CIO：拿十二分精力 保基础数据准确

措施二：数据收集的标准化。

若要提高数据的准确率，数据导入信息化管理系统是一方面。另外，在数据的收集方面，也需要注意标准化。我就再拿我自己公司举个例子吧，看看如何实现数据收集的标准化。

　　1、 制作标准化的表格。

　　当公司有员工需要申请建立一个新产品信息时，就要先找到一张对应的表格。我们公司对于各类产品信息，都有一张对应的表格。申请品号的时候，要拿着这张表格向各个部门人员确认信息。如想在信息化管理系统中申请一个套筒的产品信息时，就需要在网上找到一张“套筒类产品品号信息申请表” 。在这张表中，这个品号需要填写哪些信息；哪些信息时必须填写的，哪些则是可有可无的；并且各种信息时归哪个部分负责的，都要明确的标识。如对于一些必需要填写的信息，可以利用蓝色的底色表示。

这么做的目的，就是要让全体员工知道，建立某个品号信息的时候系统需要知道哪些信息；特别是哪些信息时不能够缺省的。如此的话，员工一看到这张表格，就知道该如何填写，直到需要填哪些内容。在基础资料收集的时候，也就不会漏掉。

2、 单据流转的电子化。

申请表格在各个部门流转的时候，最好能够通过电子表格来实现。一方面，有些员工写的字实在是小学生水平；或者有的写的是龙飞凤舞。但是在其他员工眼中则好像就是天书。所以，手写的资料，到信息输入者那边就可能会发生歧义。

另外，电子表格的话，信息管理员可以直接通过复制、粘贴把信息输入到信息化管理软件中。这明显可以提高信息输入的速度与准确率。就算你打字的准确率有多高，但是百密一疏，在信息管理员打字的时候，很可能基础数据会发生“二次污染”，不小心打错字了。原来基础资料是准确的，但是输入系统时却发生错误了。最后导致功亏一篑。而通过复制粘贴功能的话，可以最大程度上避免用户打字错误导致的数据输入错误问题。

3、单据审核的标准化。

当单据中的内容填写完毕之后，这个品号信息并不是马上就可以输入到系统中去了。而是要经过相关人员的审核后，才能够输入系统。对于这个表格需要哪些人审核，则需要预先制定出来。

我的企业现在是采用电子文档作为品号信息的单据申请表。一般来说，一个品号信息确认好以后，需要有产品开发、采购部门、财务部门、质量部门四个部门负责人签字后信息输入员才能够输入到ERP系统中去。为此，我给他们四个部分负责人分别准备了一个电子印章。作为信息输入员，只有在品号信息申请表中看到这个四个印章之后，才能够把这个品号信息输入到信息化管理系统中。否则的话，他就有权拒绝信息的录入。

通过这一个审核流程的标准化，就可以防止一些未经过负责人审核的数据录入到系统中去，从而提高了信息化管理系统中数据的质量。

措施三：在系统中实现技术层面的限制。

除了在基础数据前提整理的时候，要注意数据的质量以外，在用户输入信息化管理系统的时候，系统也要能够进行一些自我的判断，以提高系统中数据的准确性。具体的来说，可以在系统中添加一些约束。

如有些内容我们只允许输入价格或者数字，当用户输入了非数字的内容时，则系统就会提示错误信息，提示说“输入的数据不合法，让用户重新核对数据”。这就可以保证输入的数据至少是符合一定的语法规则。

如我们还可以通过对字段合并的方式，实现字段内容的排序与内容完整性的控制。如对于产品规格信息，可能包含五部分内容。则在系统设计的时候，就设计五个虚拟字段。员工在输入数据的时候，需要分别向这个五个字段中输入相关的内容，并且把这五个字段都设置为必需输入。等到保存的时候，系统会把这五个字段自动合并为一个字段，并且在中间加入我们指定的分割符，保存到数据库系统中去。如此的话，我们通过这些约束，可以强制实现某个字段内容的完整性。

另外，我们还可以通过字符掩码来实现输入格式的限制；可以利用列表的形式提高输入的准确性；等等。总之，我们可以凭借系统的力量来提高基础数据的准确性。

来源：eNet硅谷动力

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