何时开始考虑项目管理信息系统

我们都知道准确的，及时的，相关的信息是项目决策进程的实质，并且它依赖着使项目承担风险的独立的信息系统。我们都知道信息对项目经理来说是一个非常重要的资源。尽管如此，项目经理们却总是无法提交确保项目成功的那些种类的信息。实施一个项目管理信息系统 (PMIS) 是满足重要的项目信息需求的一种方法。

定购或开发一个项目管理信息系统，使得上层的管理者们有足够的关于项目的信息的方法，来避免错误的传达信息导致的项目无法正常进行。传统上看，工程师和项目经理们与他们上层的管理者以及一些功能性的部门，在项目进展状态上没有充分的沟通。他们坚信项目是他们的责任，他们有权利自己处理好。此外，那些功能性的部门总是不乐意或者没有时间给工程师们提供相关的信息。这种环境总会造成工程的延迟，超过预算或者质量低下。

问题的征兆

以下的症状让我们意识到实施项目管理信息系统的必要性：

在信息采集的系统分析中有很多需要控制的东西

·没有一个专用的系统来整合时间，预算，范围，质量的目标。
·工程时常是超时。超过预算, 或质量很低。
·为了克服信息的缺乏，经理们在公司内部建立了另一个同样的项目组织，浪费了金钱，时间，精力。
·项目经理/团队无法报告准确的项目在时间，预算，剩余工作量上的状况。

这就是我们为什么决定使用这种改革的发展的项目管理信息系统：

·确定我们需要什么
·把目前的状况和上级领导需要我们达到的建立项目管理信息系统的目标加以比较。
·在我们需要什么和已经拥有什么之间建立沟通。

寻找问题的答案

我们所研究的这些症状，指出了很多问题：

·我们需要什么样的信息来充实我们的计划，组织并控制我们的项目？
·我们应该与其他合作者之间分享什么样的信息？
·在公司内部，我们需要其他项目组中与我们项目相关的什么信息？
·我们需要什么样的信息来调整我们项目与公司其他项目的活动？
·拥有准确的，及时的，相关的，信息的代价是什么？
·现有的信息适合我们作出决定吗？
·我们是不是有太多的数据，而缺少实际的信息？
·项目管理信息系统对这个项目真的有用吗？

改进的目标

我也认为新的系统能更好的改善项目管理的进程。这意味着我们需要尽早地声明我们改善的目标是什么，以便于我们能够在系统的建立阶段根据这些目标来制定系统的需求。我认为新系统的改进目标应该有以下几点：

·使得项目组有能力去确认或者隔离项目重大变化的来源，确定项目进展脱离计划的原因。
·为了确认已完成的工作和正在进行的工作，允许项目组追踪工作包裹的情况
·以提供基本工作包来源和工作时间的形式，帮作工作组管理项目进程。
·能够与遗留下来的信息系统很好的兼容。
·帮助项目组在时间，预算，质量基线上预测风险。
·告诉项目组需要实施的新的质量标准，什么时候开始实施以及为什么要实施。
·于工作分类结构 (WBS)结合, 工作分类结构可以在整个项目生产周期中提供工作包状态报告。这些报告包括了工作包的识别，与价格代码和时间表相结合，独立地反映工作状况。

重新设计项目管理进程

我们分析了现存的管理进程并且认为这不足以解决商业问题，或者适应改善目标。因而，需要做出改变。我们不得不花可观的时间开发记录新的进程。

在我们确认的信息需求和现有的项目管理进程以及方法之间存在着很大的隔阂。因此我们需要开发一个数量可观的项目管理的程序。我们建立八个程序的目录。以下是一部分列表以及程序目录：

项目定义的程序
·初步的评估
·技术规范的准备
·开始回顾

估计程序和控制费用
·由下而上的评估准备
·费用的控制
·费用的反馈

程序的时间安排
·计划编制术语表
·项目里程碑

人力资源管理程序
·代码程序

采购管理程序
·选择厂商
·评价厂商

材料管理程序
·发送材料
·目录管理
·质量保证检验
·厂商数据

文件管理程序
·数字系统
·分配轮廓
·文件结构

结合PMIS与其他的数据系统的程序
·数据词典