规范管理 简单操作 ——协同管理经验谈

企业管理的核心是规范，而简单最有效。在信息化快速发展的今天，企业对于协同办公的需求已经远远超过了软件厂商对于其的热衷，尤其对于走集团化发展之路的企业来说，协同OA软件无疑成为辅助企业办公的最佳信息化工具，协同办公OA软件在多年的发展和持续的研发投入下，在流程规范、信息共享、知识传递等方面，都发挥着超越其他管理软件的优势，贴近企业实际需求，并成为集成集团信息化应用的软件平台。为此，我们走访了应用企业，听他们如何理解协同软件实现的规范与简单。

采访内容：

记者：您对于公司最初的信息化建设印象是怎样的？

公司原来的信息管理是基于一些基本的个人办公软件和局域网来支持，信息和数据全靠OFFICE软件和大量的纸质表格来收集和整理，再通过局域网实现共享。但是要从一堆表格里找具体的某一份文件的时候，就变得很麻烦了。即使我们规范了数据和表格的存储和共享规范，当文件慢慢积累的越来越多的时候，查找也就成了问题。

记者：除了局域网和office的应用，在上协同办公OA系统前，公司都应用了哪些信息化系统？这些系统使公司发生了哪些变化？

我们应用了RTX、局域网、以及财务的专用软件，基本上实现了资料、数据的上传、下载、存档和共享。

记者：公司在管理或发展上碰到了什么样的问题，使您或公司决定要上一套协同办公OA软件？

建立在原有条件上的信息管理往往会出现各部门制表格式不统一，汇总的时候比较麻烦；并且没有一个规范的流程，使得很多该保存下来的信息因为各种因素被遗漏了；常常因为个别岗位的人员变换，使得新接收的员工要“从零开始”。

记者：公司的系统选型是如何进行的？会着重考虑哪些要素？

我们通过网络找到几家协同OA厂商，逐步了解企业资质和产品功能，进行一段时间系统的试用和比较，最后选择了泛微软件。我们因为需求上比较明确，所以首先选择在功能上适合自己的产品，在模块的设置和使用操作上也是以简单、易用为主，这样大家应用起来才会比较方便。

记者：在实施过程中，你认为对于企业推行这样一套系统最大的困难是什么？应该如何坚持？

最困难的阶段是项目前期调研，我们需要透彻了解各部门的业务体系，他们究竟需要什么，他们的需要怎样通过协同OA系统来解决，解决这些问题对他们的工作有什么帮助，怎样改进更好，还有就是不能违背每个部门以往运作的规则，只是现在通过协同OA系统来实现而已；再一个就是教会大家使用，并改变大家的习惯持续使用下去,这个就需要领导的支持，才能顺利开展下去。我们领导对协同办公OA平台项目很重视，给了我们很大支持。

记者：现在系统成功上线，应用了很长一段时间，主要应用了哪些功能，你觉得最大的体会是什么？

我们主要应用的是流程模块、知识模块以及客户模块。软件的确为工作提供了很多便利，特别是搜索功能，使大家摆脱了成堆的文档和名片。而且系统设定的规则，避免了人为的主观判断，使很多事情都比较有规范并且容易分类和查询，最初碰到的问题也得以解决。比如原来通过共享放一份文件，由于文件包含了很多属性，不知道应该放在哪一个文件夹下面比较合适，用的时候怎么找也找不到，现在通过系统的强关联性和虚拟目录，可以选择记录文件所有相关的属性，找起来很快，节省了很多时间。但是客户管理模块上，不太适合杂志社的情况，我们希望以后通过升级，能够有改进使应用变得更灵活。

记者：协同办公OA系统的应用是否实现了您们最初的设想？公司和员工发生了哪些变化？

基本上实现了吧。但是在推行过程中，由于软件改变了我们原有的工作习惯，并且操作上也有自己的规则，员工还不太适应，我们也采用了一些激励措施。但一些使用积极的员工已经体验到软件的便利了，并开始主动要求设计新的功能了。只要调研和初始化顺利完成了，系统其实不用使用者动什么脑筋，只管用就行了，很人性化，其实很简单。

记者：公司接下来的信息化发展战略是怎样的？

协同办公OA平台提高工作效率、促进我们的沟通和交流、促进了知识的传播和共享，这些都是我们在工作中已经深刻体会到的，但是还有很多很强大、很好的功能我们目前没有应用到，接下来，我们会在系统的深入、扩展应用上投入一定的精力，看看哪些是我们目前很需要，对我们工作提升和公司发展都有帮助的应用，我们越来越想要通过这个平台推动我们做更多的事情。

记者手记：

协同软件的出现将企业信息化的建设带进了人性化管理阶段，而不仅仅是员工围绕系统走的模式，它更多的关注于企业自身的特点和管理需求。随着企业规模的不断扩张，尤其是跨区域经营之后，企业从"人治"转向"法治"，很多问题亟待解决，比如管理规范、责任分配、人员协作、信息发布等。协同软件正是这样一种工具，企业经历一个循序渐进的应用过程，定会获得明显的应用成果，相信协同办公将会是企业信息化的最终方向。