梳理ERP选型流程 落实系统实施（下）

六、进行第一轮选型：重点是看系统演示

耳听为虚，眼见为实，实际的系统展示是使双方都正确的理解需求含义及实现手段的最好方式。这个工作做的好不好，直接跟企业以后的工作相关。可惜的是，目前不少的企业，他们对于这系统的演示，并不是很关心，可以说是敷衍了事。其实，企业这么不在意演示系统，最终吃亏的还是企业自己。

其实，系统演示的效果好不好，最主要取决与企业用户准备工作有没有做好。因为对于软件公司的销售来说，演示系统的时候，肯定是避重就轻，只讲系统比较有特点的作业。因为他们刚接触企业，对于企业用户的需求不了解，所以不可能讲解的内容，符合用户的口味。所以，企业用户应该在演示系统前，准备好相关的资料，才能对症下药，演示他们想了解的功能。

1、要准备好他们认为比较特殊的作业。每个企业肯定都有一些个性的需求，而这些需求往往是考验ERP系统应变能力的关键。所以，企业管理者要把这些需求一一收集起来，在我们进行系统演示的时候提问。

2、要准备好他们现在管理的瓶颈问题。说到底，ERP系统只是一个管理工具，是帮助企业来解决企业管理难题的。若我们的系统能够把用户提出来的问题，解决的十有八九，那离项目的成功也就不远了。所以，企业管理者在演示之前，要把这些问题一一的列出来，作为考验ERP系统以及我们顾问能力的试金石。

另外，在演示时，要注意反映企业的真实环境，企业要注意以下几个问题：

1、要准备要一些演示用的资料。在演示时，最好用企业的数据进行演示。一是可以防止弄虚作假，起先把相关数据手工建立好，而其实没有这方面的功能。二是若利用企业自己的数据进行演示的话，则比较容易引起共鸣；在演示的过程中，也比较容易提出自己的问题，演示的结果，也比较直观。

2、要让软件销售人员按企业正常的作业流程进行演示。在系统演示的时候，若客户没有要求，我们都是按系统的标准作业进行演示的。但是，标准作业跟企业的实际操作还是有一定差距的。为了反映企业的操作能否在系统中行的通，在顾问演示的时候，最好要求销售不要按照标准作业进行演示，而是根据企业现在的实际操作进行演示。通过这番演示，企业用户可以知道自己的操作跟ERP的标准流程差距有多远，需要做哪些调整。如此，对于以后的业务流程重组工作，也就事先有个心理准备了。

3、在演示的时候，要注意部门之间的协调，ERP系统是如何完成的。其实，说句实话，一个部门之间多业务，对于ERP系统来说，还是实际操作来说，没有多少的难度。在实际应用中，考验ERP系统设计水平的，往往是部门之间协调的作业。

在看完一轮演示之后召开例会，向核心领导小组和选型组成员通报整体得分情况，并就几个系统功能争议点进行重申和确定，收集意见，确定第二轮入选名单。

七、进行第二轮选型工作：演示并考察用户

第一轮结束后，最好确定5家左右进入下一轮，这一轮由于ERP供应商相对较少，企业可以安排出较多的时间接待。可为每家顾问安排出一周左右的时间，留以进行详细调研。在这一周里，ERP顾问可以跟公司员工一块儿上下班，亲身体会公司的生产管理，调查各部门对ERP的详细需求。另外，每个部门负责人可跟ERP顾问进行单独沟通，提出本部门的特别要求，有疑问时可随时向ERP顾问提出。

ERP顾问根据详细调研的结果，撰写本企业的《ERP需求报告》。企业ERP实施项目经理根据各家的《ERP需求报告》，经过加工修改，整理出本企业的《ERP需求报告》，分发到各ERP供应商，各ERP供应商根据《ERP需求报告》准备下一次的演示。这次演示跟第一次不同的是，第一次以介绍ERP供应商本身的软件为主，这次以演示如何满足企业需求为主。

另外，在准备《ERP需求报告》的同时，企业自己应该准备一些实际数据，让ERP顾问在他们的ERP系统中演示，这套数据应该覆盖了企业的大部分功能点。当然，只要挑选一些具有代表性的数据就行了，虽然对于一个系统来说少量数据跟大量数据的处理有巨大差别，但在选型阶段毕竟还不大可能处理大量数据。一般准备的数据包括：简单的中长期计划、销售订单、BOM、工艺路线、工作中心、生产能力参数、物料基础信息、库存信息、采购订单、成本基础资料、会计科目等。一部分数据，包括静态资料（如BOM，物料基础信息等）和部分动态资料（如销售订单、生产命令等）先发给ERP供应商用以演示，一部分数据（动态资料的一部分）留待演示时现场录入。

第二次演示的时间安排跟第一次大同小异，但主要内容不同，这次演示的内容主要包括三部分：一是ERP系统如何满足的企业的需求；二是对收到的企业的实际数据是如何处理的；三是现场录入一些生产数据，并讲解处理过程。

进入第二轮后，有一件非常重要的事，就是参观各ERP商家的实施案例，这项工作应该是ERP选型第二轮的主要工作。如果某ERP商家拒绝这项要求（当然他们的用词肯定是相当婉转的），那么应该提出令人信服的理由，否则恐怕很难进入下一轮，除非他们的优势确实很大。

