王宇翔：构建“后ERP”时代的协同管理系统

一、信息化30年的历程与困惑

从1978年长春一汽开始试点会计电算化开始算起，信息化在我国发展已经到达了30个年头。在这30年中，平均每10年就经历一个新的发展周期，其中有四个时间点至关重要；

第一个时点就是财政部拔款给长春一汽，进行会计领域的信息化建设，成为我国会计电算化及企业信息化建设的起点；第二个时点是上世纪90年代初，我国以会计软件、进销存软件、MIS系统软件为主的管理软件蓬勃发展，涌现了一大批专注于管理软件研发和推广服务的专业管理软件公司，这些软件公司有些已经在历史发展的潮流中被湮没了，有些已经成为目前中国软件产业的中坚力量，例如金蝶软件就是成立于90年代初期；第三个时点是1998年，中国几家主流的财务及企业管理软件厂商齐聚北京，共同举办会议，并且联手进军ERP应用领域，中国管理软件产业从此迈向了以ERP应用为主的高速发展时期，这期间用友成为由财务软件厂商转型为ERP厂商最为成功的企业之一；第四个时点是2007年，协同软件经过几年的发展，正式被广大用户认可，成为信息化基础应用软件之一。这年的年底，由计算机支持的协同工作（CSCW）委员会主办、协达软件承办的中国协同软件年度盛会，在复旦大学举行，协达、点击等国内知名协同软件厂商齐聚一堂，共同商讨如何深入推进协同软件在中国的发展，协同软件产业已经初具雏形，并且成为管理软件产业的重要组成部分。

中国信息化发展的三个周期四个时间点

信息化发展30年，取得了可喜的成绩，但是也存在不少问题，其中最为突出的问题就是信息孤岛现象严重。甚至有许多信息化系统来自于不同厂商的不同产品，例如：ERP、CRM、HR等软件，这些软件都是企业信息化的重要组成部分，但是这些系统之间往往相对隔离。以销售业务为例，客户的管理是在CRM里完成，销售发货、收款等是在ERP里完成，如果需要将客户销售流程和发货、收款流程贯穿，以实现多系统之间的关联协作，系统往往难以胜任。有些信息化系统在实际应用，已经部分实现了数据的集成，但是当业务流程重组和优化之后，这些流程无法随之变化，造成系统的应用紊乱。如何实现有效协作，并且满足业务流程不断重组和优化的应用要求，成为摆在信息化系统用户和厂商面前的重大问题。

以工作流为核心的大协同应用示意图

二、协同软件的发展历程

协同软件的产生，对沟通信息孤岛，起到了极大的促进作用。以沟通信息孤岛为主要应用价值的协同软件中，业务流程管理BPM和即时通讯IM，是重要的两个核心应用功能。因此，协同软件的发展，与BPM和IM的发展息息相关。

协同软件及协同管理，虽然是近几年才得到广泛关注，但早在上世纪80年代，就已经有人提出了协同软件的概念。CSCW，即：计算机支持的协同工作，就是在1984年被正式提出，直到今天还被采用的，协同软件的标准概念。

2000年开始，协同软件被应用到信息化领域，具有简单工作流功能的OA软件开始出现；2001年，腾讯、点击等力推以即时通讯IM为主的协同应用，协同软件开始在国内受到广泛关注；2004年，复旦协达由科研机构转型为商业公司，推出我国首套SOA协同软件，率先倡导以BPM为核心的协同应用。中国信息产业发展研究CCID，所属媒体发文指出：协达的成功转型，不仅表明技术型协同软件厂商与市场结合后具备强大竞争力，同时带动了中国协同软件由市场培育走向成熟应用 ；2005年，CCID在管理软件年度报告里，首次将协同软件当作一个独立的软件门类，协达同年发布国内第一套流程型协同软件；2006年Gartner发表两篇主题文章：“协同软件—下一代信息系统”和“基于BPM的动态建模，新的协同软件”，协同软件的市场地位，和以工作流为核心的协同应用，受到了国际权威机构的认可；2007年，中国协同软件技术与应用高层论坛在复旦大学召开，推动协同软件在中国的发展达到一个新高度；2008年，协同软件继续保持高速发展势头，协同软件将由先进的IT应用系统，成为每个企事业单位都必需的基础应用软件。

三、协同管理金三角

目前协同软件的理念和思想各不一致，持有正确的协同管理思想，是应用好协同软件的前提 。协同软件是辅助多人多组织共同完成管理事务的应用软件，通过优化业务流程，和加强以知识为主的信息共享与沟通，来提升人员的工作效率，增强应用单位的管理执行力。协同软件应用比较广泛，主要包括：企事业单位和党政机关的办公自动化、内部和内外部之间的协同商务等等。参与协同管理的要素，归纳起来，主要就是三点：人、知识、流程，三大管理要素之间的相互作用，产生出协同管理的各项应用需求，以及对应协同软件的各项应用功能。

协达软件的协同管理金三角

通过协达软件的协同管理金三角这个图，我们可以清晰地看到协同管理三大要素之间的关系。在人与流程的相互作用中，主要的管理重点包括：组织变革与流程优化、图形化流程定义与柔性再造、流程跟踪与监控、多种流程人员选定模式、流程与任务表单权限综合、多角色流程处理权限、多组织层级的流程权限、以人为中心的流程任务提醒、集中化的流程任务处理，等；在人与知识相互作用中，主要的管理重点包括：隐性知识与显性知识、多组织层级的知识集中查阅、轮廓(Profiling)与个人化(Personalization) 并存、分布式知识审计、无限层级的知识多维管理、知识地图自动与手工编制、知识互动与知识推荐、知识文档在线编撰与手工采集、知识扩散与追踪，等；在知识与流程的相互作用中，主要的管理重点包括：流程转入知识与知识自动采集、知识流动与格式化扩散、流程内容查阅的多层级授权、流程内容的在线智能分析，等。

