请个CIO 踏平BI坎坷路

作者:kaiyun体育官方人口
2007/6/14 9:02:36
本文关键字: BI 实战商业智能

“电子技术到来后,人延伸出一个活生生的中枢神经系统。”麦克卢汉40年前在《理解媒介》一书中写下的这句话,以今天的眼光看,仍有些莫测高深。

  如今,企业的神经系统传来了大量的数据,而人类的神经系统并无处理这些数据的能力,人们迷失在数据之雾中。这种事就在你我身边,一个邻家饮料店的故事可以为证。

在数据迷雾中点亮BI之灯

  1993年,邻家饮料店里卖的饮料只有啤酒、可乐和汽水,进货、出货都由老板记在一个旧本子上,顾客是周围的街坊,全是熟人。过了2年,生意大了,各处开了分号,饮料多了,酒也多了,卖的东西几十种。店里装了自动柜员机,每笔买卖都得摆弄键盘,有点儿麻烦,可省了动脑子。柜员机里记的账天天都打印出来送给老板。

  开始老板每天看,时间一长,看不过来,加个总数就算了。生意该怎么做,老板还算清楚。

  到了1999年,经营的品种过了百,店里用上了财务软件,接上了互联网,周围的店一天天多起来,客人来自四面八方。账单每天打出厚厚一堆,老板瞧着密密麻麻的数字发愣,直嚷嚷生意难做。

  原先,老板很清楚什么季节该卖什么、什么客人爱什么、到时候进多少货、进什么货, 现在看着精确无比但毫无头绪的数字没了主意,弄不清什么地段的店什么好卖,弄不清进谁家的货更合算,弄不清什么样的顾客喜欢什么。

  手下人出的主意五花八门,眼看着利润往下掉,干着急。数字天书蒙住了人的眼睛,老板被裹入到“数据迷雾”中。企业越大,雾越浓重。渐渐地,老板弄不清各地分号的平均收益,弄不清什么样的客人常来,最后惨到弄不清自已的市场定位。

  大雾沉沉如何行路?请个CIO,把数字天书转换成彩色的图、简单的表、概括的信息,让老板的脑神经明白业务状态,做出决策。指引老板在数据迷雾里穿行的灯,就是商业智能(简称“BI”)。

打着灯笼给陷阱做记号

  在CIO义无反顾地实施BI方案之前,需要对四周潜伏的问题做好心理准备,给陷阱做个记号。大量技术性的、行政的和文化上的陷阱,被掩藏在最初的收益/成本分析之下,提醒CIO清理BI环境时,不忘重新考虑企业的战略定位。

  一.行政陷阱,这是BI标准化方案中最大的挑战。
这种最令人讨厌的明争暗斗,往往发生在拥有不同BI环境的集团内部。无论是普通伙计、店长领班,还是母店分店,都会在使用BI工具上争斗,以此来保护自己的既得利益。选择一种环境,抵制另一种环境,简直就像一场政治侵轧。

  二.文化陷阱。多数伙计并不愿意改变他们获取、查看和分析信息的方式,因为这需要花更多的时间和精力,来学习新的工具,从而能看懂新的报表。

  伙计们会抱怨说,如果他们被迫再次学习新的方式,来做过去相同的工作,不会对老板的管理工作增加任何价值。

  另外,伙计们害怕改变。他们担心,使用新的工具或技术,不像自己使用旧的方式那么有效率;他们担心,自己所依赖的信息将会消失,降低自己在工作中获得的声誉;甚至他们还担心,自己将失去对信息的“控制”,不能在融洽的气氛中得到结果。

  在CIO向BI标准化的方向努力之前,有必要了解这些理性或非理性的担心,要有计划地减少这种担心。

  三.技术问题。除了社会层面的因素之外,也许还有一些不可逾越的技术限制。

  一些外地的分店,或许还在使用拨号上网的方式,这种“老牛拉破车”式的在线查询和分析,会彻底击碎伙计们的自信。而处于安全的考虑,又会限制使用下载Java程序或其他“有深度”的伙计。

  最终,BI工具将缺少支持成百上千伙计不同分析需求的大规模化的基本架构。换句话说,CIO无法将HTML报表无声地推到老板面前,而指望着老板能以愉快的心情去看它。

需求分析时抱紧老板大腿

  在BI圈子里,有一句让几乎每个CIO都备感无奈,而垂头丧气的话——“老板真正的需求,往往是从项目投产那一刻才真正开始”。仿佛BI项目天生就是一场吃力不讨好的梦。

  “什么BI需求是有效的,怎么做有效的BI需求?”这两个做BI需求分析时不可回避,却又容易被淡忘的问题,使CIO充满了激情与失落。

  在决定BI实施成败与效果的因子里,需求是雷区最多的地方。就BI项目而言,需求是个让CIO又爱又恨的怪圈。

  几乎所有BI项目,都诞生自BI销售员口水飞溅出的美景,由此激发出老板们充满理想色彩和浪漫情怀的需求。在老板眼里,BI是个婀娜多姿的梦中情人;而CIO们众所周知的是,BI的需求又是一个最折磨人、最让人心力交瘁的顽皮孩子。

