透过红色月全食看BI的简单操作

透过红色月全食看BI(商务智能)的简单操作

红色月全食

　　你手中掌握了海量的数据，同时拥有多种工具来移动、分析和发送这些数据，但是要想在恰当的时间将正确的信息提供给需要的专业人士，却仍然是一项棘手的任务。即使有的时候你认为已经获得了必要的技术手段，但用户却拒绝接受。相关厂商不断致力于开发具有新型特性的产品方案，可你是否愿意花费大量的金钱购买了某项工具，而其中很多的功能却无法充分发挥?在这些产品特性中，有哪些是未来可以继续使用的?是否有某种途径可以用较少的投入获得较高的收益呢?

　　症结很简单，这就是复杂性的问题。但不幸的是，目前我们还很难获得具有很强简易性的产品方案。而简易性始终是是我们推广新技术的关键所在。如今在我们的日常生活中，那些已经得到普及的公用设施，如：电、煤气、水以及人们普遍使用的电话、汽车和电视等，无一不是因为使用的简便而得到迅速推广的。在网络浏览器为人们提供一键式的上网功能之前，互联网已经默默无闻地存在了20年。近期，苹果公司推出的超简便的iPod开启了数字媒体播放器的新时代。此外，Google推出的简单界面也使搜索操作得到了重新定义。

　　复杂性带来的高成本

　　与简易性形成对比的是，复杂性严重阻碍了新技术的采用。分析师和咨询公司均已经测算了复杂性带来的高昂成本，尽管具体数字各有不同，但最终结果都表明它将给业务造成惊人的成本支出。根据Standish Group公司的调研结果，在所有IT项目中，大约有66%以失败告终或实施的期限大大超出原定的计划。按照Gartner的调查显示，每名员工每年平均要浪费约一周的时间，来对付电脑和应用方面的各种故障麻烦。IDC公司预测：IT的复杂性在2003年造成了美国公司近7500亿美元的损失。在商务智能(BI)领域，2005年的《信息周刊》调查表明：针对非技术员工的易用性问题是妨碍BI方案部署的首要障碍。

　　这种复杂性对于IT专业人士来说，意味着巨大的机遇空间，无论对大型企业还是中小企业客户，在这些企业中推行简易性，加速采用相关工具，帮助企业削减成本，提高用户效率和生产力，更好地将IT手段与公司的业务目标结合起来。

　　简易性的三大要素

　　BI领域，或者在整个IT行业中，存在复杂性的根本原因在于：这个行业缺乏清晰的概念定义，使得简易性无法起到推动产品设计的作用。这样一种定义必须建立在简易性的三个基本支柱上，即：简便易用的用户界面，适用性好的产品特性，以及实施和管理的便利性。所有三个元素必须同时存在于一个真正意义上的简易化产品中，而IT经理们应该从现在开始就向BI厂商施加压力，敦促他们提供这样的产品方案。

　　简便易用的用户界面

　　用户界面是我们特别需要关注的方面，在过去10多年当中也受到了人们的极大关心，但我们仍然有很长的路要走。在BI领域，用户界面仍旧是妨碍产品普及的制约因素。企业中只有15%的人员在实际工作中采用了商务智能的工具，而且，除非我们在简化用户界面方面取得突出的进步，这种情形很难改变。那些BI厂商始终认为用户有时间去学习相关知识和如何开展复杂的分析工作，但事实并非如此。1959年，Calvin N. Mooers发明了著名的摩尔定律：“当用户感到拥有信息比不拥有信息要痛苦和烦琐的多的时候，他情愿不去使用信息检索系统。”当人们将更多的注意力放在获取信息而不是解决获得信息付出的努力时，摩尔定律很快就被印证到了后者身上。但在充满矛盾的40年间，几乎没有发生任何变化。Cindi Howson 写道：“更强的易用性是将BI成功地推广到更多用户群的关键因素。那些从事IT的人们常常忘却掉，用户可以有很多的方式做出决策。假如BI工具比起那些原有的手段不能做得更好、更件快捷的话，用户根本就不会去理睬它们了。”

　　为了使BI对更多的用户具有吸引力，相关厂商必须着手用户界面的创新工作，帮助那些商务用户，甚至对数据库查询一无所知的用户获得针对业务问题的答案。在这方面，各BI厂商的确已经取得了很大的进展，主要是通过友好的界面轻松地拖拽数据库区域或电子表格的数据行等，最终使用户自己快速地创建交互式的分析。在不需要复杂培训的条件下，用户就能通过拖拽多个区域来创建出复杂的报表、图表和直观的分析。这些工具能访问到各种SQL和基于OLAP的数据库以及Excel表格。近期，有些厂商还开始在拖拽查询模式之外有所扩展，对于绝大多数用户来说不只是操作简单了，而且还引入了以提问为基础的用户界面，让用户以日常的业务术语来提出一些基本的或随机的甚至是复杂的问题，如：“谁是我上个季度中的前5家大客户?”或者“在过去12个月当中，我所负责的地区里，谁是销售额方面的前5家客户?”。这些工具必须具备足够的智能化，以便当一个新的术语被选择了之后，相应的上下文也要随之创建出来，从而确保用户不会针对后台的数据库提出不恰当的查询要求。

