作业成本软件：如何评价与选择（AMT 邓为民 编译）

（原作者Jim Gurowka）

当读者看到此文时，作业成本（ABC）软件领域又发生了很大变化，但是本文的一些观点对于我们认识ABC软件和作业成本法/作业管理仍具有重要的意义。

一年前 ，CMA杂志刊登了对作业成本软件评估的文章，只重点关注了五种不同ABC软件。之所以出现这种情况，是因为他们是ABC软件市场的主角，其他ABC软件要么市场份额太小、要么不具备作业成本软件的关键功能。

从那以后，ABC软件市场出现了爆炸似的增长，并且在今后一两年内这种增长似乎还会持续，这对于软件用户来说是一个好消息，竞争导致软件不断创新。我们曾经看到主要的ABC软件商相互实现竞争对手的软件的主要功能，同时也推出一些新的令人激动的新功能，ABC软件、ABM软件甚至流程管理软件之间的界限正逐渐模糊。

作业成本软件的发展对于这个市场意义重大，但是它对于软件使用者却不那么友好，因为数月之内，所有的功能就变得过时了。由于这个原因，我们要讨论作业成本法软件如何选择你所需要的功能，如何避免不必要的投入。

有哪些新功能：

作业成本软件最近几年发生了很多变化，有些变化的很小，在用户界面和运算速度上影响小，有些变化则相当显著，如环形分配以及动态连接到外部应用等。所有主要的供应商都提出了新版本，并且我们看到的供应商数量也显著增加，共同角逐这片市场，当小的独立的供应商日益成为ABC软件市场的支配力量时，一些大的咨询公司仍然把他们自己的ABC软件与他们咨询服务绑定在一起出售。

我们看到的另外一个巨大进步来自集成方案的提供商。像SAP, JD Edward’s和Lawson都声称有专门的ABC模块并能够完全集成于他们的企业整体解决方案，并能够与专业的商业软件竞争，后面我将从正反两方面来讨论企业整体解决方案。

取得的进展

在ABC软件领域最近几年取得最大进步可能要算交互分配，交互分配允许用户创建构成交互的作业关系。例如：信息系统为所有的人力资源管理作业提供支持，人力资源管理具有包括处理薪水和工资支付等作业，所有这些都分配到信息系统作业，看图形1。按早期的处理方式，在作业成本核算模型中创建一个交互分配是不允许的，软件会把新水处理作业的成本向信息系统作业分配，把信息系统作业的成本向薪水处理作业分配，这个交互分配时不能打破的，陷入无限循环中。在制造业环境中，由于支持作业成本相对较小，这不算是麻烦事。但是在服务业，例如银行、保险公司和军队中，交互分配就成为一个关键问题，公共机构包含大量的人员支持组织运作并且与客户和产品生产不直接相关。迄今为止，只有两种ABC软件产品能够实现环形成本计算功能，他们是HyperABC和Activity Analyzer。我认为这是软件功能上的主要突破，是软件产品的重要差异化表现。就销售量来说的市场领导者ABCtech的OROS ABC产品，在本文写作之时，还没有实现这个功能，只是宣布了他们将在产品中增加这个功能，但是更愿意称为环形工作。

ABC软件领域另一个重大的突破是连接外部的数据库和决策支持工具。这包括两个重要的方面：连接外部数据意味着ABC软件具有动态往EXCEL和Access输出信息的能力，一些软件甚至允许用户从Excel和access软件自动更新作业成本数据库。与决策支持（DSS）工具连接意味着ABC软件具有诸如Cognos Powerplay、Pilot Lightship、Forrest和Trees等软件具有的设计数据立方体的能力。一些ABC软件具有按照Powerplay格式自动创造数据立方体的模块，一些可以连接可选择的多种决策支持工具能力，比如Lightship， Sapling 公司的NetProphet利用它的查询、报表和输入工具可以连接到Forrest 和Trees。这些决策支持工具可以把ABC的计算结果用图形的方式呈现给用户，并可从ABC结果中挖掘出有用的深层次的决策信息。

