CIO:拿十二分精力 保基础数据准确

作者:Nigel
2008/10/6 11:11:25
俗话说,信息化项目三分软件,七分实施,十二分数据。可见基础数据的准确性对于信息化管理软件来说,是至关重要的。

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本文关键字: CIO 信息化 项目

俗话说,信息化项目三分软件,七分实施,十二分数据。可见基础数据的准确性对于信息化管理软件来说,是至关重要的。所以对于企业CIO来说,不仅要抓项目,而且也要打起十二分精神,来关注基础数据的准确性。

措施一:按固定格式填写基础数据,可以发现常规错误。

  在信息化项目中,不但企业的工作流程要走标准化的道路,而且基础数据的建立也要实行标准化。也就是说,要让用户在导入基础数据时,按固定的格式进行导入。

如笔者在企业中负责实施企业资源计划项目的时候,就非常重视基础数据的标准化,如产品基本信息。我们企业有生产一款五金套筒的产品。其根据所用的材料、表面处理、大小不同,有很多种规格。粗略估计了一下,光套筒这类产品就大概有近200个品号。在上ERP项目之前,这些产品的规格信息没有一个统一的规范。如有的在规格中有标明表面处理方式,而有的没有;有的在规格中有指名具体的尺寸,有的却没有。对于老员工来说,他们清楚这代表了什么意思,没有指名的就是普通的表面处理。但是,当新员工进来的时候,由于不明白其代表的是什么含义,所以就不怎么清楚了。有时候甚至会犯错误。

 在上信息化管理系统的时候,这种基础资料时不合格的。在整理基础资料的时候,我跟产品研发部分的负责人碰了个头,专门商量这个编码的问题。后来我们两个达成一致意见,在产品规格信息中各项内容必须写全,而且必须按一定的格式书写,如按产品尺寸、所用材料、表面处理、颜色等顺序一一书写,不能够漏写,而且各个内容的字数要保持一致。并且,制定了具体的编码规则。这个规则制定好之后,通过质量、采购、生产部门等确认之后,就在公司中推广起来。采取这种编码的话,可以发现一些常规错误。

如作为我们项目管理员,由于对于产品的规格信息不怎么了解,那要如何去检查基础数据的准确性呢?若我们规格信息的编写规则统一了之后,则我们只需要去看看这个长度是否一致,顺序是否统一。通过报表或者Excel工具,就可以检查出产品信息输入员在输入数据的时候,有没有漏掉什么信息等等。所以,当基础数据标准了之后,可以很容易的发现一些常规地错误。

对于基础数据标准化来说,要做到如下几点:

1、 内容顺序上的标准化。对于某个字段的内容,其所表达的内容要标准,包括其前后的顺序要一致;最好长度也要一致。这一方面便于我们进行检查,同时,也方便我们做其他的一些操作。如有些产品规格信息可能类似,只有产品尺寸上略有不同。则用户可以通过复制,并且修改很小一部分内容就可以直接拿来使用。另外,有时候我们只做报表的时候,有些部门会认为其中的规格信息太长,他们只需要知道产品的所用的材料即可。此时,我们就可以利用相关的字符函数,同意的截取其中的内容即可。可见,在内容顺序上各个基础数据保持一致的话,对于我们后续的操作会带来很大的便利。

2、 当某项内容确实没有的时候,要用“NULL”等方式表示,不能空白。因为若没写的话,我们不知道,到底是用户漏写了呢,还是确实没有。说实话,也不是信息输入员要偷懒,他们在输入相关信息的时候,有时会在不经意之中,会漏掉一些信息,他们自己也不知道,而且事后也很难查出来。现在即使是空的内容也必须用NULL等字符表示出来,这就可以最大限度的防止类似错误的发生,提高数据的准确率。

3、 有时候同一个字段中,可能要表示多种内容。如在产品规格中可能同时要表示尺寸、材料、颜色等信息。为此,在各中内容之间一般都要利用分隔符进行隔开。基础数据标准化的第三个要求就是这个分隔符好统一,并且需要唯一。统一指的是全部的基础资料都要利用这个分隔符进行分隔。唯一指的是这个字符能够被用来当作分隔符。如有的产品名称中,会包含“-”这个符号,那么这个符号就不能用来当作分隔符。否则的话,会容易混淆;而且,也不易于对数据进行一些整批的操作。所以分隔符要保持统一并且唯一。

4、 在对基础数据进行规范的时候,可以按产品的分类来规范相关的输入标准。有时候,要对虽有的产品信息采用统一的标准是比较困难的,而且也不怎么现实。如产品信息中,成品的规格信息跟原材料的规格信息就很难统一起来;而且即使原材料基本信息中,包装材料与零件之间的规格信息也无法保持一致。所以,针对这种情况,我们不苛求虽有的产品资料都采用统一的编码规则。但是,对于同一类的产品,如零件中的套筒这类产品,则我们要求其具有统一的书写规范。

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责编:张赛静
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