协同软件实施成败经验谈

在以软件应用为核心的新一轮企业信息化浪潮中，协同软件发展到今天已经进入了黄金时代，受到越来越多的学者和用户关注。毫无疑问，协同软件具有非常广泛的应用前景，IBM、微软、用友、浪潮、点击、万户、金和、泛微等各大主要软件厂商纷纷高调跟进，关于协同软件的报道可以说是不绝于耳。

那么，协同软件到底是什么？作用是什么？协同软件从本质上来说，是以解决企业资源和系统整合为主要目标，着力于企业管理规范化、提高工作效率。有研究者形象地比喻为：协同软件或许就像《圣经》中那个著名的“通天塔”的故事：人们用同一种语言交流产生的威力是如此之大，以至于他们在巴比伦几乎要修成一个“通天塔”，直达上帝所在的天庭。协同软件的实施，就是一个修建“通天塔”的过程，中途会遇到各种难题，甚至会充满变数。那么，究竟什么才是协同软件实施成败的关键因素呢？

选型要具备“四化+两性”功能谈到协同软件实施成败因素，万户王海波首先强调了软件在选型初期的功能性，综合几大要点，可概括为“四化+两性”。四化是指协同软件的平台化、集成化、人性化、互联网化；两性，指协同软件的可用性和易用性。

“平台化”是“四化”之一。协同软件平台化是行业的主要趋势。为避免个性化和产品化的矛盾，比如项目总是不断地在开发，无法进行应用，同时也为避免软件的升级及后续服务带来大量的问题。用户希望有尽可能多的办公管理模块，希望系统尽可能符合个性化需求。但又希望采用成熟产品，使系统早日上线，降低项目投资风险。成熟的产品能够给企业带来凝聚众多企业信息化的经验与方法论以及新的管理思想，而又能保持个性化的体现企业优秀管理实践经验与流程。所以协同软件应该提供各种自定义工具，能够让用户自己根据需要搭建应用功能，调整系统细节，如：自定义流程、门户、菜单、数据库等。有了基础架构平台，个性化和产品化的矛盾也就迎刃而解。

“集成化” 是协同的重点。中国信息化发展历程决定了信息系统的多样性，企业拥有了OA、HR、CRM、ERP等多种信息化系统，使信息系统的使用难度越来越大，企业管理者很难从信息化系统中得益。于是就出现了信息孤岛、数据孤岛、功能孤岛；以及用户管理、用户认证功能重复开发、数不清的账号和密码等各种各样的问题。基于这些原因，用户们提出了系统和系统之间的整合，单点登录、门户整合、数据整合、流程整合、与互联网资源整合，RSS、人与系统的整合、人与人的整合的要求。所以协同软件要体现其真正的协同的特性，做为企业级的协同管理工具需要具有实现集成的能力。

“人性化”是协同软件的最大特点。界面更个性化，不同的人因为工作分工不同而拥有不同的界面，不同的人看到不同的信息、菜单、功能。使企业应用人员长时间的使用也不会疲倦，感觉工作是乐趣，而不是压力。更方便，方便才会有效率，通过信息关联、智能身份识别、界面智能配置，让用户感受到：他想要的东西就在手边。作为虚拟的工作环境，用户不仅仅通过计算机访问，还希望通过手机、PDA访问。协同软件使系统更具人性化，不是人去找信息，而是信息找人，实现信息智能推送机制，让信息围着人转，包括将信息推送到各种移动设备，实现人和系统的整合等。

协同软件的能量之源是“互联网化”，互联网是一个巨大的信息和知识宝库，互联网上运行着大量的各种应用系统，包括各种网站、电子商务、社区、软件……企业在互联网这块新大陆上也建立了各种领地，互联网已经成为一个巨大的系统，这个系统本身就具有极强的整合性。协同软件将这个系统合理整合，带给我们的不仅仅是资源，更深层次的意义是操作体验和理念。