  BI的需求为什么会让CIO爱恨交加呢?这还得从BI是个什么东西说起。

  过去几年里,邻家饮料店的老板建立了自己的数据中心,收集和整理了大量的数据。但这些数据带来了始料不及的新问题——数量之大、种类之繁杂,远远超过了老板可以控制和理解的范围,数据库变成了“数据监狱”,数据一进去,十有八九就成了“囚犯”。

  而数据一旦过时,要么被老板束之高阁,打入冷宫,要么就丢入碎纸机,像机要文件一样被销毁。怎么让这些“数据囚犯”变成有价值的决策依据,进而成为有价值的生产要素,就是BI的目的所在。

  BI的需求天生就注定了不好糊弄,因为它是大脑工程,是一把手的工程。决策,本身就是一件很个性化的事情。每个人的思维方式、思维习惯千差万别,加上老板性格取向和个人喜好等因素,好与不好成为一个价值判断,而不是一个是非分明的逻辑判断。

  说白了,BI的需求不会有什么标准的模式,即使从人工智能理论的角度,现在也还没有一个方法可以完全模拟人脑的运作。所以,对BI需求的定义和控制过程,事实上就变成了对人脑的控制过程。

  BI的需求最终是要做到老板头上的,CIO要想抓住老板的思绪,就像按住水里的葫芦瓢一样不可及。与其追着老板飘忽不定的思绪跑,不如抱紧老板的大腿,借着老板的力气拖自己出泥坑。

披荆斩棘摆平BI

BI项目的建设,可不单纯是个IT项目的实施过程,它涉及到经营管理的各个方面,需要上至老板、下到伙计的大力配合。

  CIO要从公司的业务流程、管理流程出发,把BI系统定位于基于业务运作层面的运营控制平台。通过这个平台的建立,规范店里的各种数据集成,建立友好的数据展示界面,为老板提供准确、必需的业务数据,以及基本的数据分析功能。

  发放调查问卷、座谈、讨论等多种调研方式,能帮助CIO细致分析企业的现状。BI项目的实施过程,大致可分为五个阶段:需求调研、项目设计、项目实施以及项目上线验收、项目上线维护。

  在需求调研阶段,CIO需要了解自上到下的业务需求,制定项目阶段性目标,建立一套从公司到部门、再到关键岗位、定义清晰的量化绩效指标,确保组织目标与老板总体目标协调一致。

  BI项目首先是管理项目,只有明确了老板的管理意图,结合实际的业务流程,才能达到老板向往的目标。

  在项目设计阶段,CIO应尽可能拉着顾问公司的专家,和公司的业务专家一道,建立财务分析模型KPI、市场销售模型KPI、客户服务模型KPI等一套完整的KPI指标体系,努力使其符合老板的BI战略规划。

  在项目实施阶段,通过ETL抽取ERP等系统中的数据,设计数据仓库。首先将销售管理的相关数据进行集成应用,然后是仓储、财务等事业部的应用,最终实现公司整体业务信息的集成。各个层次的操作伙计,通过前端工具实现各自的业务需求。

  在BI项目的实施过程中,CIO需要把握整个项目实施的详细框架,找到合适的实施方法,有条理地组织各个阶段的项目活动,安排工作步骤、任务,按时到达每一阶段项目的里程碑……

  实施阶段,CIO应坚持业务趋动而不是IT趋动。管理软件的需求拉动,都是从业务部门牵头做起,而不是IT部门。

  如果业务人员的水平,不足以提出BI的未来管理模型与架构,则老板需要给CIO授权,让CIO要求业务部门配合IT部门,共同协商提出需求模型,以尽量准确地把握企业的业务发展方向。

  CIO要明白,数据报表都是静态的,而企业的大脑——老板的思维是很活跃的,老板通常关心三个层面上的数据:成本、利润和现金流。

  传统的做法可能是:当老板需要得到这些数据信息时,会要求IT伙计去数据库中搜索,最终得到的数据要么是滞后的,要么就是没有针对性的。如果通过BI系统,实现数据及时有效的汇总,会对老板的决策起到有效的支持作用。

  中小型企业,企业的规模和产品线没有大企业复杂和丰富,老板通常希望借助BI,把企业的战略具体化到每一笔他所关心的业务上。老板关心的,就是CIO需要解决的。


  BI项目实施步骤图

责编:姜玲
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