优耐铜材借SAP Business One 实现信息共享

作为美国Univertical Corporation 于2002 年在中国苏州建立的主要面向亚太地区客户的制造工厂，优耐铜材（苏州）有限公司采用美国Univertical世界领先的生产技术制造高品质的工业化学用品，并承担着销售的职能。通过选择实施SAPBusiness One中小企业解决方案，优耐铜材实现了业务、财务和物流等多部门间的数据透明化和信息共享，将公司的管理水平提升到了一个新阶段。

管理有待新突破

优耐铜材（苏州）有限公司地处苏州市高新技术开发区，该公司的主要产品包括高品质磷铜球、纯锡球、纯锡条、锡铅焊料等阳极材料，电镀、线路板、半导体行业用高纯度氨基磺酸镍浓缩液、硫酸镍浓缩液、氯化镍浓缩液、硫酸铜和碳精阳极篮等特殊化学用品，是一家集研发、生产及销售为一体的综合型化工企业。

优耐铜材的美国投资公司Univertical Corporation 有着超过50 年的经营经验，作为其旗下的独资工厂，优耐铜材苏州有限公司继承了美国母公司先进的管理经验，从一开始就具有利用信息化手段进行公司管理的意识。在外籍总经理的领导下和来自市场部门的推动下，优耐铜材确立了通过应用ERP等商务管理软件系统来全面提升公司管理水平的计划，其近期目标则包括：统一规范公司内部作业流程，将原先处于财务软件系统之外的销售和采购业务也纳入信息化管理的范围；建立起基本的客户关系管理系统，集中销售团队手中的零散客户信息，统一管理亚太区客户资源等等。

企业管理软件带来公司管理的科学化

经过了一年多的勘查和对各厂商ERP 产品的了解，优耐铜材选用了SAP Business One（简称SBO）解决方案，并指定由SAP 的合作伙伴负责整体实施。优耐铜材的IT部门经理刘金海先生对SAP BusinessOne 这样评价道：“SBO 作为一套由全球知名商务管理软件厂商SAP推出的产品，符合我们这样一家外商独资企业对中英文双语界面的需求；它能够帮助我们解决很多的管理问题，在购买产品和后期服务的资金投入上也符合我们的预算；再考虑到随着优耐公司的不断发展所带来的将来升级的需求，具有良好可拓展性的SAP Business One 成为我们的不二选择。”

项目于2005 年5 月正式启动，经过4 个多月的紧张实施，最终在8 月成功上线。实施方SAP合作伙伴根据优耐铜材提出的待改进问题，制定了循序渐近的解决方案，随着SBO 系统的正式上线，该公司在内部管理上发生了很大变化。

得到改善的工作流程

首先，优耐铜材借助SAP Business One 产品，规范了公司内部作业流程，并将原先处于系统流程之外的销售、采购部门也纳入电脑化管理的范畴之内，数据得到了统一管理。SAP合作伙伴的专家组还在先期为优耐铜材的人员做了SBO 系统的操作培训工作，改进了原有的工作流程，并统一了物料编码。

最明显的是在生产部门。生产部门由于化学原料复杂，数据统计比较困难，因此之前并未进行电脑化管理。对于库存消耗量的监测是在每月末直接与库方一起盘点数量以后将结果向原来财务软件系统录入。在本次实施ERP项目时，优耐铜材原本也没有考虑到将生产部分纳入实施范围，但是在考察了SBO 产品的特性以后，最终决定还是利用SBO中的生产模块对优耐公司的生产情况进行一个简化管理，实现了及时了解物料使用情况。

其次是在销售部门，销售人员每天都会接到不同种类的订单，但是从原来的系统里查找产品库存量往往都是前两天的信息，只能靠估算报给客户。此外，原先所有的客户资料、拜访记录等信息都是通过Excel文件分别存储，信息管理比较散乱，而且销售人员每周需要将自己手上的信息汇整以产生销售周报，这也占用了销售人员和销售助理的大量时间。现在通过SBO 系统里的CRM（客户关系管理）功能，能将原先每个销售员手上的零散信息集中起来，销售的报价、电话等等行为都会在系统中集中记录，每周产生周报只需要执行一下SBO 系统的“报表”功能，而且销售人员也可以随时进入系统对于销售进展、客户联系人等信息进行查找，可以很快的将产品库存数量和售出情况告知客户，节省了2/3 的工作时间。

信息化管理的业务单据

在单据的管理上，以往优耐铜材的销售、采购、生产部门都没有使用过ERP系统管理单据业务，需要流通的单据都是用Word做成模版，打印出来后填写。对于历史数据的查询很不方便，而且在与美国母公司的沟通上又有着使用英文报表的需求。在本次实施上，优耐铜材通过SBO的系统管理功能，直接就可导出中英文报表，非常方便保存、打印和查询。

统一透明的物流和财务数据

此外，在以前的公司库存进出账上，相关操作人员完全依靠手工录入，数据可能有出入，到月末对账时，就需再根据月末盘点结果进行调整后才能提交财务。现在，通过SBO 系统的统一管理，整个公司的物流和财务已纳入到同一套系统中进行，捕捉并改进了一些原有的业务操作方式，避免了库存管理上的漏洞。

成功在于重视与团结

从认识SAP Business One产品，到与SAP合作伙伴签约至项目成功上线，其实只有半年多的时间。对于此次项目实施，优耐铜材（苏州）有限公司的总经理卫剀文先生（美国人）一直非常重视，从前期选型到后期实施，他都给予了充分的支持。比如，他建议了一些备选产品和可供参考的ERP厂商，并指示大家通过讨论和从解决问题的出发点来考虑到底选择什么样的产品最适合优耐铜材公司。这些支持使得公司的IT 部门经理刘金海的工作进展非常顺利，并没有花太多时间就最后选定了SAP 的产品。而在实施过程中，优耐铜材和实施方SAP合作伙伴的密切配合也很重要。双方做了很多的模拟操作和流程的拟定工作，并对各部门提出的问题统一归总到一起集中解决，很多情况是由SAP合作伙伴组织优耐铜材的相应部门人员一起开会讨论，进行系统模拟，比如一些诸如入库分类、采购分类等细节之处都是通过类似的方式确定下来。

不可否认的是，优耐铜材的员工对软件系统的接受程度高、学习速度快，也为实施工作的顺利完成加快了脚步。最终SAP Business One 解决方案的成功实施，帮助优耐铜材将采购、库存、生产、销售和财务等各部门的信息进行了整合，业务流程得到了规范，并且借助SBO的CRM功能，初步实现了统一管理亚太区客户资源的目的。而且，具有良好可拓展性SBO 系统已成为优耐铜材公司的基础信息化平台，它为公司今后有可能需要应用具备数据分析和预测功能的商务智能（Business Intelligence）系统，打下了坚实的基础。该公司IT 部门经理刘金海先生这样预测公司的信息化未来。