协同办公软件需要做好数据挖掘

计算机网络的搭建、设备和应用软件的选择并不是制约企业信息化建设的瓶颈。如何将分散、孤立的各类信息变成网络化的有效信息资源加以充分利用，将分散的信息系统进行整合，消除信息孤岛，实现信息资源共享才是关键所在。铺设网络、购买硬件、安装管理软件、建立系统不是本质，信息资源开发利用、信息挖掘才是企业信息化的主线。也只有这样，企业信息化才能够支撑起企业发展过程中业务环节的信息衔接、数据反映、流程规范和资源挖掘，才能帮助企业实现内部管理精细化和核心应用集成化，实现从资源竞争向管理竞争的跨越。

在此基础上就要推动企业内部的信息共享和业务协同。

在信息化初期，企业更关心的是“销售”过程的信息化，相应地，销售管理软件大行其道。当前，业务层面的销售软件、客户关系管理和项目管理软件、管理层面的办公自动化管理软件、财务管理软件、人力资源管理软件等成为信息化建设核心内容。更有企业面向客户群体，以销售为导向，宣传产品。但如果企业信息化仅仅停留在这个初级阶段，那就相当于在企业内部创建了一个个“信息孤岛”或者“业务孤岛”。这些孤岛本身并不是问题，但如果相互之间缺乏必要的信息共享和业务协同就会给企业运营带来许多不必要的麻烦。

这个时候就需要协同软件来发挥作用了。

协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等；企业应用集成为信息共享和业务协同提供了手段，但企业信息系统整合其价值必须依靠系统数据集成、过程集成、流程集成等手段加以体现。因而必须通过内部信息的共享和业务的协同，将企业现有的数据和应用无缝隙地集成到一起，让管理系统能够为用户提供从统一的渠道访问所需的信息，完成所需交易。只有数据共享、作业连动，企业信息化才能为企业提供高效的业务工作平台和管理决策平台，成为真正的企业合力。

管理的一个核心问题则是对各种资源的掌控、协调及优化，这正是协同应用所要解决的问题。从管理的角度上来说，协同的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

一方面，随着技术的不断成熟及与国际市场的接轨，竞争日益激烈，依靠产品销售产生利润的上升空间有限，企业开始向管理要"利润"，更多的依靠高效的运营和优化的管理打造竞争内核，关注企业的可持续性发展，从"营销取胜"转向"管理取胜"；另一方面，运营管理水平的提升又赋予了企业新的能力，使得企业从成本、效率等优化中激发出新的利润增长点。

不过目前的各种协同软件仅仅重视了诸如信息等方面的通讯沟通。而忽略了一个非常重要的东西，那就是对于协同过程中的信息处理，或者叫“对协同信息的深加工”。

近一段时间来，一些中小企业在信息化的应用上也在升温，尤其是像制造和零售业等，这些行业已经大范围地部署了ERP、CRM等系统，系统让企业拥有了很大的数据量，而如何能够有效地利用和整合这些数据已经成为摆在企业面前的难题。它们希望有很好的工具来利用这些数据做出更好的决策，大量数据的产生和收集导致了信息的爆炸，但信息仅仅停留在这个阶段，未对这些信息进行适时和深层次的分析，致使企业对客户和企业内部信息的缺乏。而协同管理软件如果要发挥更大的作用，就不能仅仅局限在简单的信息沟通上面，否则那仅仅是一个整合通讯系统而已。

一个良好的协同解决方案是否真正适合企业业务和发展，是否真正能够满足企业现阶段和未来的潜在需求，从而提高企业决策的准确性。必须利用信息技术和数据资源，不断地增强对企业自身和企业客户的了解程度，具有有效的信息文换和访问能力，将管理变得更容易一些。

金和软件开发的“金和协同管理平台C6”，除了一般的协同沟通功能外，其综合分析模块提供多个综合分析报表：员工行为分析表、销售业绩分析表和人力成本分析分析表，帮助企业的高层领导从综合层面了解企业的经营管理状况，快速及时地向企业高层领导传递企业经营管理状况，提升企业快速反应决策能力。

其实在这里“金和协同管理平台C6”就是一种基础性的数据挖掘。不仅仅解决了信息沟通上的整合，还加入了对信息加工的整合。

我们来看数据挖掘技术，数据挖掘技术基于事实，利用数据仓库中产品、价格、投资、分配等方面，从浩瀚的信息海洋中提炼出有价值的信息，发现隐含在这些信息中的对等的、不明显的、不可预知的模式、趋势和关系，为企业提供决策的依据。例如，呼叫中心记录可以被分析，通过分析参考竞争对手的信息，了解哪家公司对客户最有吸引力，哪家公司给高价值客户留下了好印象等内容。最初，相关数据挖掘能够促使分析报告回答“发生了什么事”；现在，大多数数据存储还可以被用来回答“为什么会发生这种事”，而且一些关联数据库还可以预言“将要发生什么事”；等到下一个阶段则将能找到“正在发生什么事”的答案；最终，将发展为活跃的数据仓库，从而决定“你（用户）想要什么事发生”。

协同管理平台只有做到通过利用管理软件的数据仓库将海量复杂的客户行为、企业内部行为数据集中起来建立一个整合的、结构化的数据模型，在此基础上对数据进行标准化、抽象化、规范化分类、分析，为企业管理层提供及时的决策信息，为企业决策部门提供有效的反馈数据。数据挖掘对行为资料进行分析，是挖掘客户潜力的基石。这个时候协同管理软件才是真正意义上的整合协同平台系统。利用数据挖掘，将丰富的信息转换成有价值的知识，实现信息资源的增值利用，才能真正有助于企业发现商机、制定开发计划与营销策略，成为企业运作和高层决策的重要参考。

来看看范例：

“金和协同管理平台C6”的项目管理模块通过对人力、进度、资源等管理达成对项目整体的控制，实现精确化的项目过程管理控制。项目管理模块不仅关注于对项目进行实时监控和事后的分析统计，还注重项目过程中的知识积累、沟通过程管理、人员管理等。从宏观、微观两个层面帮助管理者分析项目进展的状况及各种资源状况，及时发现影响项目进展的主要因素并能对项目做出调整，维持项目的良好运作。

“金和协同管理平台C6”的客户关系模块以客户为中心，以任务（销售跟踪任务、客户服务任务、客户回访任务）为目标，以协同技术为手段，通过对销售人员的工作进行合理安排、对员工工作行为的监督和分析、对客户跟踪情况的分析和把握，有效提高销售人员工作效率，实现企业客户资源的最优化配置，在有效提升客户应用价值的同时，为企业创造最大的价值和利润。

事实上，数据挖掘的作用在企业管理的各个阶段都会有所体现。数据挖掘帮助企业发现客户的特点，从而可为客户提供有针对性的服务。若找到流失的客户的特征，就可以在那些具有相似特征的客户还未流失之前，采取相应的措施。从而提高业务过程的有效性，企业的管理成本也就随之降低。

信息化应用的目标是帮助企业利用信息技术改善经营和管理，从而提升其竞争和发展能力。从这点上来说，信息化应用的趋势，一方面反映了信息技术的动向，另一方面也凸现出企业在当前市场环境下的管理需求。