SAP顾问如何写运维报告

    一、项目回顾

    2007年6月**实施了在建项目期的SAP应用系统，历时4个月的项目实施，于2007年十月正式上线。迄今为止系统已经正常运行了2年多。作为**未来战略发展的重要一步，**信息化建设在探索的过程中迈开了第一步，也取得了初步的效果。但是任何项目都会有问题和缺陷，关键是能否及时提出问题、总结问题、解决问题并从问题中吸取教训。

    二、问题汇总

    通过对系统的全面检查以及现场的调研现在主要存在库存积压与帐帐不符两方面的问题。形成这些问题的原因是诸多的，现分述如下。

    三、问题成因

    1、项目实施期遗留问题

    ¨ 由于上线时间比较紧，期初数据导入全部采用财务总额导入。（例如：某设备分主设备一套，配套设备十套，导入时本应导入两个条目，但迫于时间限制在导入时没有按明细导入，从而导致后期核对差异较大）

    ¨ 个别外部顾问经验比较欠缺。（例如：在库存导入时移动类型冲销不匹配，导致报表逻辑错误，直到工程结算前调整过来）

    ¨ 由于我方是第一次做SAP项目，经验欠缺，人员能力薄弱完全受制于外部顾问。

    ¨ 项目实施期间业务人员本身并未明确提出需求，导致很多应该实施的功能并未实施。

    ¨ 缺乏专职的关键用户和内部顾问，采用兼职的关键用户由于受时间和精力限制，并不能熟悉系统的操作，同时也增加了工作量。

    ¨ 整个项目实施期、运维期都没有成立专门的数据组，数据的真实性、完整性以及相关一系列问题没人负责，导致工程结算期出现很多数据问题。

    2、工程结算期问题

    2.1流程层面

    有部分业务未按原定流程执行导致工程结算账面出现问题，经总结主要体现在以下几个业务流程：

    ¨ 工程部与采购部流程衔接问题，导致库存积压，具体体现在：工程部制定工程计划同时生成采购计划，但当工程计划设计变更时并未在系统中进行变更操作，同时也未和库房沟通，库房还按原有计划采购物资，不符合工程要求，导致大量库存有积压现象。另一方面库房按工程要求采购物资，但实际采购中并无此物资，进行替代采购行为，但并未和工程部门沟通导致替代料无法使用同时也造成库存积压现象。

    ¨ 采购收货流程未按原定流程执行，具体表现在：库房收货后，库管员由于未及时录入系统并且没有和采购员及时沟通，采购员在系统中查不出此类物资，于是进行重复采购，导致库存积压。

    ¨ 未按出库流程执行，导致大量使用白条出库，导致此现象有两个原因：一是由于工程建设期时间紧促，采用白条出库先发料，后期补录出库单，但有大量白条并未补录，导致帐实不符。二是有部分库管员为了节省时间，在已知施工单位要领料未出库之前已经打印了出库单，而施工单位由于其他原因并未领料，于是导致帐实不符。同时也有由于人员更换频繁，大量白条丢失无法追回的导致账实不符。

    ¨ 生产领料已经开始，白条入库。

    ¨ 出库单据已经丢失，然后说发出，在追回的同时再次买入造成库存积压。

    2.2数据层面

    在系统中也存在大量垃圾数据，主要体现在一下几点：

    ¨ 物料编码重复即同一种物资编码不同。产生此现象的原因是物资名称不统一，例如：一根8号钢管各部门称呼不一，有些部门称之为8号钢管，有些部门就称之为9号，此现象导致在系统中维护的多个物料实际上是同一种物料，这样采购员在采购8号钢管时就会重复采购，导致库存积压现象。

    ¨ 设备运费处理应记入设备成本，但在系统中却新建物料，造成数据冗余。

    2.3 操作层面

    财务：数据录入不完整，如：应付款漏录合同号，导致合同付款对应不上。

    物资：库房系统操作人员由于操作不熟练在工程紧张时期产生大量白条现象，同时由于人员更换频繁，在工作交接后根本没有进行系统操作传承，导致新近人员不会基本操作。

    预算：预算员连系统最基本操作都不熟练，如：SAP能同时打开6个窗口，同时处理业务等操作都不会使用。从侧面了解甚至有个别业务人员登陆SAP系统都不会操作。

    工程：工程合同未在系统内处理，在结算期所有合同的处理未在系统实现。

    2.4系统配置层面

    ¨ 物料收发存报表差异存在较大，导致账面不平，经仔细查询属于上线期间系统配置问题，但同时也反应出财务人员对业务不熟悉，并没有发现报表错误，导致2年的物料帐与财务帐并未帐帐相符。此问题也反应出运维部门支持不够，缺乏运维管理机制，也缺乏相应的考核机制。

    ¨ 物料分类账模块在系统上线期间配置只考虑工程发料业务，在项目后期由于业务变化导致产生大量差异无法调整，只能通过手工调整。

    ¨ 通过与原有金蝶系统对比，财务模块在应用过程当中发现很多功能并未使用（如：银行对账功能、科目余额表、帐龄分析表等），导致使用系统后反而增加了很多工作量，所以财务人员普遍反应系统应用效果不好，此问题反应出一线财务人员对业务需求不明确。

    ¨ 跨权限应用，表现在工程权限，采购订单跨权限审批。

    2.5系统运维管理层面

    ¨ 没有严格的运维管理机制和运维流程，虽然建立了一些运维流程和管理规定，但在实际操作中并没有严格执行，相比燃气项目我们的管理机制还相差甚远。

    ¨ 原信息化办公室主任与内部顾问沟通不够，许多达旗一线反应的问题并未重视，也没有解决，导致一线员工反应的问题越来越少，而实际发生的问题却越来越多。

    ¨ 维护人员数量和技术水平还与燃气项目组相差甚远。

    ¨ 管理层对运维管理的重要性并未足够重视，没有相应的激励措施，导致运维人员进步的激情不高。

    四、解决建议

    1、补录数据，将没有录入系统的相关单据一次性补录，追回相关无手续单据入系统。

    2、进行库存盘点，将差异进行账面盘盈/亏处理。

    3、处理财务账面未分摊差异到材料成本差异。

    4、建立运维机制，后期可以考虑外包方式。

    五、通过问题得到的结论

    在建设期间实施信息化要充分的考虑人员、机制、运维等多方面因素，如果上述要求达不到，通过信息化的项目无法达到预期的效果。信息化是一把双刃剑，必须做好充分的准备并有充分的评估。同时，由于在建工程项目的特点是建设周期长，物资种类繁多（18，000多种材料），工艺流程复杂，系统管理困难，通过应用SAP系统并结合SAP系统本身集中机制，即系统本身无法在前台调整（需要通过业务部门调账反映到财务），系统能够真实反映问题；另一个方面，由于金蝶系统并未集成（只是单一的财务系统），可以在系统前台手工调整物料帐和财务帐的差异，从而控制两者差异，但是这样做就失去了真实性。

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