神州数码助力脱普集团成功上线ERP

“使用了神州数码易拓ERP之后，最大的一个改观就是集团管理报表呈现的速度，比过去提高了近三倍。以前，我们的报表基本都是在15号才能统计出来，有些甚至会到20号左右，所有的经营会议都只能在报表出来之后才能进行，包括检讨上个月的错误、落实下个月的改善措施、经营分析、业务管理的数据都在这个时间才能开始。易拓ERP正式上线后，经过近四个月的稳定期后，到今年8月，我们所有的管理报表都能够在5号呈现出来，并上报到所有管理层。同时，易拓ERP在前端销售、分销与后端财务面的整合是非常平滑的，过去我们的应收帐款、预期帐款一直居高不下，这对于整个集团都不是一个利好的消息，现在我们通过专人负责追踪财务，配合这套软件，已经使这两项的数目开始呈现下降态势，还有包括仓储配送与原来使用的第三方物流软件的整合，也是非常平滑，现在我们能够将过去在一线处理单据的人，转移一成到两成来进行资料的分析，这样有利于管理的提升以及人才的留用。”

使用信息化的手段，就是为了能够让企业的业务流程能够加快，从而到达降低成本的目的。因此，说到应用神州数码管理系统有限公司(以下简称神州数码)的易拓ERP软件所带来的让人欣喜的变化，脱普企业集团(以下简称脱普集团)资讯管理部经理陆敏很是兴奋。

综合考量后的成功胜出

说到脱普集团的信息化过程，可以追溯到1998年。那一年，他们开始了第一次信息化的步伐。“当时，我们引进的是IBM IS400系统，购买了硬件设备和开发软件，自己来研发应用软件部分。”陆敏介绍说，“当时，我们没有找到一套比价合适完整的ERP系统，所以才决定了应用部分自行开发的方式。到了2003年，我们已经陆续开发了销售、生产等方面的软件，在集团内部使用，应该说使用的贴切度还是不错的。”

然而，在2003年将硬件升级之后，出现了比较大的问题。随着业务量的不断增加、人员的不断增长，脱普集团在各地的拓展速度也非常快，现有的系统已经不能满足上线人数的需要。另外，用户在信息化过程中的需求不断提高，要求的响应速度也需要非常快，对于脱普集团这样一个非专业软件公司而言，其软件部门不可能有那么多人力来投入，以满足客户的要求，因此，客户整体满意度下降，对市场变化的反应速度趋于缓慢，也在所难免。

“在2003年开始的第二次信息化过程中，我们一直在思考到底应该用怎样的形式，才能达到整合集团信息流，并让它们通畅地整合到一起的目的，尤其是如何让财务软件和前端销售软件的整合，因此，我们一直在选型。”陆敏说。她告诉记者，当时集团使用的是某公司早期的财务软件，随后和某公司合作，一起开发了应收帐款的软件，但是这都是采用不同的技术平台，其技术架构也完全不同，并且功能单一，因此，如何将财务软件和销售软件进行平滑地整合，这成为一个严峻的问题。

为了解决这个问题，脱普集团提出了几个方案。一个是继续走原来的方式，硬件升级，然后自主开发相关的应用软件，但是这就相当于在现有的应用架构基础上再上一个平台，这种方式的开发量非常大，尽管从技术角度来说是能够实现的，但是对于只有10个人的IT部门来说，是一个“不能完成的任务”，而且脱普集团毕竟不是一个软件公司，自行开发的技术规范和后续维护，和专业公司相比还是有一定差距的。另外值得注意的是，考虑到当前集团的规模以及未来发展的要求，硬件的购买显得非常昂贵，如果采用这样的方式，那么会造成很大的成本压力。

综合了各种问题之后，脱普集团放弃了自主研发应用软件的道路，转而走第二条道路——购买软件厂商的整体解决方案。陆敏向记者介绍，因为脱普集团身处快消品行业，在销售端是买方市场，需要迁就客户的需求和市场的变化，她强调说，在实际的商业行为中，客户对响应速度的要求是非常高的。另外，整个销售控管的复杂度也是非常高的。更为主要的是，要使得购买的软件和原有的销售、财务以及生产系统在技术平台和资料流方面完全整合，而不是切割分裂的。另一方面，在过去的信息化过程中，工厂的信息化是相对薄弱的环节，但是从集团内部整个规划来看，还是希望能够有一家在制造业非常有经验的公司，来协助工厂信息化的导入。在这样的前提下，脱普集团进行了为期近一年的选型，最终神州数码易拓ERP杀出重围，成功入选。

诚信合作的成果

说到当初为何选择神州数码易拓ERP，陆敏显得有些滔滔不绝。“易拓的源代码是完全开放的，这个对我们而言很重要，之前也提到了快消品的市场和渠道变化都非常快，要求我们有非常快速的响应速度，这个是公司生存的大前提。源代码的开放能够让我们更容易地掌握未来销售端的变化，有效地加强对销售端的控制。”她告诉记者，“另外，在分销模块部分，虽然神州数码在这一领域还有些欠缺，但是我们希望找到一个有较强技术能力的厂商，来共同完成这个分销体系。神州数码有这个能力来帮助我们最终完成整个分销体系。”她强调，只有好的软件，没有优质的好的后续服务，ERP要上线成功还是比较困难的，尤其是像脱普这种集团性的。“我们也是第一次导入Package的软件，缺乏经验，而神州数码也愿意投入人力，一起克服整个上线过程中出现的问难，才使得这个系统最终上线成功。”

脱普集团的整个系统是2005年12月1日正式上线的。在实施的过程中，他们并没有先从集团内部的流程改造(BPR)入手，为了加快实施周期，直接导入了ERP的功能部分。经过近4个月的稳定期之后，目前使用的系统有500多个客户，日常在线近150-180人左右。同时，已经能够把后端财务和前端销售、生产软件相整合，而且功能丰富，能够满足使用的要求。

制造行业是很多ERP厂商的重点行业，然而，众所周知，ERP在国内的实施成功率普遍较低。是软件本身的问题还是实施能力的问题?成功实施了易拓ERP，让陆敏对这一问题有了深刻的感受，她认为：“作为一个企业，高层首先要对信息化有明确的认识，并且要有决心把这个信息化工作进行下去;然后企业要组建一个团队，和软件厂商的团队相配合，这个团队的成员未必要熟悉IT技术，但是一定要熟悉业务流程。另外，关键性的用户要充分参与，从前期的调研到最后的实施，都要参与，并充分表述自己的意见;最后，也是最重要的，企业一定要明确自己的信息化目标，你要什么，想让系统帮你解决什么样的问题，这样才能选择到合适的软件。”

记者结语

IT行业有一句很经典的话来形容ERP，“不上ERP等死，上了ERP找死”。或者我们从脱普集团成功上线神州数码易拓ERP的案例中，找到一些原因。“找合适自己的软件”、“充分和软件厂商沟通”，记者在采访中，对这两句话印象深刻。面对今天实施的成果，陆敏告诉记者，脱普集团已经开始了下一步的信息化工作，而他们和神州数码的合作也将更加深入地开展。

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