避免实施文档缺陷致ERP实施陷困境

（3）便于项目成员之间的交流与合作

文档是一种无声的语言，它记录了项目实施过程中有关软件配置、运行、维护和培训等方面的信息，有利于管理人员、实施人员、操作用户之间的交流和合作。例如，明确的操作指南文档可帮助最终用户规范化操作，强化培训效果。因此，描述清楚、完备的文档便于团队成员了解实施过程中的各项指标，为企业领导与实施团队之间架起的一座桥梁。

另外，文档的重要性还表现在对于项目"传承"的重要性。有了好的文档，那么当项目有新成员进入，ERP实施文档就可以承担起指导新成员快速工作的作用，而不是单单询问原来的成员，节省了大家的时间。而且当实施完成后，实施文档可成为企业实施信息化的文字载体，为在后续人员培训方面提供详尽的素材。

（4）实施文档是人员经验提升的最好途径

善于学习，对于任何职业而言都是前进所必需的动力。对于ERP实施来说，这种要求就更加高了，项目文档对于项目实施人员的素质提升大有裨益的。目前不少企业在进行ERP项目实施时都会出现一个通病：由于人员素质有限，许多的决定只凭口头叙述，缺少足够的文字记录，以至在项目出现问题时往往显得无所适从。而从本质上讲，项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作。所以，实施人员不应该只为写实施文档而写文档，良好的文档是思想交流、沟通的基础，也是整理和理清思路的基础。不懂得从经验中学习和成长，永远不会有质的提高。只有当每次完成一个实施任务时，都有目的的随时总结和寻找不足，一个实施顾问才可能成长起来。因此，专业的实施文档是涉及到一个实施顾问的做事能力和风格，不但是体现实施顾问能力的标志，也是体现一个ERP实施团队管理水平的重要标志。

（5）有利于项目实施的监控作用

ERP实施是一项风险很高的工程，需要进行严谨的项目监控。一般来说，在ERP项目实施过程中每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档，文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此，阶段性的检查、评审和文档化成果是实施项目监控的重要方法之一。因为详尽而规范的实施文档成果不仅有利于监控项目进度，也利于项目验收。项目的阶段性成果是以文档形式体现的，由此人们熟知的一句话"项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看，ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。

高效管理实施文档的策略和方法

如前文所述，实施文档对于ERP实施项目管理的作用是不容置疑的，但实施文档的管理却通常是ERP实施管理中最容易忽略的部分。通过对这次项目的反思和经验总结，我认为在文档管理中应该要注意以下几个方面：

（1）应建立规范的文档管理制度。重点应体现为两点:①要对实施文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出实施文档的总览表。②是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。

（2）规范化文档版本管理。这是一个非常重要的步骤，因为版本混乱不但是实施文档的一个致命伤，更是一个非常常见的缺陷，所以实施文档的有效管理必须要实行版本控制。

（3）创建文档库的访问规则，这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时，文档库还应定期进行检查，以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理，以确保实施文档的管理符合公司、项目实施组的需求。

（4）文档的审核。除用于沟通之外，重要的文档应该要进行审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全、有无遗漏、是否符合文档的规范要求、内容描写是否正确紧扣主题、列出的图表信息是否准确等等，以确保实施文档的质量。例如，阶段性成果实施文档应该由相关主管签字，以确认阶段性成果符合要求并予以接受。

（5）使用工具管理文档。对于一个大型的ERP项目实施来说，经过调研、实施、二次开发和应用维护等各个阶段，整个实施周期中都会有大量的文档。这些文档的内容有的是在不断变化的、有的是连续的、有的是承前启后的、有的是新增加的、也有的是废除的。这就需要一个统一的文档管理工具，分门别类的统一存放管理各种实施文档资料，或应要建立实施文档资料库。

总之，实施文档在ERP项目实施过程中起到关键的作用。从某种意义上来说，实施文档是项目实施规范的体现和指南，按照规范要求编制一整套实施文档的过程，也就是完成一个项目的实施过程，是绝对不应该轻视的。
 

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