IT预算的内容与编制方法

公司和IT部门所面临最艰巨的挑战之一就是IT预算的管理问题。一些公司一直在努力避免迷失于IT投资快速增长的状态之中，但它们却很难看到不断增长的IT开销能够带来明显的商业价值。IT费用的超预算或预算过高已引起CEO/CFO的极大不满，更为雪上加霜的是，各业务部门还认为没有得到IT部门高质量的支持，因此，编制一份获得确认的IT预算是解决这一问题的有效途径。

对于CIO来说，如何编制年度预算是个大难题。CEO认为IT部门是个成本中心，当然对预算一审再审，每一块都要花在刀刃上。而CIO认为，IT建设事关企业下一步的发展计划，重之又重，当然不能因小失大。编制预算，是每一个CIO职业生涯中的一个重要方面。对CIO而言，善用预算工具，其所起到的作用并不亚于制定一份中长期IT总体规划。在每年一次的IT预算中，CIO需要明确界定各IT项目、制定出各项目详细的资金预算、实施计划，使企业高层能够清楚地掌握信息化建设应投人的费用及资金时间表。它不仅是保证IT项目成功实施的基础，也为CIO进行投资回报率分析提供了一份很好的财务数据支持。

一、IT预算的内容

一般而言，IT预算应该包括两方面的内容：资本支出和日常费用。

1、资本支出

资本支出所创造的是资产，是供以后若干年消费的，也就是企业计划上线新的应用软件及基础设施升级的费用，如投资一个ERP系统的支出。日常费用指的是运行原有信息化系统需要的日常基础费用，如雇员的工资、电费等。

对于信息化实施较为成熟的企业来说，大部分IT预算用于日常维护，经常占到了总额的80～90%。相对比较少的一部分资金用于新的投资或者初始化投资。对于目前大部分信息化基础较弱中小企业，其中IT预算有很大一部分是用于新系统上线和人员的培训。另外，很多大型企业正面临提升供应链管理水平或商业智能，例如实施SCM和CRM系统或BI，以大大提高他们供应链反应能力或改变客户体验等，而上线这些系统需要建立大型的数据库和存储设备等，因此，上线新系统可能在某时间段内的投入也会非常大。

资本支出是一个CIO用以推动某种变革的最重要的工具，人们评价一个CIO的能力，往往是通过考察他对资本性支出估计的准确性。资本支出通过包括硬件和软件（还包括许可证）。这些软件和硬件是实施系统不可少的，同样还包括各种相关专家的服务费用，如咨询费等。对于企业来说，典型的资本性支出项目一般包括以下项目：企业核心系统（ERP、CRM、PDM、BI等）、电子商务（B2B、B2C、合作伙伴网站等）、网络（IP语音、无线接入、PDA等）。对于资本支出需要重点考察它的优先级别，可以分为绝对必要、重要、需要、推荐等级别，并结合企业发展战略综合考虑。

资本性支出的主要项目包括：

硬件成本：指的是企业在IT系统的硬件支撑设备上的花费，包括中央处理单元、局域网设备、存储设备、系统外设、广域网络设备、个人计算机、便携机及内部服务器等。

软件成本：是指企业在软件方面的投入，主要包括操作系统、工作流工具、应用系统、数据库、员工个人管理工具、系统监控工具及分析软件包、许可证费用等。

服务费用：聘请各种相关专家的服务费用，包括专家咨询费等。

2、日常费用

IT预算中的日常运作费用一般被认为是最经典的预算内容，预算中的费用主要包括：

人员成本：主要指企业对与IT系统相关的人力成本的投入，主要包括员工薪水、交通费用、日常开销、员工加班费用、培训费用及员工差旅费用。

硬件维护：主要指硬件的折旧费、维护费、修理费和硬件租用费。

软件维护：包括软件的维护费（客户支持、更新升级）、软件租用费和其他费用。

服务成本：主要包括由线路租赁、安全服务、系统灾难恢复、信息系统外包服务及人力资源服务等产生的成本。

系统迁移费用：企业内部系统迁移所需要的费用。

二、IT预算编制的基本模式

常用的编制IT预算方法主要有自上而下的方法和自下而上的方法。无论采用哪种方法，在编制预算前，CIO需要确定具体的IT技术、系统、活动、流程和人员，这些是预算的重要组成部分。另外，IT预算一定要涉及所有相关部门，并保证各费用项目与IT预算负责人的关联准确。自上而下编制预算需要回答以下四个问题：有多少钱用于IT服务？此预算下必须提供哪些IT服务？在该预算下对必需服务内容能提供什么水平的服务？谁来提供这些服务，是IT部门、业务部门，还是合作方？自下而上需要回答以下五个问题：要提供哪些服务？目前提供了哪些服务？服务标准应提高吗？要增加哪些服务？现有的服务和服务标准是必须的吗？