对将要参观的案例，应该有所限定，一般包括地域上的要求、规模上的要求、行业上的要求等。最为理想的案例是：地域上在企业所在地的周边地区，规模上跟本企业相差不大或大于本企业，行业上与本企业相同。当然在这种要求得不到满足时（说实话，这种要求确实不容易达到），只好做一些让步了，但如果没有相同行业的案例，那么也应该提供相似行业的案例，最起码生产管理流程上有相似之处。

在参观案例的过程中应该关注以下方面：

1.案例单位状况。包括单位规模、主要产品、主要生产流程、未来发展方向等内容。

2.信息化建设。包括实施之前的企业信息化建设状况、目前企业信息建设情况、网络架构、目前系统如何维护、每天的数据量、系统的稳定性等内容。

3.售后服务。系统使用后的情况如何，售后服务是否真的像宣传材料上讲的那样到位。

4.实施的功能模块。该系统一共有多少模块、参观的企业共实施了多少模块、每个模块的简要功能、在该单位的使用情况、其它模块没有实施的理由是什么、继续实施的时间计划。

5.接待人员对ERP系统的评价。不过对这种评价应该能较清醒地分析，有所取舍，因为接待人员的评价一般都不会低，要知道，ERP供应商决不会找一个牢骚满腹的单位，让一个牢骚满腹的人接待你的。

6.部分功能点操作。最好能随机找几个使用ERP系统的重要操作点，现场观看操作情况，听取操作人员对ERP的评价，让他们比较实施ERP前后工作的差别。当然，这点难度较大，因为许多企业是不允许别人到他们现场随意参观走访的。

参观结束后，参观人员应该撰写参观报告，分发给每个ERP选型参与者。一般来说，参观报告可从以下几个方面展开：

1、人员。参观人员、接待人员及职务、ERP供应商陪同人员。

2、单位简介。规模、行业、主要生产流程、未来发展方向、与本单位的相似之处。

3、信息化建设介绍。

4、已实施的功能模块。

5、未实施的功能模块。

6、成功之处。

7、不足之处。

8、接待人员对ERP的评价。

9、操作人员对ERP的评价。

10、总结

八、第三轮选型：最后两家PK

根据这段时间的交流后，企业对这五家ERP的了解应该更加深入了。对原来的评分表应该增加一些内容，如对所参观的案例的评价，对本公司某些特殊要求的解决方案，对ERP顾问的评价，对本企业需求的满足等等。选出最后两家进入下一轮。到了这一步，两家顾问可以自由发挥。时间安排上也比较自由，随时都可安排一次小型交流会。ERP顾问在交流时可摆出自己的优点，指出竞争对手的缺点，列出企业应该选自己的理由，不应该选择另一家的理由，还可以结合企业特点，寻找一些对方很难解决的问题。

如果企业觉得需要，可以安排一两次辩论会，让双方就两家ERP系统的优缺点进行辩论。不过，在此有必要指出，不能以观看辩论大会的心态去看待双方的辩论，关键是要从辩论中了解两家ERP系统的优缺点，而不是欣赏双方的口才。ERP销售顾问的口才好并不代表ERP系统好。“理越辩越明 ”，通过以上工作，企业可以更清楚地了解这两个系统的优缺点。

九、最后决策并签订合同

在这一步，ERP选型人员应该撰写分析报告，分析报告应该从两家的优点、缺点、风险点三个方面展开论述，分析报告与商务谈判的结果一道作为高层领导决策的依据。

企业选型负责人或企业主要领导人，根据以前评分的结果、与各ERP供应商交流的情况、对两家ERP系统的了解、两家ERP系统的优缺点分析报告以及商务谈判的结果进行抉择。

这一步应该避免“拍脑袋”式的决策方法，不应该因为突然想到了A的某项优点，或因为A的顾问一次富有煽动性的演说，或因为A的顾问一次对B有力的攻击，而决定选择A；也不应该因为突然想到了A的某项缺点，或对A的顾问的某句话、某次表现不满意，而突然决定使用B。杀到最后一轮的两家，显然都各有优缺点，没有优点的早就被淘汰出局了，没有缺点也没必要谈到今天，因此，在做决策时应该综合考虑，权衡各项优缺点，再作最后的决定。

一旦确定选择哪家之后就要考虑如何签订合同了，合同是未来处理纠纷的法律标准，所以合同是需要非常仔细的去阅读和相互协商更改的。收到软件厂家和实施顾问公司的合同后，进行两步走。由项目负责人和选型核心领导小组进行仔细的斟酌，另外及时的把合同发给律师进行法律语言上的推敲。这样的两步齐抓共管可以最大程度的保护甲乙双方的权利和义务。除以上列出选型工作外，还应辅以前期整个企业的ERP、BPR工作宣传，为系统实施打好全员心理上和知识上的基础，具体应包括：定期通报选型工作进程；定期发送ERP相关知识和讨论文章；制作ERP项目板报，在公司内制造ERP气氛；确立临时实施小组的团队建设方式与方法等等。

来源：计世网