如何让知识管理在企业中落地

近几年来，随着企业信息化建设的迅速普及，知识管理系统和体系建设也成为企业信息化建设和提升核心竞争力的重要组成部分，然而一个完整和有效的企业知识管理系统并不是一朝一夕可以完成的，在企业实现知识管理的过程中存在的诸多难点，给企业管理者带来了不小的困惑。如何使这些问题迎刃而解，帮助企业让知识管理真正落地，泛微从企业协同发展的角度提供了应对方案。

企业知识管理建设目标要明确

知识管理要想得到推广和应用，肯定是要能为企业创造价值，那么知识管理如何创造价值呢？首先就要明确知识管理建设的目标是什么。企业有了一个明确的目标，还需要借助一个稳定的可积累的平台，通过协同办公OA系统等信息化手段可以实现，通过企业坚定不移、坚持不懈地努力，通过知识管理的成功应用，构建一个强大的学习型组织。

企业的知识结构

企业知识管理建设难点

• 如果把知识管理单独理解为一个目标，但是全缺乏一个支持体系的话还是很难推广和应用的；
• 企业员工是否真的能够自愿的把各种知识共享给大家？
• 靠塑造开放共享的文化能促使大家积极的共享知识吗？
• 如果大家真的愿意，但员工大量的精力放在业务上，是否真的有那么多时间去贡献自己的知识？
• 如何保证知识的质量？

企业知识管理实施九大策略：

企业知识包含了与公司管理和业务相关的各类信息，我们将知识管理建设用协同办公OA系统作为平台，通过深入的探讨实施策略，最大化的实现知识管理的价值。

一、 目标策略：

合理、清晰的目标和实施范围是协同OA 系统成功实施和运用的前提！

范围目标：需要把哪些人和部门纳入协同办公系统

• 试点阶段以公司总部为主、以经常使用计算机的人为主
• 推广阶段以信息化基础好的部门优先逐步延伸

功能目标：

• 从使用频率考虑

例如：公司通知、费用报销、留言、工作计划、工作报告、各类业务报表等

• 从部门协作考虑

例如：交办事宜、收发文、合同审批、问题处理、呈报审批、请示批复等

• 从管理层关注考虑

例如：工作计划、周总结与计划、月总结与计划、企业文化、业务知识库、费用汇总、财务报表。

二、 组织策略：

协同办公OA系统的实施依赖于强有力的组织，即项目实施小组。

• 项目领导

对项目提供方向性指导，当项目需要企业大范围员工配合或需要大规模调动部分资源时，需要经过该小组的书面确认。

• 项目经理

负责资源的管理与调配，项目方案的制订，选择和组成项目组，项目及任务的估计，任务分配，项目的跟踪、整体管理与实施，协调资源以及各项目小组之间的工作，项目情况的交流，召开定期以及阶段性项目工作会议。

• 实施小组
• 关键用户

参照系统功能提供需求、规范管理制度、为部门内部其他员工进行操作培训。

• 系统管理员

尽快熟悉系统功能、掌握实施方法、需求分析、系统初始化与设置、系统技术支持与培训。

三、 切入点策略：

需要分析企业实际情况，有选择性和针对性启用系统功能，使用户通过切入点的熟悉，逐步接受到熟练、理解、并主动使用系统进行日常的业务管理，做到“见效处着眼，从容易处入手”。

例如：对于财务类相关知识，是管理上的必然要求，管理者必须能够及时获得这方面的知识；对于公司新闻通告的发布，是要必须推送给员工的信息；对于跟业务相关的信息，是相关业务人员所必须掌握的知识；在知识库的建立和激励政策上，必须能够吸引员工愿意获取和贡献自己的知识。

四、 制度策略：

信息化办公和管理，制度是企业和组织协调的保证。没有适合制度，就没有信息化。

规范性的制度

• 形成信息化管理的公司制度，于公司其他的制度同等效力；
• 给员工在使用时有详细的指引作用，让员工明确知道自己在系统必须作什么；
• 系统调整则制度调整。

系统变更的制度

系统调整规范制度：新增帐号、权限变更、共享范围、流程权限等，任何调整都需要相关领导或者主管的确认，并保存记录，领导放心、员工放心。

企业项目实施推广的制度保障

1、知识运行机制：包括知识分类与标准化制度、文档积累与更新制度、知识型项目管理机制、外部知识内化机制、知识宽松交流机制等；

2、知识明晰机制：包括知识管理目标发布制度、知识成果申报制度等；

3、知识绩效机制：包括知识成果稽核制度、计算机联合评价等；

4、知识奖惩机制：包括知识薪酬支付制度、知识股权期权制度、知识晋升制度、知识署名制度、知识培训制度、知识老化型员工淘汰制度等。

五、 培训策略：

系统培训是实施过程中工作量最大的，对用户的培训需要达到没有任何使用的盲区：人员、功能、制度。

• 人员：是否做到没有一个人不会使用系统；
• 功能：所有启用的功能所有员工都知道操作流程；
• 制度：所有员工都明确在使用系统的时候公司规定；

分群组培训的重心：

• 关键用户培训：关于系统理念、维护知识、功能操作等方面的培训；
• 普通用户：关于协同办公的理念、系统操作、个人办公助理等方面的培训；
• 中高层管理：关于协同办公的理念、系统操作、个人办公助理、工作监督、报表等方面的培训。

培训方式：

• 实施推广的集中培训：上机练习、培训考核；
• 上线后的循环定期辅导：日常的部门巡访制度、定期的培训与问题解答日（内训日）。

六、 文档策略：

• 文档策略是指通过文档准确的把信息系统的需求、说明、制度等传送给最终用户。
• 系统帮助文档，发送到每一个员工手中：包括系统操作手册、在线帮助说明、系统使用规范等；
• 信息化管理制度文档，以通告的形式发布：包括文档管理制度、财务管理制度、人事管理制度、客户管理制度、项目管理制度、资产管理制度、流程管理制度、监督奖励与处罚制度等。

七、 支持策略：

让最终用户在使用系统中，有疑问就能够快速找到解决问题的人。

建立企业系统支持中心：It部门建立技术支持热线、确定信息管理员角色

偏差的反馈管理：及时处理用户使用过程碰到偏差问题

八、 激励策略：

企业管理方式的变革和员工工作习惯改变，需要切实激励制度的给与鼓励。这也是企业文化需要：

• 系统使用频率 ————系统登陆日志的利用
• 文档评价机制 ————多角度评价知识贡献
• 计划维护情况 ————日常工作安排和监督
• 合适的处罚措施 ————激励推动者

九、 角色策略：

在企业内部需要建立不同数据管理和信息推动的角色，如：知识管理员、培训管理员、文档管理员等。

企业知识管理系统建设不是单纯的文档库的建立，更多的强调对“显性和隐性的、动态的”知识进行管理。企业管理需求的实现要求知识管理同流程管理等进行重新整合，以适应整个知识体系环境建设的需求，这正是泛微提供的知识管理系统区别于基于文档型数据库的系统的区别。知识同流程的紧密结合，在提高工作效率的同时也促进知识在组织内的良性循环。总体而言：应用协同办公OA系统，把你的业务流程与知识管理紧密结合，让知识管理融入到每一位员工的日常工作中，让知识管理成为“有本之木、有源之流”！