从机关应用看协同OA的简便廉效

作者：高明

2007/1/11 10:18:35

“重硬轻软”本不是坏事，恰恰相反，信息化就应该重硬“轻”软！当然，这个重硬“轻”软有更积极的含义，那就是硬件要“稳重”，而软件要“轻便”。

长期以来，“重硬轻软”总被用来批评国内注重硬件投资而忽视软件投资的做法。随着人们对软件的了解逐步深入，各地信息化中心和企业的信息化部门，不仅纷纷加大对电脑、服务器、路由器、交换机等硬件的投入，也纷纷采用ERP、CRM、协同办公等软件武装机构的数字神经，以实现真正的无缝信息化应用。因此，再说国内的信息化是“重硬轻软”，似乎有些说不过去。

然而，我们却认为，“重硬轻软”本不是坏事，恰恰相反，信息化就应该重硬“轻”软！当然，这个重硬“轻”软有更积极的含义，那就是硬件要“稳重”，而软件要“轻便”。

神话：小蚂蚁击败大象

在湖南省某通信管理机构刚刚结束的一次协同OA招标中，一个看起来非常简单的国内协同办公软件，居然挫败了国际软件巨头IBM的先进技术，在激烈的竞标中胜出，缔造了“小蚂蚁击败大象”的神话。

基于IBM LOTUS开发的协同产品，虽然非常成熟，功能也很强大，可以说是很有实力。但从湖南某通信管理机构的角度来看，技术架构显得过于复杂，实施、维护起来不仅成本过高，而且如果需要功能拓展，又会涉及到一大笔后续费用，再加上冗长的人员培训，简直就是一个吞钱的庞然大物。而在对比之下，国内的这家协同办公方案，不仅不需要添加任何新的硬件、软件，实施起来非常快捷，而且用户界面完全“傻瓜化”，只需要很简单的人员培训即可上手使用，后续的维护也很方便。

看来，技术和功能本身的强大与否并不重要，每个产品都有自己的优缺点，重要的是是否适合自己。

客户：轻便廉效是关键

无独有偶，就在此前结束的政府统一招标采购中，湖南省民族事务委员会也同样采用了该协同软件，该软件正是一直大力倡导易用思想的协同办公领导品牌新思创。而在稍早的时候，甘肃两个空军部队也先后采用了新思创协同OA。

与其说众多单位纷纷选择了新思创，还不如说是他们选择了“易用”，到底有什么原因呢？原来，“轻便廉效”是关键所在。

据湖南民族事务委员会信息化负责人表示，政府机关在选择协同办公应用方案的时候，应该考虑自身的特点。政府机关、事业单位的人员年龄层次差距较大，既有接受事务较快的年轻人，也有学习起来稍显吃力的中老年人。因此，简单、便利是第一原则。只有简单、便利，才有可能让全员容易接受，不为负担，而为工具，从而提升整体运作效率。

而据湖南某通信管理机构信息化负责人表示，根据政府机关、事业单位经费预算的特点，信息化项目一般都是根据一定比例申请财政拨款，因此，后续的维护费用不能太高，第一次采购的成本也不能太贵，否则就有可能造成一次采购，后续搁置的现象，造成国家资金的浪费，这就需要协同办公的整体成本要“廉”。

新思创：软件要“轻”一点

以“易用”为卖点迅速成为中国协同办公软件领导品牌的新思创，历经了市场的风风雨雨，感触良多。他们坦言，中国的协同办公其实普及得还远远不够，这个里面，软件本身的易用性绝对是一个槛。因此，软件不妨“轻”一点。

新思创的市场部负责人马先生认为，软件厂商不应该只是“CP，CONCEPT PROVIDER （概念制造商）”。更多地工作是要化繁为简，让软件“轻松”一点，“轻便”一点、“轻巧”一点。技术架构可以复杂，但用户使用一定要简单；工作流程可以繁杂，但用户使用一定要便利。微软的成功，很多评论家都归咎于它的图形界面，而图形界面其实就是让用户轻松一点。

因此，新思创在设计其协同办公软件的时候，就大胆地将界面设计成网络式。也就是说，只要是用过电子邮件、或者看过论坛的用户，都会比较熟悉界面的操作。而就在这看似简单的论坛式操作界面下，隐藏的是复杂的工作流和技术设计。

为了进一步减轻用户的负担，新思创还推出了类似于QQ这样的客户端的工具软件，让客户不用登陆IE系统，即可完成信息交流等很多OA功能。用他们的话来说，“任何一个协同办公软件厂商，都不能有能力去教育如此广大的受众。而中国有1.23亿网民，他们每天的生活，都在邮件、论坛、QQ这样的环境中度过，这样一个天然而又强大无比的教育力量，为什么我们协同办公软件不拿来用呢？这样是不是能够让协同软件更加轻松、轻便、轻巧一些呢？”

信息化：轻装上阵

协同办公的最终目的是解放人的生产力，不是束缚人的手脚，正如客户所言：“不为负担，而为工具”。如此看来，在中国协同办公市场，软件未必是大而全就好。不注重“简便廉效”的中国特色，洋和尚也未必好念经！

只有简便、实用、灵活的办公系统，才能让用户轻装上阵，大展身手。

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