IT预算一般按一定比例根据企业收入增加或缩减，但不同的商业环境、特定行业的要求以及各企业商业目标的不同也会对IT预算的水平产生影响。根据经验，制定了先进IT规划的企业一般将它们的收入的4%到5%花费在IT上。

IT预算编制的基本模式包括以下元素：

新预算＝基准预算

+ 以前投资的影响

+ 无法控制的增加项目

+ 新投资

- 节省成本

+/- 扩展或缩减的目标

基准预算是指上一年的预算。

以前投资的影响主要是指以前资本性投资的折旧。

无法控制的增加项目包括项目如必要的维护，或无法控制的软件许可证费用的增加，或者由于规定、法律、安全要求引起的变化，还包括由于技术短缺引起的员工工资的增加。

新投资主要包括新投资项目的启动成本和资本资产的第一年折旧。

节省成本是IT部门涉及的所有成本降低的总和。IT部门可以采取多种可能的方法来降低成本，如重新协商或选择供应商、实现IT部门的自动化、重建业务流程、实施IT资源的收费、充分利用地区成本差异他和充分利用颠覆性技术。

企业CEO或CFO提出的年度预算扩展或缩减目标。

从IT预算编制的基本模式可以看出，CIO可以通过影响CEO或CFO的决定，并通过演示IT投资的商业价值的增加和累计的跟踪数据，要求提高年度预算目标值。该模式中的两个变量从CIO角度来看是可以控制的，那就是计划的新投资和节省的投资。因此，对于CIO来说，通过成本的节省可以用同样的预算完成不同的事情，当然如何进行软件、硬件、安全、咨询、维护和培训等不同项目的预算配比，需要依不同企业而异。

对CIO而言，做IT预算的原则或核心挑战在于如何有效制定IT年度计划。IT年度计划是IT预算的基础，而业务需求则是IT年度计划的根本所在。IT预算一般要在业务部门都报完预算后做出，因为这样才能很明确地知道哪些业务需要IT技术的支撑。

三、IT预算编制的一般过程

根据前面对IT预算内容和模式的分析，我们把IT预算编制的一般过程归纳为以下几个步骤：

研究、访谈、计算。在预算过程中，对历史的预算情况进行研究，计算预算的实际执行情况和投资回报率。在制定预算之前，CIO要与业务部门有效沟通，了解业务部门需要重点解决的问题，从而正确制定出满足企业业务、管理发展需要的IT预算。

确定资本性支出。根据企业发展战略和IT发展战略，确定新一年度的新的投资项目，并确定各个项目的优先级别，并及时与业务部门和企业高层进行沟通，针对每项投资设定相应的目标。做预算时，需要权衡哪些项目该写人预算列表，哪些项目要推迟到下一年去做。权衡的原则是这个IT项目是否符合企业的发展方向。另外，能否支撑企业的核心业务，最后则要衡量其是否能企业最突出的问题。

确定日常费用。从人员、硬件、软件、服务等方面确定当年的日常费用。将费用与前1到2年的费用情况进行对比，并作适当的调整。

将资本性支出和日常支出进行合并。在新的年度预算中考虑新投资项目对预算的影响，计算IT总预算，并计算IT占企业收入比例等。

编制最后的材料。编制完成年度IT预算后，做完了再征求一下其他部门的意见，以形成最终的预算结果。最后，CIO还需要用能听懂的语言与CEO或CFO进行沟通，良好的语言表达能力、整齐干净的报表、漂亮的PPT，是帮助他们理解预算的捷径，甚至是直接关系到预算是否通过的重要因素。利用临门一脚的发挥，预算报表得到CEO的理解，CEO就有了站在企业管理高度审视预算并提出合理化建议的机会。这对于CIO来说，也是一个提升。

对于一个CIO来说，制定IT预算还必须考虑到风险控制问题，通过预算中一部分资金来来应付意外情况是十分有必要的，能够帮助解决由于个人考虑不周或者需求变更时出现的问题。在建立合理的信息化管理体制、模式和组织体系，健全和规范信息化管理的机制与程序基础上，通过合理进行IT规划、严格IT预算控制体系、集中管理、标准化和强化项目管理可以有效地控制IT预算的执行。

IT预算管理和效率成本的降低，不仅对企业保持运营是必要的，而且也是CIO有能力投资开发未来IT商业价值的基础。合理的IT预算，不仅能为企业获取经济上的效益，还能帮助企业尽量压缩和控制IT的成本。CIO在掌握IT预算的内容与编制方法的基础之上，根据企业发展战略与企业的现实情况，通过编制合理的IT预算，不仅能够从战略上体现IT的商业价值，而且能够按照预期对IT项目进行有效地管理，实现IT预算的真正价值。