这些功能强大的DSS工具能提供动态和令人激动的功能，但是他们同时也使用户感到头疼。多维分析、数据挖掘能力可能会使用户迷失在ABC模型中。我建议这些工具被严格控制，并提供详细的提示信息，但是对专业用户除外。

一些ABC软件能够连接到外部数据库，如Activity analyzer; CMS-PC, FlexABM和Cost Control,因为他们都基于开放的数据库结构。能提供用户直接从access、excel等连接到ABC数据库的能力，可以做报表、查询数据、甚至修改数据。但是从这些工具修改ABC数据要非常慎重，除非你非常专业，并对模型的数据结构非常了解。否则，从外部的修改很容易使得系统崩溃。

ABC软件连接外部数据库的另一个方式是定制的连接软件包。这些定制的连接包允许用户从外部软件包中处理ABC的数据字段。Armstrong 和OROS是提供这种连接包的例子。这里需要提请注意的是连接包要与当前使用的或者计划使用的软件系统兼容。

这些软件能使用户在超越ABC软件内建的报表功能。软件供应商表示他们永远不能满足用户的所有需求。但是为什么不提供与外部报表工具的连接，让用户可以自定义报表呢？从这个观点看，ABC软件更像是一个复杂的计算器，这个观点促使ABC软件能够快速建立ABC模型，向其他工具输出数据。但是我个人的观点，我认为在ABC 软件中打印报表更好。

还包括

尽管软件功能得到显著的增强，但是与用户需求吻合的恰到好处的软件仍然不存在。软件提供商仍在完善它们的软件，你可以期待它们的下一版本。

没有交互分配功能的软件需要尽快加入这一功能。其他增强包括全功能的作业基础预算，场景回放、与流程图处理软件的连接，以及增强的电子数据获取方法等，一些版本的软件已经具有这些功能，如NetProphet早就具有了场景回放的能力。Activity Analyzer能够连接到Visio，Oros具有电子调查工具。一些功能还需要完善，当用户使用时会出现错误，需要开发人员的介入，主要的开发商都在开发具有这些功能的新的版本。

需要避免的

就像你对ABC软件有所期待一样，你也需要对ABC软件有所避免。ABC软件应当遵守已经建立的ABC方法论。这意味着，资源面向作业分配，作业向其他作业或者成本对象分配。作业应通过自己的动因直接向成本对象分配。你希望ABC模型能反映你的组织中发生的事实，并提供详细的结果，通过对组织中发生的一切建立ABC模型，你希望对成本和产出了解更好。你不希望按照过程动因把作业成本分配到成本对象，从而失去一些关于运作的细节。

你希望选择市面上最好的ABC软件，但是软件满足你的需求才是最好的，而不是其他方面。作为一个通用的原则，ABC方面的咨询公司应该是咨询方面的专家，软件公司是软件开发方面的专家，应该避免购买与某一咨询公司捆绑的软件系统。如果你打算购买咨询公司开发的软件，确保它与咨询服务独立。不要确信咨询公司在某一ABC软件系统方面的“专业化能力”，因为他们会使是你的ABC解决方案适合软件系统，而不是相反，从而使你不能获得一个最适合你的ABC方案。你的目标是获得最好的ABC软件和最好的咨询服务（如果你确定需要咨询服务）。如果你确实需要捆绑的软件系统和咨询服务，你需要咨询公司围绕你的组织的需求建立最好的ABC模型，而不是根据软件能力来建立ABC模型。

作为选择，还存在许多小的软件公司，他们的产品相对专业和不够成熟，他们只向那些同时购买客户化和实施服务的客户销售软件系统，这对于他们获取大笔的咨询费用有帮助，但是你必须清楚你是否获得了最佳的费效比，或者获得了最好的解决方案。

