“赊销”拖垮企业 ERP能否突破市场怪圈？

“沃奇公司出大麻烦啦……”看到丁经理如临大敌般的表情，阿峰不禁心里一沉。原来，在这拥有1000多名员工的沃奇公司，帐目上逾期一年以上的应收账款，竟然高达4000多万元！沉重的收帐负担以及由此而带来的费用开支、资金占用、坏账损失等等，大大增加了企业的管理成本、机会成本和坏账成本，使企业巨额效益白白流失。 　　这让阅历丰富的咨询顾问阿峰也不免有些同情，的确如此，如今像沃奇公司这样的企业所面临的生存和竞争压力的确很大，一面是因市场竞争而不断拉低的价格，一面又是因日益严重的买方市场而导致的货款拖欠。“不赊销等死，赊销找死”的怪圈已经成为中国制造业中小企业艰难生存的写照。如何跳出这一怪圈？阿峰决定用ERP信用额度管理来帮帮沃奇公司。 　　
要了解信用额度，必须先对应收帐款的周期有所了解。一般来说，订单大致跟信用额度相关的，大致分为如下几个部分： 　　
① 订单下达、未出货的累计订单金额； 　　
② 已经出货未开发票的累计金额； 　　
③ 已开发票未收款的累计金额； 　　
④ 应收帐款余额。

运用信用额度管理来降低应收账款过多的风险，主要应从订单下达、订单出货、发票和应收账款几个方面入手。 　　

假设沃奇公司客户鑫迪五金工具有限公司，在沃奇公司的未出货订单金额累计为350万，已经出货未开发票的金额为100万，已经开发票未收回款项余额为150万。（如下实现步骤以此为例）

根据客户信用情况 授信不同信用级别 　　

一般来说，系统对信用额度控制，会根据客户以往的交易情况、客户的重要程度等，划分不同的档次。 　　

首先，体现在对金额的控制。从信用额度金额对客户进行管理，如重要的客户，或者以往付款记录较好的客户，设置较大的信用额度，相反，新客户或者以往付款记录不好的客户，设置较小的信用额度，设置不允许其赊销。 　　

其次，可设置多级金额。系统信用额度的金额可以分多个级别，如可以对鑫迪五金公司设置两个级别的信用额度，一是2000万，若超过此信用额度，就不能再下订单；二是1000万，若超过1000万未到2000万，则系统会显示警告信息，说该客户信用额度已经超过1000万，业务员该督促客户付款了。

两个级别 控制信用额度范围 　　

根据公司需求的不同，一般对信用额度可以从两个级别来控制：一是销售订单的级别，二是累计金额的级别，也可以以上两种级别混合使用。 　　

如上例，可以对鑫迪五金工具有限公司进行如下管控： 　　

① 从累计金额考虑 　　

假设，给这个客户的信用额度为1000万，则根据以上的假设，实际已用的信用额度为 350万（未出货的订单金额）+100（已经出货未开发票的金额）+150（应收帐款余额）= 600万。 　　

此时，若该客户下订单，金额为500万，则系统根据预先级别设置，说该客户的信用额度已达1100万，提醒业务员，去督促收款；若该客户一次下达1500万，则系统会提示，该客户的信用额度已达2100万，不能下单。 　　

② 只考虑单张订单的金额 　　

有时候，我们会有这种考虑，规定客户单张订单的金额不能超过一个额度，超过了，系统就不能受理。如我们规定鑫迪五金公司下的单，单张订单最大不能超过2000万，若此时，该客户下订单2200万，则系统就会提示，超过信用额度，不能受理。 　　

这主要是为了提防有些客户，一开始下了十几张小额订单，付款情况都不错，但是，取得公司信任后，会下一张大订单，收货后，不付钱。有了单张金额的限制，就可以预防此类情况的发生。 　　

③ 两种情况同时使用 　　

若想更加严格的控制鑫迪五金工具公司，则可以进行如下设置：信用额度为1000万，单张金额限制为500万，若此时下单600万，不考虑其他因素，虽然没有超过总的信用额度，但是，超过了单张的金额限制，所以，系统也不会受理。 抓住关键时刻 控制信用额度 　　
系统对客户管理需求的不同，可以在多个时间，进行信用额度的判断： 　　

① 针对订单行的判断，在行保存时，就检查信用额度，若超过信用额度，就不能保存。 　　
② 针对订单的判断，只在订单审核时，对信用额度进行判断，若超过信用额度，就不能审核。 　　

系统要对此进行分类考虑，是因为公司的控制标准不同。有些公司控制比较松，若信用额度不够，先把订单保存，再让客户付款，付完后再审核，免得到时候，再输一次订单；有的公司作风就比较强悍，信用额度不够，对不起，先付钱，再给你办事情。当然，这也是为系统数据安全考虑，防止系统产生无效订单。因为订单不审核，就会占据一个订单编号；到月末，产生报表或者订单归档的是时候，中间就会跳号。

重要客户 信用额度也可例外 　　

计划没有变化快。在企业经营中，往往会遇到一些特殊的情况，需要企业特殊对待。在信用额度时，经常会遇到这种情况，如信用额度超过十万，客户会要求企业安排订单下去，保证马上付款。若是个小客户，企业可以马上拒绝；但是，若是重要客户，该怎么办呢？ 　　
针对这种情况，系统一般有两种处理方式：一是增加信用额度；二是增加审核批次。 　　
① 增加信用额度 　　

这种处理方式，又分两类情况，一是临时增加信用额度，等钱收到后，再改为原来的，这么做的缺点是非常明显的，就是业务员处于各种原因，可能不会去改回原来的信用额度；二是永久增加信用额度，此时，更改信用额度的方法是可行的。 　　

② 增加审核批次 　　

对重要的客户，可以设置“例外管理”。若对客户的信用额度进行例外管理时，指定相应的审核人员。如鑫迪五金工具公司是沃奇公司的重要客户，若此时，该客户下单2000万，超过信用额度，系统不受理此订单，该如何办呢？ 　　

此时，可以在客户信用额度设置里，设置例外管理。当遇到类似情况时，可以允许有权限的人员去进行操作；此人进入系统操作时，系统就不会去考虑信用额度。当然，只对当前的单据有效，下次其他人员去做单据时，仍然会遇到信用额度不足的提示。 　　

当然，从企业管理角度来讲，这种例外是越少越好，例外多了这种信用额度管理也便成了摆设！ 　　

ERP信用额度管理，阿峰提醒注意： 　　

① 计算客户信用额度的时候，数据会来自多个表单，如销售订单、出货单、发票信息、应收帐款余额等多个数据表，所以，一般建议客户刚开始实施ERP的时候，不要进行信用额度的管理，而把信用额度管理放在ERP实施的第二阶段来进行，因为此时以上表单的相关数据已经比较准确。 　　

② 信用额度的例外管理，是企业信用额度中的特殊情况。企业要少用、慎用，否则，就失去了其存在的意义。 　　

③ 信用额度的确定，要注意企业自己定义的信用额度跟标准的信用额度的区别。现在的企业，有些已经在执行信用额度的管理，但是，考虑的不是很全面，有些仅以应收帐款的余额作为考虑依据，这做法是有漏洞的。若是新客户，或者客户以前小单子付款情况都很好，应收账款余额为0，或者很少，则突然开一张大单子，则起不到信用额度控制的作用。所以，信用额度控制不完善的客户，要先了解信用额度标准要考虑的内容，把自己不规范的内容纠正过来。这也是实施ERP项目的本质。