协同软件复原“管理魔方”——中电投协同办公系统应用案例

北京复兴门的一角，伫立着三栋灰色大楼，其中一座的正面，中国电力投资集团几个大字赫然醒目，这也正是本文的主角。

走进中电投的旋转门，前台小姐上来询问并登记访客。

等待之际，笔者闲来一瞟，前台电脑屏幕上的一个红色小标吸引了目光——A6。

中电投总部百十来号人，分散在10多层的大楼里，彼此见面靠电梯，但沟通并不需要这么麻烦，中电投A6协同办公系统全部搞定。这不，从一进门就能寻到A6的影子。

“上班一来，电脑一开，上网查资料之前先上A6上瞧瞧，这几乎成为了每个人的工作习惯。”中电投信息化高级主管宋怡强一边说着，一边带着笔者走进了他的办公室。

宋主管随手打开了笔记本电脑，熟练的输入了帐户和密码，开始讲述中电投与协同办公系统的默契配合。

协同软件易用吗？

中国电力投资集团下属13个子公司，每个子公司又平均管控10多个基层电厂，这样一来，上百家大大小小的企业都有可能与集团总部发生业务往来。“这么多下属企业和电厂，我们不可能一一去企业看，要想详细的了解的各单位的运转情况，确实有难度。”这可给中电投信息化高级主管宋怡强出了难题，琢磨来琢磨去，发现要想编好这只“沟通网”得找个帮手。有了这个想法，宋主管整日开始网上搜索信息。最终，一则广告锁住了他的目光，用友致远A6协同管理软件闯进了中电投办公自动化系统的候选名单中。

“去打个电话问问，用友致远的A6产品怎么样？看看能不能满足我们的要求？”宋主管一声令下，信息中心的工作人员拨通了用友致远的咨询专线。

得知有购买意向的客户主动打电话咨询，用友致远京津大区行业部的销售总监尹红旗自然兴奋，但当他真正与中电投宋怡强面对面之后，情况并不乐观，合作的前景似乎很渺茫。
用友致远A6协同管理软件为产品化交付，而中电投的需求复杂而精细，要想实现合作，非得定制开发。如此一来，合作陷入了僵局。

公平竞争，投标见分晓。2005年10月，5家协同OA 厂商同场竞技。用友致远准备了1个小时的产品介绍，中电投却只给了15分钟。产品说明，成功案例展示，中电投项目分析，投标在紧张的进行着。“如果5分钟内，中电投的员工不能学会使用a6来安排一项工作，我们的产品免费给您使用。”当只剩下1分钟的时候，用友致远以一句出人意料的结语一举中标。

合作由此开始。双方经过协商，A6在产品基础上进行小部分的定制开发以满足中电投的大部分需求。

协同软件可靠吗？

如今，中电投使用A6已近两年了。每当中电投宋主管与用友致远销售人员谈到A6时，总会说起刚试用时那一段趣闻。

那时，A6刚刚实施完毕，正在中电投集团总部试用。集团员工小李心想，据说A6系统通过自定义流程，还能给老板发协同，反正也是试用，何不试试看。新建事项，设定流程，发送，2分钟内，小李给老板的一份协同就这样传送出去。

“A6系统您有新消息”，中电投宋主管的电脑上闪现出了这样一行提示， 点开一看， 总感到莫名其妙，不仅感慨“这A6也太透明了，普通员工平时肯定不敢给我打电话，可这协同可是谁都可以法啊！”。

当然，这种情况只会出现在试用阶段，正式使用后，发送者都将是实名制，估计员工也不会冒着被炒鱿鱼的风险来开等玩笑。但笑谈过后，却留下了很多思考。

其实，在企业中，尤其是庞大的集团企业，上下级之间的沟通和交流几乎没有，部门多，职位层级多，即使好学上进的员工，打算建言献策，也苦于没有渠道。A6协同管理系统的启用提供了一种在线交流的方式。在A6平台上，柔性流程的设定，可以将文档发往预期的接受者那里，不受时间、空间的限制。同时，协同发送后，发送者还可以继续跟踪接受者的处理情况。如果对方没有及时反馈，A6的催办功能能够再次提醒信息接受者，因此，不用担心错过任何重要信息。

透明度高，可视化流程等特点也正是中电投与A6结缘的关键因素之一。中电投在全国均设有分支机构，将这些分散的信息整合，实现统一管理，构建完整的沟通体系，是中电投的管理层一直努力追求的目标。A6进驻中电投之后，打通了地域的限制，实现了跨时空的信息交流。分支机构作为集团总部的一个虚拟部门出现在 A6系统中，只要登录中电投集团协同管理系统，就能够进入a6信息平台上，在这里就可以接收、发送协同信息，查看文件和公告等。