四、协同管理三要素的解析

1、以人为中心

在日常管理中，人是中心和重点，在协同管理中也不例外。阐述协同管理，我们将对人的管理阐述放在第一位。人是隶属于组织的，因此阐述人的管理，同时就是在阐述组织管理。在日常管理中，人所隶属的组织，会有多个层级，小单位一般是二到三个层级，大单位甚至会有5到10个层级，协同管理要能够适应各种层级的组织管理应用要求。本软件对人和组织有非常完善的管理，设计了适合多组织层级的授权机制，在权限设定时，可以对人、部门、角色进行定义，在功能授权和管理流程中，充分考虑到组织管理中关系、职能、决策三大要素，知识与流程的管理，都与人的“工作三种工作属性”和“组织三大管理要素”相关。

协达软件以人为中心的协作授权示意图

2、以流程为血脉

流程是管理的血脉，个人、部门、角色三种人的工作属性，以及关系、职能、决策三大组织管理要素，都可以通过流程“联通”起来，并对工作任务的处理起到制约作用。流程管理可以打破传统的科层级组织架构，建立适应信息化管理时代要求的流程型组织，让管理更加扁平化，实现跨组织、跨区域、甚至跨系统的“大协同”应用，这也正是本软件的思想精髓之所在。

协达软件的流程管理示意图

通过流程“联通”的各项工作任务复杂多样，在实际处理时所有的工作任务都以人为中心“推送”，并且集中处理，而不需要操作者分别进入不同的模块寻找待处理任务。工作任务的处理请求和处理结果，通过门户展现，工作的过程和内容，则是通过流程引擎和动态表单来记录。本软件图型化的长链业务流程引擎，和所见即所得的WEB动态表单，可以基于动态建模应用思想，组建各种协同化的应用方案。在实际应用中，战略、组织、运营三大流程是应用核心。其中，战略流程也叫决策流程，包括记载决策内容的公文，和管理决策活动的会议管理；组织流程也叫人员流程，主要是招聘、请假、离职等，涵盖“选育用留”四个部分的人力资源相关流程；运营流程是单位日常业务开展中涉及的流程，工商企业单位主要订单、合同、请款等流程，党政机关主要是工作监督、政务公开等相关流程。

3、多维的知识管理

知识管理能够将“无形”的知识资产有效利用，为应用单位创造无限的价值。简单来说，知识活动就是一种系统的沟通行为，从执行力管理思想来看，加强以知识管理为主的沟通，和优化流程一样，是增强管理执行的两个重要方面之一。

协达软件的知识管理框架图

散落在管理系统里的各种原始数据，是知识的基础和来源。这些数据包括了非结构化数据和结构化数据；原始数据经过整理，建立起数据之间的关联，这些数据成为被方便利用的信息，这些信息主要以文本和表格等形式存在，其中文本、影音等信息主要来自于非结构化数据，表格主要来自于结构化数据；信息如果能够作为工作参考资料，以指导日常的工作行为，这些信息就成了知识。知识主要分为显性知识和隐性知识，显性知识是通过组织单位的管理行为予以记载、散布的知识，包括：新闻、公告、规章制度、档案、报表等。隐性知识是“隐藏”在每个人头脑中的知识，包括用以记录日常工作经验和技巧的知识文档，即狭义的知识，和工作交流讨论、工作日志（内部博客）等。这部分知识的采集、利用最难，但也最重要。为了解决隐性知识的管理难题，本协同软件采用了许多应对措施，包括：个人知识与公共知识轮廓并存的做法，和流程、邮件自动转知识的做法，解决知识采集难题；采用了知识的不限层级的多维存储，解决知识多角度管理和分析的问题；采用个人目录共享权限继承与公共目录权限分离的做法，以及知识关联、知识结合流程的做法，解决知识共享、扩散的难题；采用自动统计、编制知识地图的方式，解决知识推荐的难题，等。本软件还将隐性知识和显性知识分开管理，以同时满足知识文档、讨论等隐性知识采集、利用的便捷性要求，和新闻、公告、档案等显性知识规范性管理需求。

五、协达软件的协同总体应用框架

我们除了可以从“人、流程、知识”三大要素来看待协同管理，在实际应用中，应用者还可以按日常工作的习惯，将本软件分为五个应用中心，即：信息处理、协同合作、内部管理、信息交流、安全及维护。

协达软件的协同管理总体应用框架图

信息处理中心主要是面向个人的一些办公与信息管理，主要在个人的办公门户中展现；协同合作是通过以业务流程引擎为核心功能，进行跨组织、跨区域、甚至跨系统的协作，主要应用功能包括了公文、会议等决策流程，和以表单为内容载体的各项人事、业务管理流程；内部管理是显性知识的主要存储之处的档案管理，和会议室、小汽车等共享资源管理；信息共享与交流，是除显性知识档案、隐性知识文档两项核心知识管理功能外，一些零散的、辅助性知识，如：新闻、公告、规章制度，以及电子邮件EMAL、即时通讯IM等等，主要起到了知识、信息的共享和扩散作用；安全维护主要包括了内嵌的签名认证、系统控制面板、运行控制台。所有五个中心的应用内容，通过丰富的授权方式，将个人、部门、单位的信息集中显示在一个主页中，而不需要繁琐地分别进入查看。本软件的应用功能，都是构建在基于面向服务架构SOA的协同应用平台CAP上，支持动态建模DEM和应用的柔性再造。 （本文依据作者在2007年度中国协同软件技术与应用大会上的演讲稿整理。）