AMT咨询：流程优化成功推行的五个必备条件

基于问题反馈/流程优化建议。这一条比较被动，需要发动广大的员工来提优化建议或反馈问题，所以营造氛围与激励员工非常重要。笔者觉得，首要的是要建立问题反馈与流程优化建议的渠道，而且要有专人进行管理，对提交人要及时地给予回馈。如果公司已经有比较好的IT平台，建议做成在线问题/建议收集及电子化需求管理流程。其次，要重视问题反馈与流程优化建议的评审，除非事实描述是错误的，否则每一个优化建议都是值得鼓励及认真思考的，而不能简单地否定。最后，对建议人要进行激励，激励包括物质与精神两方面。在流程管理推行初期，为鼓励大家多提问题与建议，只要能提（前提是问题描述符合事实），就要给奖励。另外，当流程优化建议被采纳并产生效果的时候要再次激励。通过精神激励，可以提升员工的被尊重、被认同及成就感，往往比物质激励更持续、更有效果。

在企业流程优化初期，这是一条非常重要的需求渠道。因为此时放眼望去，遍地都是问题与改进机会。另外，天天在业务流程中操作的员工最懂流程，最理解流程的问题与改进需求。

条件2：建立组织支撑。

简单地说，就是要保证不同层级都有人来参与到流程优化工作中：有人规划与决策、有人担任项目经理负责推行、有人执行、有人对流程优化项目进行管理。

通常来说，以下三类角色通常是必须具备的：

1）流程优化决策组织，比如流程优化指导委员会，变革指导委员会等。其主要职责包括：

● 对年度流程优化项目规划进行决策，即确定年度流程优化项目清单

● 对流程优化项目立项申请进行评审决策

● 对流程优化项目设计方案进行评审决策

● 对流程优化项目过程关键问题进行决策

● 负责为流程优化项目指派项目经理

● 负责为流程优化项目提供资源保障

当然，流程优化决策组织建议分层级，不要事事都到最高管理层，最好大多数常规决策能够在更低层级的团队里。AMT在企业操作的经验，是流程管理部与IT部及业务部代表组成一个团队，直接将大多数常规事情搞定，交给公司高层流程优化决策的只是升级决策事项或重大事项。流程优化决策组织是直接解决流程优化项目开展领导作用的问题，所以如果要流程优化工作常态化，这是首要必备条件。

2）项目管理角色/岗位，通常其职责包括：

● 负责流程优化项目申报需求汇总

● 负责对各流程优化项目进行过程监控

● 负责协助流程优化项目经理进行问题升级处理

● 负责协助流程优化项目经理协调项目资源需求

● 负责组织召开流程优化项目规划、立项、方案评审会议

● 负责组织对流程优化项目经理及成员开展项目管理技能培训

● 负责组织各流程优化项目及项目经理的绩效评估

● 负责组织流程优化项目验收评估及资料归档

虽然项目管理大都是秘书类的工作，但却是整体流程优化项目管理流程执行层面的发动

机。正是通过这个角色，可以将流程优化项目有效推动，让项目运作管理过程能够规范、有序地运转起来。

3）流程优化项目组。根据经验提出以下几个关键注意点：

● 重大的流程优化项目最好挂名一位高层作为项目总监或赞助人

● 重大复杂的流程优化项目最好为项目经理配置一名优化秘书/助理或项目副经理

● 流程优化组员通常要包括流程管理人员、IT管理人员、业务人员三方人员

● 流程优化项目组最好要有正式的项目组任命公文