协同软件的“可用性”是即软件的“适用性”，是软件的应用基础。协同办公是应用面最广的管理软件，从一把手到普通员工，整个企业都要用，这就带来了性能问题。用户数量大，传输文件大等问题给IT部门承担莫名压力。使用四维权限模型可以很好地解决这个问题，通过在组织、权限、角色之外设立数据范围，针对每个权限设定数据范围，可以很方便地将某一用户所具有的某一功能权限限定在一特定的数据范围内，使之适应大型企业中的同样的职能但分工范围不同的管理要求，在系统中多个相关单位一起使用时数据既相对独立又需要共享就变得轻而易举了。

而“易用性”则是协同软件应用的关键。用户们要的是各种工具应用都很简单，没有技术门槛；管理功能周到细致，关注细节，使用户不论是计算机水平高低都能轻松使用的产品。能够使员工、合作伙伴、供应商和客户（对政府部门来说就是下属单位、相关单位、企业、市民）都能在任何时间、任何地点、跨越时空，通过任何设备访问他们能访问的信息和应用。

实施过程中要注重细节

在风起云涌的协同软件市场征战中，国内、国际软件厂商纷纷加大对协同软件的投入，协同软件的先行者与后来者们，都在通过各种方式，在乱世中找寻属于自己的空间，探求“走在人前”的方法，确立在协同软件市场上的优势地位。

协同软件的实施成功并非天下难事，其成功原理也决非秘诀。在大家共同经历实施前期调研阶，实施准备阶段，项目建设阶段，项目验收，施过程中项目的控制与管理这样一个过程后。如何保持自身的核心竞争力已经成为各家协同软件厂商的当务之急。“所谓竞争力，无非是让用户选择的理由。在协同软件产品化的今天，买软件即是买产品，产品质量的优劣仍是影响用户选型的关键因素之一；其次是细节服务。”王海波分析指出。

“天下大事，必做于细。”国内协同软件厂商，星罗棋布不下数千家，要想在众多的协同软件厂商中脱颖而出，不但要在企业转型、技术架构等战略发展上进行准确定位，还要在细节处理上进行比拼。

协同软件在实施过程中，表面的功能模块相差无几，选型时让用户大伤脑筋。往往是买了以后却不能真正用起来，其根本原因就在于没对软件细节进行深入探究。细节决定成败在协同软件中，已经不是什么新鲜口号，但却是决定产品品质的根本。软件上一个细微的不足，足以让你的软件使用不畅。

如工作流的条件流转，可根据表单中的某一个条件来决定下一步的流转；当某人不在时，可以由别人代理来处理；审批过后的表单能够进行自动的统计和分析。

这些小功能每项看起来都很不起眼，但是，如果实现不了，就会让你的流程流转变得十分的困难，甚至会让你的流程变成死流程，或者实现起来没有实际意义。使原本通过协同软 件实现管理上的突破成为一种泡沫。可以说，细节处理对软件产品的影响非常明显，1％的失误就会带来100％的失败。

反过来说，软件产品的细节处理到位，可以增强产品的易用性，使用者易于理解软件的功能，降低实施的难度和企业维护的成本。另外，也会降低软件产品的BUG率，让软件系统的稳定性和安全性更稳定，更适合用户的实际需求。

《史记》记载，汉高祖刘邦打江山的时候，向张良请教谋取天下的方略，张良则反问他打算如何分天下……成功的领袖之所以成功，是因为他有成功的追随者。而成功的追随者之所以成功，是因为他们掌握了团队致胜的根本技能——协同。因为协同，他们不因为冒进而孤立无援；因为协同，他们不因为滞后而被团队抛弃。纵览市场中常见的协同软件产品进行实际分析，符合趋势的产品和产品服务寥寥无几，但仍有个别厂商已走在了市场的前列。如：侧重于即时消息管理的点击科技，侧重于平台化、互联网化的万户网络的ezOFFICE协同管理平台等。只有真正从用户的角度来服务市场，才能赢得市场的青睐与中肯。谁是行业品牌的标榜？这一点，市场将给出最公正的评判。