诸如SAP这样的集成解决方案提供者声称他们具有集成的ABC模块，并能够连接到他们其余的系统，并通过其他系统对ABC数据进行更新和报告。一个事实是ABC运行的数据15%来自于总分类账，而85％的数据来自于运作数据，主要的运作数据不是直接来自于总分类账和MRP系统。

ABC系统是运作性的建模工具，不是财务分析工具。连接到总分类账并不是问题，财务数据是最先输入到ABC系统的外部数据，不要为自动更新功能和不重要的集成ABC 模块所迷惑，在购买一个集成的解决方案之前，先了解你需要集成哪些数据，从何处集成数据，除此之外，随着新的连接工具出现，集成的问题已经解决，集成模块的价值越来越小。

要使得集成的方案具有效率，必须保证获得集成的系统之前各分系统已经实施。要想使一个系统最终完成并全功能运行，至少需要2-3年。ABC是用来解决你的业务问题、根据其提供的信息应对变化的，你的竞争者不会等到你的集成系统运行了才抢走你的业务，你也不可能等待。ABC是一个决策支持工具，需要按运作的实际情况设计模型，建立一个刚性的基于会计系统的ABC结构是不可能适应作业成本预算这类的决策支持工具的。

你很少能找到一个在各方面都很好的公司，像SAP和ORACLE这样提供集成ABC模块的公司，ABC不是他们的主要业务，如果你认为他们的ABC模块比其他的ABC系统更好是不对的。你所需要的ABC软件是在方法和软件柔性方面要满足你的需求，最适合你的ABC项目的选择。

许多正在使用SAP系统的组织已经选择了独立的ABC软件包作为他们的建模工具，用SAP提供的信息对模型进行支持。通过这种方法，他们在两方面都做的很好。如果你仍旧认为从长远来说集成方案是一个好的选择，可以用一个基于PC的ABC工具建立一个原型系统，能在短期尽快投入使用，提供一个稳健的ABC系统结构。如果选择更换集成的ABC模块，这个经过测试的ABC体系结构能够被应用到最终的集成方案中。

软件特征：

方法论：选择ABC软件时，需要考虑到一些问题，第一是方法论。确保ABC软件符合标准的ABC方法论，包括多维分析、包括资源作业成本对象三个层次，允许多维利润分析（包括产品 顾客渠道）以及支持作业的成本分析。

兼容性： 可以用其他应用系统来测试你的应用系统。确保你的ABC软件能够与你的当前的应用版本连接。如果ABC软件提供商表示软件支持ODBC，确保与你当前的应用连接。在购买ABC软件之前，可以先在你自己的系统上测试。微软的新版的办公软件为兼容性带来新的问题。因为新版的Access、 Excel 和Word具有新的格式，许多连接工具需要重新开发以适应新的版本。

开放性：许多ABC软件构建于封闭的数据库或者私有数据库，这意味着你只能与ABC软件系统允许的数据库连接，这对于报表和连接程序非常关键。确保能通过连接工具获得你的ABC模型需要的每一个数据。数据库开放性越好，你就越容易获取外部数据。

架构：ABC软件采取不同的方法建模或者设计，两种不同的方法是：作业清单方法、流程分配法。作业清单方法关注消耗组织资源的作业，并把这些作业准确分配到组织的产出。通过这种方法：你可以通过作业动因准确追溯成本对象的成本到作业，通过作业和资源动因，可以追溯到资源或者账户。这种方法提供各个层级都绝对透明的成本数据，并准确反映动因的消耗。过程分配方法与作业清单法不同，所有的作业形成过程，过程分配到成本对象，每个过程通过一个能很好描述过程产出的成本动因分配到成本对象，但是丢失了过程消耗作业的细节数据。这种方法有利于收集数据和构建作业成本核算模型。但遗失了很多用于分析的细节。是作业产出而非过程产出导致资源消耗。你是通过建模来了解你的成本与产出的关系。过程分配在建模与对过程成本计量上好像是一种好方法，他可用于流程改进与仿真，进行”what-if”分析。事实上，作业清单法也能做到这一点。在作业面向成本对象分配的同时，也可以把作业面向过程分配，通过这种方法，你可以计量过程成本进行“what-if”分析，同时具有完全通明的成本对象成本。作业清单法在两方面都能做得很好。