　　另外一种可以简化BI用户界面的方式就是彻底消除另外的单独界面，将BI无缝地整合到特定的商务人士的日常工作流中。通常它被称作是“运营级BI”，把数据、报表和分析信息直接在客户的各种应用与流程环境中呈现给用户。在这里，我们将看到BI不再仅仅是了解历史数据和趋势的工具，而是变成实时的、以流程为核心的信息传递与分析手段。利用运营级BI，信息被随时随地提供给需要的人们，而且在大多数情况下，信息消费者不被看作是通常意义上的BI“用户”。无论是与流程有关的风险管理、报价与回款、劳务跟踪、采购、政策相符性或客户支持，BI都可以在流程中或分析流程的工作中发挥出应有的作用，或者流程自身也可以是以决策为核心的。
良好的适用性

　　良好的适用性

　　在最近的调查中，微软公司发现大多数使用者只采用了Microsoft Word中10%左右的功能特性。这一方面是工程师挑战创新的结果，而另一方面也是产品经理的过错，他们总希望通过特性对比击败竞争对手。因此，过分追求产品特性的狂热损害了大多数的软件产品。一大堆不会被使用的功能特性使应用变得很复杂，也使用户很难找到他们真正需要的产品特性。

　　此外，减少产品特性也是需要勇气的，因为这样做是有背于直觉的(人们心理上总希望越多越好)。我们应该为更多的用户提供更多的选择，而Google成功的原因，一部分是由于它的整齐界面为用户提供的选项并不多，iPod尽管功能有限、价格昂贵，却也成为广受欢迎的数字媒体播放器，因为它的使用很直接方便。

　　对于BI项目来说，一个简化特性呈现而又不会欺骗高级用户的方式就是在合适的时间提供所需的产品特性。这意味着开始时只需要提供一些基本的选项，之后根据用户的使用情况，逐步提供更多的特性。例如：在一个报表中，用户可以通过一个简单的选项来查看报表的数据源、正在采用的定义、进行的计算工作等。通过点击一个按键，用户可以迅速地查看到想要的信息，对数据获得信任。我们可以使用户在报表中轻松访问到此功能，在需要时发挥其功效, 而不是把这个选项插放在一个包罗万象的混乱菜单之中。

　　另外一个可以简化特性呈现的途径就是定向分析，在流程中建议应采取的下一步骤。通过被人们称作是“分析应用”的特性，BI厂商目前在提供的预制解决方案中常常包含了某种功能，可以引导用户根据在公司中的职责从一个分析展示进入到另一个展示，而且包括了该岗位的人员经常需要解决的问题。更强的可视化功能，以及包含了对人们日常访问信息的需求和工作流有所认知的职责仪表盘报表，将促使用户很快适应新的应用，与公司中的其他人协作和共享信息，从BI中获取到更大的价值和用途。

　　实施与管理的便捷性

　　作为简易性中的第三个支柱，实施与管理的便捷性要求厂商和IT部门都需要做出改变。如今的产品变得过于复杂，安装的时间很长，维护的成本也很高昂。为此，企业的IT部门开始要求厂商降低复杂程度，“请告诉我如何能快速安装好设备，并开始运行。”“你在减少维护需求方面都做了哪些工作?”

　　IT部门也应该进行变革，IT系统的复杂程度主要来源于过多的系统平台、系统和应用。然而，部署的简便性与整体架构的简易性是同步的，IT部门必须毫不吝啬地整合并精简现有的BI和报表环境。最终的目标应该是在单一的平台之上开展标准化工作，从而进行企业绩效管理、规划、报表制作、查询和分析以及企业的信息管理。这样做了之后，我们将大幅度提升效率，降低成本。此外，它还避免了重复劳动以及多种培训和支持的途径，使人们对系统具有更强的信心。

　　同时，企业还应该对增加简易性的两种趋势进行调查。首先，网络服务使企业能够将最好的部件应用连接到单一服务之中，非常容易地开发并维护功能更加强大的应用。例如：开发人员可以链接到一个网络服务上，按照日期和地点向销售数据库提供天气预报，从而有助于冰淇淋或雨伞的销售商们避开恶劣的天气可能造成的销售下滑。将软件作为服务这一趋势的继续发展也将推动简易化的进程，使人们不必为了某个特定的应用目的而构建和维护某种基础架构。

