[原创]流程优化与信息系统建设

过去30年，中国经济获得了快速发展，中国企业也在这个前所未有的好环境中，获得了快速的发展，信息技术作企业提升竞争力、细化内部管理的有效手段，也得到了越来越多的应用，并逐步内化为一部分企业的有机组成部分，与企业其他业务系统相互协同，共同支持企业战略的落实，并推动了企业内部管理的提升，一方面信息技术的发展刺激了人们的技术需求，另一方面人们的需求又推动了技术的发展，出现了信息技术与企业应用的良好互动的情形。

在当前金融危机的背景下，企业需要重塑基本面来进行转型升级，需要通过持续创新、管理提升和提高人力资源绩效来应对外部环境的变化，实现企业的持续发展，而企业基本面的本质是一个高效的业务运营系统和内涵性的价值观，价值观是企业的宗旨和行为准则，高效的业务运作系统是企业各项工作开展的载体，是企业卓越运营的基础，高效业务系统的形成需要组织、流程和人力资源系统等几个方面的有效配合，信息技术对这种配合的实现有着举足轻重的作用，对企业管理的精细化实现有着重要的促进作用。

信息化建设已经进行了很多年，不同企业也进行了不同规模程度上的应用，但大部分企业的信息化建设还处于比较局部和较浅显的应用中，还有一些中小企业仍处于手工状态。因此厘清企业信息化建设的思路、方法、考虑因素等方面的认识还有着重要的意义。一般而言，信息化建设前着重考虑一下几个问题：

1．企业卓越营运模式应该考虑那些方面？怎么建设？

2．如何利用信息技术来创建企业的卓越运营模式？

3．如何将企业的个性化需求与信息系统相结合，实现良性互动？

案例情景：某企业的供应商选择和物料评审

A公司在流程建设中制定了严格的供应商选择流程来实现供应商的选择，以建立长期的合作关系来应对当前“供应链对供应链的竞争“的市场环境。供应商选择评审流程涉及到多个部门的参与人员，由采购部负责根据企业的物料需求分类，进行供应商寻找，由技术部门、质量部门和生产部门进行供应商考察，然后进行集体评审加以确认，然后才能确认供应商，在供应商的产品更新换代或者设计变更时，采购部需要同质量部、技术部、生产工程部、仓储部等进行集中评审来确定物料的选择和变化，由于企业规模不大，因此物料评审时基本上有各个部门的负责人或者核心人员参加，但是由于企业本身处于快速发展中，经常出现各个部门不能同时参加评审会议的现象，从而导致了评审流程周期过长，物料不能及时处理，延误生产而招致抱怨。

采购部门为了改善这种状况，同企业的信息部门一同开发了一个流程化的物料评审系统，实现了物料评审过程的e化，将原来的物料评审会议改成了线形的物料审批流程，通过各个部门依次审批来实现物料的审批流程，这种系统建设解决了集中评审会议经常由于人员不齐而不能召开的问题，同时也可以实时进行审批，采购部门觉得可以有效避免前面的出现流程周期过长的问题，但是在企业中运行一段时间后，又出现了新的问题，尽管系统设置了审批通知，但是各个审批人由于工作关系，经常延迟，采购部不得不一一进行跟催确认，同时由于物料的评估标准没有完全量化，有时各个部门之间的意见很难统一，审批流程不得不反反复复，结果造成了一部分审批周期实际上又增加了的问题，原来在审批会议上大家意见不一致，可以直接进行沟通，基本上可以达成共识，一次会议基本上可以确定，现在通过信息系统进行审批，大家只写了同意或者不同意以及简单的原因说明，导致协调工作大大增加，采购部不得不配置一个专职人员来处理这项事情，运行结果统计下来，e化后的流程周期并没有缩短，反而有所延长。

对于既定规则的电子化、自动化无疑可以提高效率，但这个效率从独立上看更多的一个个功能实现的效率，如上例所示，一个责任主体的线上审批动作的效率的大大提高，但是由于整体规则上的不完善，使得整体上效率并没有提升，因此企业进行信息化建设并不是现有流程进行电子化，而考虑从流程目标、流程环节、流程规则等方面来考虑现有流程合理性和电子化建设的必要性，然后再进行相应的信息化建设。

因此首先对于要不要建设这样的审批系统，要考虑一下几个方面的问题：

1. 公司对各类供应商物料的评估是否有比较完善的标准，评估的要素和各自的权重比例符合企业利益，满足各个相关部门的要求，各个部门的评估标准比较量化，判断规则明确。

2. 公司的系统选择和建设能够实现这样的评估打分机制和流程传递。

3. 系统投入与系统实现的功能对企业的价值实现之间有着比较明显的正相关关系。

就上例而言，不管评审会议还是线上评审，其目的都是实现物料的评审确认，如果说一个物料的评估要素相对明确清晰，即其评估的维度、各个维度的权重和责任主体都比较明确的情况下，进行线上的评审无疑有其便利性和适应性，可以加快审批过程，但是如果企业的管理还没有达到这样的精细化水平，那么线上评估时就可能会因为标准不统一而出现冲突，由于这种评估过程本身就是一个具体决策的过程，因此创造相应的交流环境来快速消除理解偏差还是有意义的。反之如果是一个各个部门提供评估意见，最后采购部门综合意见进行个体决策的选择流程，则通过线上执行，各个部门提供意见，然后由采购部门来进行决策也是可行的。

这只是一个小例子，信息化建设是企业内部一次管理变革，企业要有明确的目的和方向，要有相应的执行步骤和策略，整体规划，分步实施来推进企业的信息化建设，在进行建设之前要做全面细致的工作，了解企业自身当前的需求、未来的展趋势和供应商的产品、服务能力等因素以及投入和效果之间的平衡，做出合适的选择。

1. 信息化建设是对企业高效业务系统的固化和效率提升，虽然技术应用和业务运作之间可以相互促进，但业务运行系统需要是信息系统建设的根本动力，因此进行必要业务梳理和优化是进行信息化建设的必要工作。进行信息化建设的基础是建立信息化企业，打造高效的业务运行系统。

2. 系统功能实现与企业实际需求之间存在灰色地带是合理的，不要追求大而全，过于完美，应以实用为目标，平衡系统需求和企业投入。

3. 企业的个性化需求需要考虑，但也要鉴定个性化需求与企业核心能力的关系，对于关键的可以考虑系统支持，对于关联性不高的应考虑软件系统本身具备的最佳实践。

信息化建设的目的是建设信息化的企业，提升企业的核心能力。现在一流的企业无疑具备信息化的特征，企业在发展中一方面要梳理、提炼、完善自身的管理理念，推进制度建设；另一方面要适时引入有效地管理工具，利用工具来提升生产力，将信息化融入到企业的战略并与业务战略、组织结构、流程体系、绩效管理等有机结合，实现信息系统对企业价值网络体系的支撑，将会推动企业不断创新和发展。

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