ERP是否真的降低了成本？

“都说ERP能给企业降低成本，但是，都实施这么长时间了，为什么不仅没有看到成本降低，反而需要增加更多的人手来操作系统？ERP不仅没有为我们减少工作量，反而让大家做的事情越来越多？它究竟降低了谁的成本？”像其它企业一样，ERP上马一段时间后，沃奇公司的丁经理也对ERP提出了疑问。
 
见多不怪的阿峰，显然不以为然。他认为首先要弄清楚两个概念：一个是信息量，另一个交易处理。信息是企业进行生产活动所必须的数据，而交易则是数据传递的过程。利用ERP，要做到的是削减交易的处理成本，而不是削减信息量。而在以前，因为手动填写单据麻烦，所以单据上的信息少之又少，就导致数据的处理过程却相当复杂。
 
“换句话说，利用ERP，是要能够做到一次输入的信息，全系统都能使用，哪怕输入的信息要比以前多得多！”为便于理解，阿峰举例说明。
 
例证一：数据1变5 问题5变1
 
以采购单为例，采购员总希望把同一个物品的需求能够合并在一张采购单上，即如果有5张生产订单需要同一物品，他希望看到的是在采购单上列出该物品的需求总量，而不是5张采购单或一张采购单上5条记录标注出的每张生产通知单的需求量，很显然他觉得这么看起来烦琐。
 
这是“手工记账时代”遗留下来的不好的习惯。如果万一该物料出现什么问题，就可能因无法知道这些物品都用在了那张通知单中，而无法追溯，破坏了系统定单追溯的功能，从而使问题追踪变得十分困难。
 
而用ERP的一个生产订单的物料需求对应一张采购单，或者对应一张采购单的一个项目，尽管信息量增多，由原来的1条记录增加到5条，但由于可以很方便的追溯到每一张原始订单或者采购单的每一个项目，一旦采购的物料出现问题，就不必去追踪全部5张生产订单逐一排查，而只需处理那一张出问题的生产订单，使处理5个问题变成处理1个问题。
 
对比前后两种做法：以前之所以要把五条记录合并成一条记录，是为了节省时间。而现在把每条记录分开单独记录则是为了实现有效跟踪。一个节约了时间增加了交易成本，一个是增加了信息的处理量而减少了交易成本。如果因ERP系统的“数据一次录入全系统使用”而忽略掉所增加的时间成本，孰重孰轻？自然一看便知。

例证二：表单修改 得不偿失
 
现在很多公司，一上ERP，就要求修改表单格式，要跟公司现行的表单一模一样。其实这是不科学的。原因有二？
 
一是因为现行的表单无法保证完善。
 
ERP自带的表单是由其它公司经过多年运行验证过的行之有效的单据格式。而企业自身的表单格式，可能只运行了一两年时间，格式难免不很成熟，随着业务的发展，表单格式也会多次修改。要知道，现在大多数的ERP是不支持表单格式自定义的，或者只支持简单的修改，其它都要通过二次开发来完成。让ERP的表单来适应企业本不十分完善的表单，自然成了一件吃力不讨好的事情。不仅增加了二次开发的费用，还因格式不完善造成了潜在的风险。
 
二是因为修改表单的理由难以服人。
 
企业要修改表单格式，通常都会搬出“ERP系统的表单格式不适合我公司需要”的理由。这只能是其表，实则是因为用惯了以前的表单格式，新的表单格式用起来不习惯。一个新系统的应用总要打破原有的生态系统，要想获得新的应用，需要付出一些代价。为一个害怕尝试的理由放弃对ERP表单的使用，而进行老民伤财的二次开发，得不偿失。
 
例证三：少一个单子 损失10万
 
两个例子讲完之后，看着丁经理有些犹豫的点头，阿峰干脆趁热打铁：“我问一个问题，沃奇公司以前销售订单若发现错误，是怎么更改的？”
 
“是在原来的单据上修改，然后在修改处签字。”
 
“这么做，出现过错误吗？”
 
“的确有！”丁经理显然对这样的错误记忆犹新，“一次，销售订单单价错误，本来是3.1元的单价却在订单单价中写成了3元，销售员仅仅在销售订单上做了修改，却没有在销售报表上改过来。最后，给客户的报价单上的单价为3元，0.1之差对100万件货来说就意味着10万的损失。幸好，公司与这个客户有长期合作关系才不至于为公司带来太大的损失。”
 
在ERP系统里，任何数据的修改，都要对应相应的变更单据。如对应销售订单，系统里有销售订单变更单可以对原来单据进行修改。像丁经理刚才讲的情况，销售订单单价变更，必须开具销售订单变更单，在主管人员审核后，才能保证帐实一致。尽管看上去流程复杂，好像多做了很多工作，但这个流程可以从根本上避免上述错误的发生。多做一个“单子”换回10万的损失，相信没有一个企业的老板不愿意这么做。
 
与其在错误发生后再从海量的信息里核对数据，还不如从源头就进行控制，多做几个单子，多增加几条信息所消耗的成本，比起因为信息不足而造成的风险，显然很划算！

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