价格: 根据选择不同，ABC软件价格从2000美元到30000美元不等，最昂贵的软件并不一定是最好的。要确保你按照你的需要对软件进行评估。如果价格是一个很关键的因素，可以进行性价比分析。只购买你需要的功能，许多ABC软件提供基本的软件包和附加的功能模块，不要购买整套软件，如果你不需要全部功能的话。软件通常按照用户数进行报价，如果你是第一次购买，不要一次购买20个license，先购买较少的用户数，在需要的时候再增加购买用户数量。应该避免在开始的时候批发license，因为你有可能根本用不上。很多情况下实际只有2－3人使用ABC软件，其他人只使用ABC软件提供的结果。要注意维护费用，许多软件提供商按年收取软件价格的20％作为维护费用。逐项检查各项服务，如果没有按照预先的声明提供服务，可以重新讨论服务费用，要确保你的付出都获得了相应的价值。

从何处开始

当所有的选择和变数都已经明确，那么我们从何处开始呢？首先，不要着急。你不需要在ABC项目开始之前就选定你的ABC软件，决定可以在实施过程中，你已经对你的ABC模型有一个大致的轮廓，对于ABC的输入输出有比较明确的期望之后做出。

实施开始：我建议ABC实施小组包括决定购买软件的人，这个决策需要在实施小组经过了实施培训并且已经建立了ABC的总体框架后做出。这将使得软件在以下方面大体适合：

资源的类型和资源的复杂型；

作业中心的数量；

作业大致的数量；

是否存在交互分配；

作业面向作业分配的层次数；

成本对象的维数或者层次；是否存在对成本对象的特殊的命名习惯；

需要多少成本对象

是否需要一个物料清单（BOM）；

作业清单直接面向成本对象分配；

需要从那些系统获取数据，他们的类型；

ABC数据的主要的使用者；

ABC项目的目标；

……

列出一个特征清单，并把他们安照重要性排序；

其次：作一个能满足你的需求的各种软件的对比表。一些软件提供商会提供演示，或者至少提供软件介绍信息。从这些信息以及软件的其他用户的情况对软件进行初审，确保获得软件的其他用户的真正使用者提供无偏见的评论。

一旦完成软件的初次选型，就可以对各供应商进行评估。如果两个软件功能一致，他们的对你的需求反应差别可能导致评估结果的差别。把所有这些收集到的信息进行对比，然后做最后决策。如果你愿意，有很多优秀的咨询公司可以帮助你完成这个决策过程。

软件系统切换：

上面的评估过程对于ABC软件的新加入用户和老用户都适用。我经常发现很多用户仍旧在使用多年以前购买的软件，因为他们用的顺手并知道怎么使用它。随着每数月都会出现革新的技术，你不必担心重新评估你已经做出的选择。如果现在又推出了更新更好的软件，并且你选择的软件对于你的需求并不完全满足，不要担心更换软件。如果通过当前软件你已经获得必要的提高，切换总体上说是容易的和值得的，你的目标是得到最好的结果，如果你当前的软件不能满足你的需求，你就不能得到最好的结果。和任何技术一样，你需要经常与变化保持同步，并准备更换你的系统，以通过最小的努力获得最好的结果。

总体上，作业成本软件处在不断变化发展中，尽早建立你的目标和需求，研究所有可获得的信息，寻找到能支持你的需求的软件。最后 ，软件并不是你的ABC实施项目中最重要的部分，它是必需的，但是不能影响建立正确分配方法和设计一个满足目标和需求的ABC模型的重要性。

Jim Gurowka, 前加拿大大众公司的高级财务分析师，Focused Management管理信息公司的副总裁。

附录：作业成本软件商名录

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