知识管理，档案信息化的未来之路

——2009上海企业档案信息化建设高端论坛

12月1日，上海企业档案信息化建设高端论坛在上海通茂酒店召开，国内档案信息化行业专家学者们济济一堂。以企业档案信息化的过去、现在、和未来发展为题展开了交流。

源天软件公司副总裁黄培在会上发表了以“知识管理--新一代档案管理的发展方向”为题的精彩演讲。作为知识管理软件的专业研发商，源天软件在知识管理市场已经专注了7个年头。对他们来说，档案信息化管理虽然不能完全和知识管理划等号，但在企业级知识管理协同平台上是不可或缺的组成部分。从企业长远的知识管理方向来看，知识管理将是新一代档案管理未来的发展方向。

图为上海源天软件公司副总裁黄培2009上海企业档案信息化建设高端论坛发表演讲

知识管理和档案管理之间既有共同点也有差异。

首先说一下两者的共同点：

1、知识管理和档案管理的管理对象是基本重叠的。在知识管理中包含显性知识 和隐性知识 。其中显性知识就基本与档案管理的对象完全重叠，即档案管理中的文件和档案中所包含的知识信息。

2、知识管理和档案管理的管理目标十分接近。知识管理的目标是为了沉淀企业的最佳实践、促进知识共享、消除信息孤岛。在档案管理中，档案管理的目标是为组织的各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求。两者都是以组织内的知识共享为目标。

3、知识管理和档案管理的管理流程十分类似。知识管理的发现对应档案管理的收集，知识管理的积累过程对应档案管理中的整理鉴定……凡此种种，不一而足。

4、知识管理和档案管理的技术手段趋同。档案管理中的元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全等概念在知识管理中都有，并且得到了更加系统的整理和应用。

然后再来说一下两者的不同。

首先，在管理体系上，档案管理的体系较知识管理更加专业和小众，知识管理参与者涵盖了公司的每个个体。网络的去中心化让每个企业员工都生活在企业信息之中，成为信息的创造者和受益者。

其次，从管理深度来看，知识管理更关注管理内容的有效性。在知识管理平台上，知识的有效性取决于被重复用的频率；在档案管理中档案信息的重要性衡量标准更偏重于档案的内容本身。两者相比，知识管理在组织中影响更加深远。

再次，管理对象范围上，除文档和档案外，知识管理还涵盖了对于员工经验等隐性知识的收集和传授。范围上要广于档案管理。

最后，在管理特点上，知识管理关注知识和组织战略、业务、文化、绩效的有机结合；档案管理更强调对档案进行严格的规范管理。不同的着眼点让两种管神形似但神异。

对于档案行业从业人员来说，这既是一个最好的时代也是个最差的时代。信息化大潮的临近让信息的价值前所未有地凸显出来。信息时代需要的档案管理不仅仅局限于档案的分类、归档和管理，也要求档案信息能在更高的平台上为需要信息的人们创造价值。在信息大潮中充斥着许许多多的信息垃圾，相比而言档案行业人员无异于信息王国的贵族。但是与此同时，过去的档案人员所熟悉的工作环境似乎也在渐行渐远。网络帮助信息轻松地上线，也容易把机密的信息轻松地泄露。如何管好高质量的企业档案信息，黄培认为还是应该把档案信息放入知识管理体系中。

他举了一个有趣的例子：在一个军队里，每个人都会有不一样的目标。小兵想要练就盖世神功，保护自己别挂了；将军想要找到绝世兵法，战无不克攻无不胜。可汗想要寻究治国之道，开创新一代国富民强的太平盛世。以这个组织为例，所有的人都需要文本化信息来提升自己或者自己所在组织的能力。这时候知识管理的重要性就显露出来，而且不难看出，信息的颗粒度把握尤为重要，文档要管理、要分级，是针对组织内不同级别的不同需求来进行的。

角色 价值需求 知识管理的需求分析

活着…还是活着…… 获取更多的战斗技能，例如学习降龙十八掌……

知己知彼百战不殆 获取更多的战争经验，例如学习孙子兵法……

侍卫之臣不懈于内

忠志之士忘身于外 获取更多管理技巧，例如员工激励的4种方法16种途径64种工具……

档案管理在漫长的时间里为知识管理的开展打下了坚实的基础，进入信息化时代，知识管理的管理思路也已经成为了档案管理发展的方向。突破”传统文档档案应用”实现“业务协同知识管理”，将使档案行业这一传统又严谨的行业焕发出新的勃勃生机。