08年度最佳IT项目实施案例—嘉兰图知识管理

二、项目实际问题的解决与回报

项目组针对公司的主营业务---产品设计进行了为期四个月的调研。通过调研，我们发现公司的知识管理主要存在以下几个问题：既有知识没能得到有效利用和沉淀，知识获取的内部途径不畅通，外部知识资源缺乏有效的管理，知识分享的氛围尚未形成。具体表现为：

• 对具有核心价值的知识缺乏战略性界定
• 知识的编码、加工、积累/沉淀缺乏方法、工具支持
• 缺乏知识价值识别/审查的有效机制
• 知识传播渠道不够畅通、传递不够及时，同类知识没有得到有效整合
• 既有的知识沉淀没有得到有效利用和借鉴
• 缺乏知识资产安全的管理机制
• 公司的核心业务流程(项目管理流程和客户管理流程)有待大幅优化以确保更多有价值的知识沉淀下来、充分应用
• 绝大部分员工对知识管理的重要性、必要性认识还不够，主动分享的意识比较差
• 公司缺乏针对员工的长期激励机制和人才培养机制，如何在人才流动率非常高的产品设计行业吸引、留住知识资产成为公司最大的挑战之一

在进行系统和相关流程设计时，我们就把上述问题做为最主要的关注点来考虑。

通过系统上线半年以来的情况看，我们欣喜地看到了以下各方面的改变：

1） 项目的一次成功率显著提高

实施知识管理半年后，我们对实施前后的项目一次成功率进行了对比，发现从68%提高到85%，提高了25%。设计部门普遍反映，因为落实了项目结束时的项目总结/分享、项目启动时的项目借鉴以及项目过程中的业务协同，项目重复犯错的几率显著下降，很多好的方法、经验变得容易复制

2） 团队氛围已经有了可喜变化

以前新员工到来后比较迷茫，因为没有人传、带、帮，现在知识管理专门为新员工订制了新员工知识地图，新员工的学习、提升路径更加明晰；以前想知道谁负责过类似项目、有哪些经验在谁那里比较困难，现在变得更加容易了；通过公司“打造中国工业设计大师”战略的实施，设计师们看到了未来的希望、认识到了自身的差距，主动学习的积极性得到很大提高；人力资源体系的优化让员工对于自己在嘉兰图的未来、自己的工作与自己未来之间的关系看得更清楚，更乐意主动分享自己的知识促进公司和自身的发展

3） 项目的知识积累更加全面、系统、及时，查询更加方便

实施知识管理之前，项目过程中的设计文档都是由项目部专人在项目结束时整理后发到一个文件服务器上，查阅非常不方便。现在，所有要沉淀的知识在项目过程中通过节点控制得到及时、完整地沉淀，而且项目结束前项目经理会建立项目知识地图，把项目过程中所沉淀的知识建立一个索引，查询者只要找到这个项目知识地图就可以获得所有与这个项目相关的知识。

当然，因为推行时间还比较短，很多效果还无法显现出来。我们相信，只要我们本着不断创新、不断坚持的思想，知识管理的更大商业价值将在未来二到三年内体现出来。

三、项目关键技术及创新点

这个体系在设计上的主要创新体现为：

1) 嘉兰图知识管理体系在规划时借鉴了研究知识管理的著名学者托马斯.达文波特所倡导的“知识管理项目成功的关键在于将知识工作者的专业知识与其工作相结合”思想，通过对公司核心业务的流程分析，把对知识的分享、沉淀、应用嵌入到业务流程中去；把AAR（事后回顾）这一经典的知识管理工具融入到每一次客户开拓、项目运作中去，以实现经验的可复制和可持续；

2) 引入了业务协同的概念，把各业务操作可能用到的知识主动、及时地推送到信息系统的业务操作界面中去，方便各业务单元的人员随时应用这些知识；同时，多角度绘制知识地图以对知识进行规整，以方便使用者；

3）做为一个初次尝试知识管理的中小企业，嘉兰图项目组觉得需要在企业里面有一些支点些帮助项目组在实际业务操作中去推行知识管理。通过分析，我们发现贯穿设计项目整个过程中主要有一个角色，那就是项目经理。因此，我们赋予了项目经理一些知识管理的职责，他们和知识管理项目组一到来推动知识管理，以保证知识管理的理念和行为深入到每一个项目、每一个团队中去；

4）同时，我们对公司的管理体系进行了检视和调整，让知识管理的思想渗透到每一个管理流程和制度中去。比如，我们对人力资源体系进行了梳理，定义了知识管理人才的必要素质，要求在招聘环节对此重点考察，做到招聘知识管理所需要的人才；把知识管理做为绩效考核和职位晋升的一个重要指标；在培训课程中引入更多关于知识管理方法、工具以及重点项目经验介绍等方面的内容。