点评：《别让会议成为管理瓶颈》易生俊（深圳梦网科技有限公司副总经理）

万华集团在会议管理方面的困惑也是许多企业曾经或正在面临的问题。当一个企业在经历高速发展阶段时，各种管理问题必然会出现。这就是所谓管理滞后于市场经营的问题，是一种普遍的现象。万华集团现在正从高速发展阶段步入平稳发展阶段，也即企业的成熟期，各种管理问题必然会爆发并对公司经营产生影响。在企业高速发展期，各种问题和矛盾通常会被企业良好的经济绩效所掩盖。而一旦企业因为市场竞争加剧导致经营受困，该企业在高速发展阶段所积累的问题和矛盾就会爆发。很多曾经风光无限的企业突然一夜间崩溃、消失，往往都是由于前期发展阶段积累的矛盾和问题爆发所致。当然，一个企业如果清楚这种规律并在企业成长阶段进行适度的管理规范，则会最大限度地规避问题爆发的风险。

万华集团出现会议管理混乱的问题，究其原因主要有三：一是会议缺乏统筹规划，没有界定各种会议的功能。该公司没有对会议进行分类和统一安排时间，尤其是在公司重要的会议上没有形成固定例会制度。这种情况导致的结果是老板和下属都不知道要开多少会，开会也是随机进行，没有什么准备，从而降低会议质量。二是没有严格控制会议参会人员范围，导致会议效果打折。该公司会议参会人员范围不清晰，经常扩大范围，浪费公司人力资源。什么类型的会议什么人参加，公司没有统一的规定，也没有制度进行约束，导致很多管理人员和员工为了给面子而参会，为会所累，影响了本部门和本岗位的绩效。三是会议管理流程和制度缺失。这是导致该公司会议管理混乱最根本的原因。其实，管理界有一句通俗的说法：管理公司就是管理流程。要做好会议管理工作，当然需要明确诸如会议规划流程、会议组织流程等，只有设计和浮现好流程，明确各种会议的功能、组织过程及流程的执行人，也即参会人员，才可能真正管理好会议。

会议管理问题通常是一个战略执行层面的问题。开会集中相关人员进行沟通，目的往往是要解决战略执行过程中出现的问题，尤其是跨部门的问题往往需要通过会议来解决。案例中万华集团涉及的大量会议通常属于这种类型的问题。

针对万华集团存在的会议管理问题，笔者以为从以下三个方面进行改进：

1、加强会议统筹规划，清晰界定各种会议的功能，制定会议汇报模板。万华集团可以考虑编制年度的会议规划，尤其是公司重要会议，例如总裁办公会、经营活动分析会、部门沟通会等，将各种定期的例会明确会议目的、召开的时间、参会人员和议程顺序、会议汇报模板等。通过事先明确，各方参会人员能够根据会议需要沟通、决策所需要的信息准备会议材料，让会议能够开得更高效，从而提升会议质量。

2、制定清晰的会议管理流程和制度。公司法治需要制度和流程来实现，会议管理也不例外。万华集团应该从会议规划、会议组织接待、会议过程控制、会议效果评估等方面来设计会议管理流程和制度，让整个会议管理全过程都法治化。

3、建立公司会议管理体系。从长远发展的角度和精细化管理的要求来考量，万华集团可以考虑建立更为科学的会议管理体系。会议管理体系不仅包括各种会议管理的流程和制度，还包括会议管理体系组织架构、会议统筹规划等内容。通过会议管理体系建设，万华集团将可能从根本上解决会议管理中存在的问题。
 

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