BI项目管理员的四大悲哀

失败的项目管理员，各有各的不幸。笔者从事了多个BI项目的实施，也带过不少的BI项目管理员。对这些项目失败与成功的案例进行分析，笔者发现BI项目管理员有四大悲哀。不知道各位读者是否也有这种悲哀呢？

一、非常出色的完成了本来不用实现的需求

有些项目管理员花费心思完成了某个需求，结果却发现用户对这个内容可有可无。这就是在做无用功。这种错误其实笔者在刚做项目的时候也经常犯。如笔者一开始在一家家电卖场实施BI项目时，跟相关用户沟通后发现他们需要一个需求。然后就埋下头开始闭门造车。等到笔者非常出色的实现了这个需求给用户演示时，他们却说他们的原意并不是这样的。笔者这几天加班加点都打水漂了。那么该如何来消除这个悲哀呢？笔者有如下几个意见。

1、在需求实现的过程中，要加强同用户的沟通。笔者认为，之所以项目管理员有这个悲哀，很到一部分原因是同用户缺乏沟通所造成的。在需求调研以及实现的过程中，如果能够不厌其烦的跟用户进行确认，那么就可以少走这些冤枉路。

2、不要用“相当然”的态度对待用户提出的需求。当用户提出某个需求时，如果项目管理员以前做过这个需求，就会“想当然”的去接受。利用前期项目的经验去实现这个需求。可是由于不同的企业有不同的特点。虽然需求的内容相同，但是其细节方面会有不少的差异。失之毫厘、差之千里。最后实现的需求就可能跟用户所要的内容相差很多。为此当用户提出需求时，即使这个需求项目管理员以前遇到过，也需要不断的向用户确认相关的细节，包括数据背后的逻辑关系、企业对这个需求的特殊考虑等等。

二、权利不够 无法调动企业的资源

三分系统、七分实施、十二分数据。BI系统的运作主要靠基础数据的支持。而BI系统所需要的基础数据主要来源于各个部门的日常业务。这也就是说，BI项目需要企业从上到下各个部门的支出。这就要求BI项目管理员在企业中要有比较大的权利。只有如此，才能够去派遣其他部门的员工，支持BI系统的运作。可惜的是，不少失败的项目或者效果不理想的项目，都是由于项目管理员权利不够、无法统一调配企业的资源所造成的。对此笔者有如下几个改善意见。

一是需要将BI项目上升为一把手工程。笔者现在给企业做BI项目时，都会见以企业，让企业的一把手作为BI项目的负责人。这个负责人需要能够调配企业所有的资源，特别是员工资源。毕竟在BI项目前期，基础资料的整理以及规范，需要耗费员工大量的时间与精力。如果没有一把手在那边压着，这项工作很难做好。

二是需要取得“尚方宝剑”。如果企业的一把手比较忙，而有相关的部门经理作为BI项目负责人，那么这个用户应该有“尚方宝剑”。这个项目负责人拥有这把宝剑之后，就可以支配其他部门用户的工作。说句难听的话，人都是自私的。现在如果让分配用户去做一些额外的工作，如果这个支配者没有相当大的权力，估计人家不会理你，或者说采取应付的态度。为此笔者这里特别强调项目负责人的权利。

三、基础数据不准确 导致BI项目寸步难行

BI项目负责人的第三大悲哀是项目上线后，发现系统运算的结果与实际测算的结果相差很大。回过头来一分析发现原来是基础数据不准确导致的。后来没办法，只有回过头来再整理基础数据。BI系统的功能就是对现有的基础数据进行统计分析，然后为管理者的决策提供数据上的支持。如果基础数据不准确，那么就会导致BI项目寸步难行。故项目管理员需要采取恰当的措施来保障基础数据的准确性。

如可以将这个责任分配到个人。在整理基础数据时，可以根据部门将责任落实到个人。项目管理员可以提供一个标准化的格式，如设置好格式的Excel表格。用户只要将自己的数据往这个表格中复制即可。当然，用户必须对自己复制的数据的准确性负责。如果其整理的数据出现错误，那么这个用户必须接受一定的惩罚。

在将基础数据导入到BI系统之前，要对数据的有效性再进行一次验证。对于用户提供的数据，我们不能够完全相信。在基础数据导入之前，需要对数据的内容进行一次合法性的验证。这个验证只是语法上的验证，而不涉及到数据的内容。如提供的日期格式的数据是否符合要求。在数字类型的单元格中是否有字符型的数据等等。这是一些低级的错误，但是用户也有可能会犯。在将数据交给BI系统进行分析之前，这些低级的错误应该能够被项目管理员所识别。

四、领导不重视 喜欢员工手工报告

BI项目的第四个悲哀是领导不重视BI系统。BI系统是对基础数据的分析汇总。通常情况下，下面的员工负责提供数据，然后BI系统进行分析，最后的结果是有领导层来看的。但是在实际工作中，并不是这样的。领导层基本不看系统的报表，而是有下面的员工将报表整理出来后，拿给领导看。在这个整理的过程中，用户就会将一些错误改正过来。注意其更改的是最后的结果，而不是基础数据。这也就是说，BI系统中的数据永远都是错误的。这显然并不是管理者想要看到的结果。

笔者认为，领导层应该自己直接去看BI系统的报表。笔者这里举一个自己客户的案例，来谈谈这么操作的重要性。这家企业系统上线了一年多时间，可是系统运行的还不够好。这并不是说系统本身不好，或者实施的不好，而是用户提供的基础数据质量不过关（有的数据提供不完整或者数据不准确），从而导致结果有问题。后来这家客户的老总火了，规定所有的经理在开会时，不能够再使用手工的报表。而必需直接使用系统的报表进行开会。为此还特意在会议室购买了投影仪设备。

这一招非常的灵光。企业一把手这么要求各个部门经理。各个部门经理出于自身利益的考虑，就会严格要求手下的员工，及时更新数据，并且要保障数据的准确性。而且在开会之前，这些经理都会先在系统中查阅相关报表。发现报表有问题，就会主动要求员工去核对基础数据。显然，现在由于一把手要求全部使用系统中的数据，此时各个部门负责人就会主动去核对系统的数据。现在由过去的被动改为主动，显然可以提高数据与系统运行的准确性。