就会提出新的需求,这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。明确软件的建设需要不断修改完善和升级，就不会因为出现问题而盲目悲观。

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