如何提高开会效率

我们经常会发现，开会的效率不高，甚至会开完了却没有得到任何结果，我们经常遇到的情况是：开会的时候太不严肃了，10分钟当中有5分钟甚至更多的时间是在说一些无厘头之类的玩笑话；开会的时候没有明显的Agenda，所以时间得不到控制等等。但也并非所有的会议都如此，事实上，大家形成习惯的一些例会，却有着不错的效率和规范的流程，因为大家都习惯这么做了，而一些临时的小会议，则比较自由散漫，所以呢，我现在的经验还是告诉我，关键是形成习惯，因为对于如何组织高效会议的各个常识点，大家都知道，就是临时不落实，只要形成了习惯，一切就变得简单些了。

关于会议前的准备工作：

1、搞清楚本次会议的主题是什么，需要得到什么样的结论对于稍大一点的会议，这一般不成问题，因为我们一般会写PPT，在PPT的第2页我们习惯地会将会议目的写下了，但对于临时的不写PPT的小型会议，一不小心会忽略这一点，但很好的一点是，TEAM中现在都习惯性地问一句：今天的TOPIC是什么？等等。所以开会之前需要将这个稍稍总结成一句话，并明确地告诉与会者，然后在会议的过程中执行下去。

2、邀请合适的人参会不要（一般也不会）将会议邀请发送给整个TEAM，除非真的需要，而是挑选相关的人来参加会议就可以了，否则，不是人多力量大，而是人多浪费的时间也多。我们以前的某个例会是全TEAM都参加，后来发现这并不可取，因为其中一部分人根本就不关心另一部分人的事情，所以后来，我们将例会分成几个小会来开，相关人等组成一个小组来开会既节约了时间又提高了大家的注意力。

3、时间和地点很简单地，特别是时间，要注意到大家的时间安排，在Outlook中是可以看到这一点的，不要大家都很忙的时候去组织一个会议（除了按时召开的例会等等），不能随意Delay。组织者得提前一些时间去准备会议，比如投影仪等等。

4、拟定会议日程非常重要，特别是会议中需要讨论的东西较多时，先讨论什么后讨论什么，花多长时间去讨论，这都得在会议之前计划好，否则，会出现同一时间讨论多个问题，甚至交叉多讨论，以及一个问题纠缠很多时间。

5、设定会议规则。这大家都应该知道，比如手机开成震动，不要开小会等等，对于这些Common Sence型的东西，没必要每次都拿出来念，又不是入党宣誓，但得选取一些就本会议比较相关的点在会议开始时先申明一下：先说后不乱。

会议中需要注意的几点：

1、理解你的听众。

无论是会议组织者或是参与者，在发言时一定要主要到本次会议的目的是什么，你的听众想要得到的是什么，不要只顾自己表达而跑题或就对同一个主题用一些乱七八糟的证据强调无数遍，浪费时间。

2、会议组织者要严防跑题和浪费时间。

经常会出现的情况是，讨论到兴致很高的时候就扯到一边去了，要设法将大家拉回来。另外，对于一些虽然与会议相关，但并不是与会者都关心的事情，或者说利用会议上这点时间根本的讨论不清楚的事情，在不影响会议正常进行的情况下，要及时打断这种探讨防止拖延会议，比如可以就其中的几个人在会后可以另开一个小型会议来探讨这个话题，而不要让其阻塞会议的进行。

3、防止冷场。
当出现冷场的时候，会议组织者要设法提出一些点子来激活大家的思维，而不是被动地主持会议。

4、及时总结。因为经常会出现与会者注意力不集中的情况，所以组织者简要地总结和重申一下发言者的观点，既可以拉回大家的注意力，有可以让会议显得更有节奏感，以及能明显地看到会议的输出而激励大家。

5、对事不对人，缓解冲突。

讨论问题就问题本身，而不要对个人或团队，否则会场就战场了，另外，感觉到火药味时，要及时缓解气氛，与会者要注意，组织者更要注意到会场气氛，并且，千万不能偏袒。

6、总结会议。

指定任务或下一步几乎会议不能不了了之，如果得出了结论，结论是什么，得在会议结束前总结出来，如果没有得出结论，那我们今天得到了什么，进行到哪一个阶段了，接下来要做的是什么，等等都要在会议结束前总结或规划出来。

7、会议记录
会议记录，不仅仅是对所得到结论的归档，更是下一步要做的事情的凭证和跟踪，否则会议结束后会上的结论以及计划是否得到实施就无从得知了。