原来总是担心发邮件会丢失，QQ留言会看不到，但在A6平台中，只要设定好流程，一个协同发出去，就放心等回复吧，信息100%“丢”不了。这可是省了不少事儿，长途电话费省了，丢失电子邮件的机率小了，打印机和传真机也可以暂时下岗了，A6一揽子都干了，而且信息无衰竭，保证传到位。

协同软件兼容吗？

中电投协同办公系统到来之前，其办公自动化家族中已经有不少的成员，财务系统、公文系统、生产信息系统CPI，这些成员可都是资格老的前辈，A6这位新成员如何与大家和睦相处呢？为了解决这个问题，避免使用者反复登陆不同系统，节省时间，提高工作效率，A6特别为已经使用的系统进行了移植和接入。

A6成了不同系统进入的门户，与其他系统实现了衔接。中电投的内网数据迁移到协同系统中，其中“经济运行”栏目的首页，能够显示集团资本运行情况以及生产、发电状况。同时，实现CPI重要信息的录入与查阅的权限式管理。下属电厂每天的发电量，传送状况都可以在A6上查到最新动态，管理者能够随时了解电厂情况，做到心里有数。

除此之外，当有来自集团内部财务报销系统的处理要求时，协同办公桌面也会同时产生提示消息,报销系统用户就可以通过提示消息中的链接，直接登录到报销系统进行处理，免去了退出协同系统，再进入财务系统的繁琐环节。

A6搭舞台，系统齐唱戏。各类协同办公系统不能各自为政，互不干涉，这样将给使用者带来不少烦恼。光记用户名和密码就够愁人的，再加上反复多次的推出登陆，估计人人都将对此心生不满，埋怨办公自动化带来的额外负担，渐渐放弃使用OA系统。这也正是很多企业虽然拥有OA系统，但始终没有应用起来的原因。A6将中电投的所有常用的办公系统整合，通过移植、提示和链接的方式完成不同系统间的便捷转换。A6将中电投的协同办公系统家族中的成员连在了一起。

协同软件能定制吗？

中电投总部的办公大楼中有整个一层的会议室，一年到头大会小会不断。但由于各部门开会没有互相通气，经常出现开会“撞车”。为了满足客户的需求，A6在原有功能的基础上，特别为中电投量身定做了“会议管理”功能。

别小瞧了这会议管理功能，这对集团型企业的用处可不小。原来，传达室老大爷干的事情，现在也都信息化了。以前，开会找会议室可是费了劲，各部门开会正常扎堆，而会议室有限，只能先到先占，来晚的就得另寻他所。一部门的人经常上下楼的折腾，找地方开会，时间浪费了，人也折腾得没心情开会了。

这次中电投上A6，特别提出了会议室管理的需求。会议室管理功能模块可以实现会议室预定申请，各个部门指定相关人员可以在线预约，并且在申请与批复时都有信息提示。

根据中电投集团的会议室管理、应用现状，结合中电投集团领导签发的会议室管理规定，开发定制会议室管理功能模块。在这个模块中，会议室管理员可以整理录入、维护会议室信息，根据会议室的配置与会议申请者的角色相对应进行会议室的级别化分，可以对于会议室的占用情况多角度进行统计分析。

同时，各个部门指定相关人员可以进行会议室的预定，申请与批复时都有信息提示。会议室管理员在接受到申请后，可以对会议的地点进行调整或根据会议规模标准分配相应配置的会议室。
不仅如此，会议室的统计功能能够将会议室在某段时间内的使用情况进行汇总，并按照部门、时间和不同会议室进行查询，对于各个部门的会议召开情况可以一目了然。

“中电投总部的员工只要来办公室上班的，上线率就是100%”宋怡强对目前中电投A6系统的使用情况表示满意。

A6简单易用带来了中电投的高上线率，让全员登上了企业信息化的第一台阶；
A6透明清晰的工作流程实现了中电投内部的顺畅沟通，大大提高了全员的工作效率；
A6信息平台的搭建打通了不同系统的相互对接，消除了系统间转换的繁琐过程；
A6会议管理的开发帮助集团型企业实现规范管理，避免因信息不畅带来的额外协调；

如今，A6在中电投集团里成了“香饽饽”。现在，中电投的老总们早上7：00多准时上线，每晚最后一个下线，成了集团里上A6 最早、下A6最晚的人。每天集团内部都有近百人在线，A6成了中电投每日办公的必备工具。

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