实例印证BI与全面预算管理软件应用走向融合

信息化需求将全面预算管理软件推上台前

某卷烟厂属大中型国有企业 ，全厂一级管理部门28个，二级部门超过100个。近年来，企业日益膨胀的组织规模，日常业务多样化，使得企业监管者面临巨大压力。 虽然某卷烟厂的企业制度建设相对健全、完善，但有章不循、制度落实不到位的现象也时有发生。制度执行当中的监督工作难度大、成本高。企业每年经营信息成千上万条，每天流动资金达数百万乃至千万元。一方面企业数据大量积累，存在信息隔离现象; 但是另一方面，企业已有的ERP系统和其他应用系统大多只能提供相对固定的分析报表，难以满足企业个性化和快速综合经营决策的分析需求。传统上，采用直线参谋制的监管体系，通过相应的监管部门，应用统计、会计体系对相应的事件进行事后监管，及时处理的时效性差。受人员素质、能力、情感、责任的影响，监管缺少刚性，监管力度大打折扣。 某卷烟厂所处的烟草行业属于国家专卖行业，每年烟厂的产量、销量及上缴的利税都是固定的。要实现公司年度经营目标利润，只能在成本和费用的控制上下功夫。为了实现企业利润目标，企业需要从目前重视事后核算转变为更加重视事前的预测和计划，实现透明化经营。全面预算管理是确保企业利润目标达成的重要基础管理，但是，如何有效地实行全面预算内部监管并快速响应市场变化，成为某卷烟厂必须面对的重大课题。

规划全面预算管理体系是信息化建设的关键

　目前，某卷烟厂全面预算管理体系逐步形成了集编制、控制、分析、考核、评价、调整于一体的全业务、全流程、全员参与的较为完善的三大系统。 　在预算的执行上，本着“流程大于权力”的原则，在保证年度总体预算目标的前提下，实行季度分解、月度细化、滚动使用，逐月逐项目累进控制。通过预算管理软件和合理受权，不在本期预算内或不符合预算发生条件的项目一律不予审批。 　　在预算分析反馈上，要求各部门要及时检查、追踪预算的执行情况，定期以预算分析报表、分析报告和专题报告的形式，全面、系统地报告每个责任部门及企业整体预算执行进度与结果。预算管理办公室要根据自己的记录，结合各部门预算分析报告进行综合分析，分析差异产生的原因，落实责任部门。预算反馈分析报告及相关材料的上报时间和质量水平列入预算管理考核之中，确保预算分析反馈信息的及时性和准确性。     在预算的评价上，一是通过对各季及年度财务预算执行情况，即现金流量情况、资产负债情况、财务损益情况的分析，对企业的经营业绩做出客观、综合评价，找出影响企业经营业绩的主要问题，制定解决对策，确保企业年度经营目标的顺利实现。二是通过对各部门预算执行情况的分析评价，找出各部门的工作偏差。三是对预算管理系统进行评价，预算管理软件存在的缺陷与不足、找出预算编制的松紧项目和预算执行过程中存在的问题与矛盾，提出解决方案。     为此，为了满足这些需求，厚盾全面预算管理软件实现了完整的预算管理体系，包括预算编制、预算审批、预算生效发布、预算调整、预算执行控制、预算差异分析、预算考核等完整的一个闭环系统。 　 　1.全面预算指导系统

　　以企业战略规划为总纲，根据下达的年度经营目标任务，确定年度经营计划和效益水平，指导确定全面预算管理目标。同时参考厚盾全面预算管理系统的强大功能，即支持自上而下、自下而上的预算编制申请、审批流程，支持预算试算、仿真模拟分析（可以模拟资产负债表、损益表、现金流量表、指标表）；支持零基预算、定额预算、弹性预算、滚动预算；支持月拨、季拨、半年拨、年拨、按项目跨年度拨等多种拨付类型；支持预算跨周期延用；支持多币种预算；支持预算构成分析与趋势分析、预算部门间横行比较分析、支持单项指标分析、支持模拟分析；支持预算基线多版本管理。 　 　2.全面预算编制系统

　　某卷烟厂预算编制系统包括编制的准备、时间进度、具体内容、方式方法以及编制的具体流程等。某卷烟厂根据“历史数据+预计假设=预算计划”的思路，本着“谁来做、谁来编; 做什么、编什么”，全员参与的原则，依据企业预算的稳定程度和各预算项目的具体特点，灵活采用固定预算、滚动预算、零基预算等多种预算方法，按照从上到下、从下到上、上下结合的编制方式，从业务预算和财务预算两大类入手，逐层、逐级细化和量化进行编制; 同时，严格控制，突出预算的刚性，保证预算管理的严肃性。

　　3.全面预算管理系统

　　在预算的组织上，以预算管理委员会、预算管理办公室为主体，突出归口部门的预算管理权限，充分发挥各部门预算专职管理小组的作用，突出加强预算管理的综合协调与事前控制能力，确保预算管理的有效性和严肃性。

抓住机遇，随时嵌入BI系统

预算管理专家刘建明认为，某卷烟厂全面预算管理的全业务、全流程、全员参与特征，给企业的实际执行带来了巨大的挑战。首先，实际监管的环节多，涉及的信息量异常庞大。其次，各业务环节信息化应用的深浅程度不一，存在信息隔离。再者，财务、物流ERP应用的重点在于具体业务的过程处理，而在决策分析方面较弱。所以，必须适时引入集成的商业智能(Business Intelligence, BI)系统，将这些信息转换为对企业有决策价值的知识。某卷烟厂在全面覆盖预算管理各业务环节的前提下，根据企业的实际情况确定了BI 应用的五条主线: 部门指标主线、供应链业务主线、净资产收益率主线、行业标杆主线、工程项目主线。对此，中国信息化全面预算管理专家陈龙章也有同感，但他认为，在实施全面预算管理系统过程中，企业一定要根据实际业务需要，抓住机遇，随时引入智能的BI系统，将会给企业信息化建设带来锦上添花的作用。

全面预算管理软件与BI合作应用出成果

　　某卷烟厂领导层对全面预算管理体系和商业智能系统给予了高度重视。全厂各大部门倾力协作，与项目实施团队紧密配合，从某年8月初开始全面进入全面预算管理与BI项目实施阶段，至某年底，项目目标全面达成。应用范围覆盖某卷烟厂、下属钻石工贸公司等。完全贯彻了“全业务、全过程、全员参与”的思想，烟厂的全体员工和下属独立核算公司的全体员工都参与到预算管理，企业预算管理全部上线，充分利用BI分析工具，为企业管理者提供了有效的预算监控与预警手段。

　　该项目的应用还促进了某卷烟厂提出的厂务公开的全新治厂模式。即少部分人与大多数人相结合、群众监管与领导监管相结合、职能部门监管与业务部门监管相结合的新型体系。目前，全面预算管理制度、ERP的财务/业务/预算应用以及商业智能决策系统已实现了高度协同，确保了新型企业监管体系全面、可执行的高效运作。　　同时，商业智能决策平台使各业务部门的信息共享度大为提升，改变了过去由于应用深度不一、应用平台不一、甚至小部门利益行为造成的信息数据隔。在全厂统一的预算目标管理指标和BI大集中平台下，企业各业务环节的营运脉络，清晰全面地展示在管理者的眼前。结合实际情况，在许多环节，通过BI建立了管理控制模型，确保了预算管理在事前与事中的控制。

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