人民教育出版社的BI经

    人民教育出版社(以下简称“人教社”)，一个“盛产”教材的地方。很多人提到人教社的第一反应就是“人教版”教材和那些“与知识有关的日子”。

    从1952年12月1日走到今天，人教社早已从北京的沙滩后街55号的“旧址”迁至中关村南大街17号的“新家”。虽然特产还是原汁原味，但一统天下的局面早已不复存在。站在改制的十字路口，人教社有了更多的问题要去思考和面对。

    2010年1月28日上午8：30，人教社信息技术中心主任焦民正在办公室撰写岗位说明书。此刻，他的电脑中的BI商业智能系统正在平稳的运行。

    如何精确的计算出每一本书的印刷成本？该成本与社会平均成本相比较是高是低？每一个因素对该成本产生了怎样的影响？如果将1998年和2008年的印刷成本进行分析比较，又能得出哪些结论？从各个方面分析每一个成本因素，为如何接近社会平均成本提供决策依据。这就是BI在人教社成本分析方面的作用。

    “成本分析只是BI的作用之一，BI商业智能系统综合全面的展示了各种数据，为领导决策提供了依据。”焦民说道。

    试水BI

    早在1997年，人教社就实施了ERP系统，成为出版业中的翘楚。ERP系统中积累了涉及到编务、出版、发行、库存、材料、成本、账务等生产经营的所有环节的各类数据。焦民坦言，ERP系统主要是为生产线服务的，虽然有一些查询功能，但是数据比较单一，查询方式也较少。无论是领导还是业务人员，都对数据分析有了更高的要求。

    据焦民回忆，在实施BI之前，信息技术中心曾经人工做过一些程序，将若干个业务表整合成一个统一的查询表，方便领导查询。这算是人教社早期在BI方面的尝试，但后来随着ERP系统的升级，早期的这些系统就不尽完善了。

    “大量数据产生之后，自然就有了BI的建设需求。”焦民说道，“当时有两方面的需求促成了BI的上马，一个是对于各方面数据进行分析，辅助决策；另一方面是进行绩效考核需要数据的支持。”2007年，人教社ERP系统运用早已深入人心，各个业务范畴的不同业务人员、各级领导都十分清楚数据来源以及数据属性。并且，ERP系统已经积累了10余年的数据资源，提供了很好的基础数据作为分析决策的数据依据。

    人教社信息技术中心于2007年推出了“体验版”BI系统，其所有查询几乎都是围绕财务等经济数据展开的，比如生产销售的相关对比分析等，这主要是领导首先关心的是财务数据。到2007年底，信息技术中心已经推出了10多个表格查询系统。“‘体验版’主要是为了让领导切身体会BI到底是什么，能够做什么。”焦民说到。

    增量式推进

    “体验版”BI让财务领导在了解BI的同时提出了进一步的需求，也让其他业务领导从中发现了BI所带来的崭新的数据分析方式以及显著的分析效果，为BI的进一步推进打好了基础。

    2007年小试牛刀之后，信息技术中心于2008年全面推出了BI二期，编务、出版、生产、发行、销售、财务核算、部门考核等系统得以全面实施。

    采用这种逐步推进的“滚动增加”的方法，逐步增加新的BI查询方式，细化BI功能，能够“应需而动”。随着领导需求的变化，信息技术中心每年都会推出几种新的查询方式，增加若干综合性分析表。2009年，在原有基础上，推出了租型查询、面向总编室的查询等，进一步完善了BI系统。

    如今，人教社实施BI已经快3年了，信息技术中心将会出按年度对比的查询方式。而焦民坦言，由于改制在即，今年信息技术中心工作的重点是对现有系统的深入挖掘。

    “现在的挑战是，在现有的条件下，怎样才能做出更好的东西？”焦民笑道。人教社现在的基础数据已经非常丰富，但是对同一本书的不同信息却分别在不同的系统中，如果想要查询这本书的信息，就必须用不同的用户名登录不同的地方去查询。“这么麻烦的事情”必须解决！为此，焦民尝试做单书卡片，将每一本书的相关信息做一个大综合，只要有权限，就能够查询这本书所有的信息。

    在实际工作中会出现这样的情况，某本书本应该印刷1000本，但是由于人工错误地录入为10000本，导致库存增加的损失。如果系统对数据进行阀值设置，一旦出现异常就马上报警，就能有效避免上述情况的发生。

    焦民感慨道：“BI对系统异常的监控，能够改进并完善原来的系统，我认为BI应该被应用到这个领域。”不仅仅是印数，销售数值、财务数据、稿费等方面均可以进行BI监控异常的应用。这不仅是焦民“自找”的挑战，也是人教社2010年BI建设的重点。

    融合之道

    人教社的信息技术中心有15个人，对他们的考核方式与其他职能部门相一致，采取打分制。业务人员使用信息技术的着眼点在于提高效率，而焦民总是认为“信息技术中心的工作比较容易得罪人”。

    2008年信息技术中心考核得到了80多分的高分，2009年的分数暂时还未公布，但焦民很自信分数不会太差。“我们已服务到了‘人家不知道我们在不在’的程度。”焦民笑道，一要服务到位，二要融合—信息技术与业务的融合。

    对BI而言，“融合之道”同样适用。无论是需求分析和提炼，还是系统实施和推广，都是在信息技术中心与业务部门的互动中展开的。

    信息技术中心的IT工作人员常年维护生产ERP系统，对ERP系统以及企业具体生产经营模式十分了解，能够清晰准确的把领导和具体业务人员最关心的数据呈现出来。“体验版”BI就是从领导最关心的财务数据入手的。之后，信息技术中心不断根据业务需求和领导需求定制新的报表，细化BI功能。同时，还对领导层进行增量式的随时培训服务。

    “虽然我们跟业务部门关系很好，但是，必须有高层领导的足够重视，BI推行起来阻力才会更少。”焦民同时也强调：“BI建设必须是‘一把手’工程。”同很多CIO一样，焦民认为BI的作用在于加强管理和提高效率，最重要的功能是看到全部，是对企业的决策层领导提供的一个有力的武器。

    “BI必须是领导关心，业务部门配合，信息技术中心只是提供一个环境，来帮助和协助他们。”焦民说。加强管理更多的需要领导层的关注。如果领导都不重视，那BI就无从谈起了。

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