　　让简易成为现实

　　除了利用上述简易化的三个支柱来推动产品设计外，IT经理们还应该积极正视三项根本的价值理念，使简易化成为企业中的现实。

　　价值理念之一， 关键是人，而非技术

　　85%的企业成功不是由数据和技术决定的，相反它是由企业中的人和流程决定的。技术应该通过改进流程和实现流程的自动化来为人提供辅助。假如说人不得不要屈从于技术的话，那么必将导致混乱、愤怒和低采用率的产生。

　　此外，还有一个重要的方面就是我们不应该只关注数据，应该更多地注重对业务的了解。将数据转化为对业务的理解要求对工作流和工具投入较大的关注，通过对流程和工具的投入，如：数据的抽取、改造和上载(ETL)以及数据质量工具等，我们才能保证数据的质量，针对各项信息计划确保提供单一来源的可靠数据。同样重要的是，用户也要树立自身对数据的信赖感，要做到这一点，用户应有能力检查其仪表盘和报表中的潜在数据源。了解业务的关键在于在适当的时候将正确的信息提供给有需求的人，这就需要对灵活的BI工具加以必要的投入，保证提供给用户的信息能够轻松地访问、理解和采用。最后，BI系统应帮助用户避免数据的错误使用，引导用户进行深入的分析工作，而不要依赖自我感觉或随手改动的仪表盘报表。

　　千万不要被愚弄。无论一个BI系统变得如何的简单或直观，其最终的部署工作永远会需要对系统的用户和企业进行相应的教育工作，使他们了解所获得的益处。请记住，用户都有自己的做事方式，我们需要引导他们去加以改变。BI的倡导者应该大力宣传应用，培训用户，哪怕这种培训只是很简单的网络教育计划，加上举办座谈会，发放宣传单，甚至是针对最佳使用BI的一些小礼品等。这些都将普及足够的知识，推动成功的取得，促使用户挖掘出BI的真正潜在价值。

　　始终关注人，关注他们的流程和对业务的理解，将有助于你实现BI应用的简易化。

　　价值理念之二， 简易性应成为所有IT项目中的最佳实践模式

　　所有的IT项目都必须被看作是一个统一体中的组成部分，遵循相同的简易最佳模式。为了做好这一点，企业高级管理者必须以简易性的领头羊身份出现。此外，那些熟知人们每天的工作内容和如何做的更好或更高效的IT和业务用户，也应该参与到IT项目的设计中来。这项任务通过BI能力中心可以很好地实现，在这里，业务用户、分析师和开发人员共同努力，将人和流程与现有的BI解决方案关联起来，以期达到特定项目的最终目标。

　　价值理念之三，着眼长期商业价值，而不是简单的成本

　　根据Gartner公司的调查结果，一项失败的IT投资的主要原因在于企业的高层管理者往往追求快速和简单的回报，所采取的措施更适合于对BI工具的评估，而不是对BI价值的衡量。实际上，IT的价值是普遍存在而又极为复杂的。根据IDC公司的调研，96%的IT投资回报皆以业务流程的改进和生产效率的提高而显现出来的，成功项目的平均回报周期为一年，总的回报率为430%。

　　50%实施了仪表盘的企业取得了压缩开支50-100万美元的水平，而且50%的企业在一年内或更短的时间内获得了投资回报。虽然IT成效改善的总体价值很难计算，但对IT项目的评估必须按这种方式进行，否则在实际业务活动中就会出现批准的项目以失败告终，而那些没有被批准的项目反而可以带来长期的收益。

　　这种态度或许也将影响到对简易化的投入，因为首先从成本上来看，会是比较高昂的，包括部署新的工具，在单一的BI平台之上实行标准化，按照关联特性的要求花费时间来设计BI项目，实施培训计划，等等。但是，对简易化的投入在某个项目的初期成本中只是很少的增加，其最终获得的收益是显著和长久的。

　　今天就开始行动

　　实现简易化决不是一件简单的事情，即使是那些已经将简易化当作是核心设计理念的公司，也只是触及到了创新的表面而已。真正的简易化要求IT部门采取积极的变革措施去改进产品的采购和开发工作，一旦IT部门清晰地定义好了简易化，其他工作都可以迎刃而解了。之后，请企业的高级管理层对这样的定义给予支持，大力推动相关价值理念的实现，从而确保各项信息工作计划都围绕着简易化而进行。

　　作者系Business Objects中国区首席顾问