IBM Cognos TM1帮助汉庭酒店建立全面预算管理系统

客户背景

已经成功登陆纳斯达克一年多的汉庭酒店集团(以下简称汉庭)，在多年的发展中，十分注重IT建设对业务的推动。

“当汉庭还是十几家店、几十家店的时候，信息化就规划到了1000~3000家的水平”，这让汉庭IT总监张勇颇为自豪。现在，汉庭的业务正在高速成长，2010年新增了202家门店，而2009年底门店总数才是236家。

然而，业务的快速发展促使汉庭酒店集团高层对企业内部的信息化建设提出新的要求，希望通过新的预算系统对公司的经营预测进行高效分析。

2011年初，汉庭利用IBM Cognos TM1建立了全面预算管理系统，提高了决策能力，构建了对业务发展更深刻的洞察。

业务挑战

同绝大多数的企业一样，汉庭的财务部门是全面预算管理系统的主要用户。汉庭的预算业务，除了每年传统的财务预算外，还有4个版本的滚动预算，另外还会出具各种各样的对内和对外的报表。

实施全面预算管理系统前，财务部门明显感受到了用Excel做预算的局限：战略计划不能准确落实到运营计划中；缺乏整合数据的平台，难以快速、有效使用关键业务数据；大量Excel表格泛滥成灾，容易造成错误；分管机构不能直接将分管预算录入、导入系统；不能在一个平台上对权限进行有较管理，造成权责不分，效率低下；公司管理层不能方便地进行公司战略的场景模拟(What-if)；酒店数量高速扩张，预算无法保证在正常周期内完成；成本中心和费用科目等不能方便地进行增、减、重分类。

因此汉庭决定换掉目前一些核心工作流程使用的工具，其中包括预算、人事管理、培训体系等。汉庭酒店集团首席财务宫张敏强调：“数据处理的效率和可靠性、沟通的有效性”是业务部门最重视的。对此IT部门协助做了选型工作，业务部门也参与了选型的对比研究，最后大家一起决定采用IBM Cognos TM1建立的全面预算管理系统。

Why Cognos TM1？

秒级的分析时间是汉庭选用IBM CognosTM1产品的最重要的一个原因，“这是业界唯一的基于内存的可回写的、实时计算引擎”。张勇强调，基于内存的计算保证了能够很快得出计算结果。

第二，Cognos TM1非常易于使用和维护，提供三种使用界面。其中一种是纯的Excel界面，财务人员原来大部分都是用Excel，使用这个工具他们很容易接受。高层管理人员可以使用Web界面。

第三，低拥有成本。TMI不仅仅能够做财务全面预算，还能够在整个企业的绩效管理平台中做出很多其他的奉献。接下来汉庭就计划将全面预算管理平台升级成为整合的全面绩效管理平台。

第四，集成性非常好。因为它本身是Cognos平台的一个模块，它的数据能够很好地与BI商业智能平台共享。

实施效果

财务部门工作效率显著提高

第一，数据处理的效率得到了很大提高。预算周期从6个月缩短到2个月。对高层来说，做第二年战略规划的工作时间缩短了90％；对财务分析人员来说，可以减少70％~80％的公式计算；对IT人员来说，系统维护也变得简单了，绝大部分工作业务人员就可以完成。

第二，沟通的有效性得到了提高。预算是需要多个部门参与的，全面预算管理系统支持多用户同时工作，自动化的Email提醒方式保证了流程的顺利进行。张敏介绍说，没有实施这个系统以前，经常因为邮件延迟、电话沟通的问题，导致任务延迟。“现在有了这样一套平台，我们可以清清楚楚看到整个流程管理中每一个人现在昕处的工作状态是什么样子的，他的预算应该什么时候提交，有没有延误。”

第三，数据的可靠性得到了提高。“系统保证数据的传递是无缝的，避免由于一些人为的数据处理出现错误，以及递延、版本混乱等这些大组织里面常见的问题

高层决策能力突飞猛进

张勇介绍说，没有全面预算管理系统前，财务分析人员用大部分时间做准备数据、控制、审批等基础性工作，而真正在业务分析——对企业来讲最有价值的地方时间非常少。实施后，财务分析人员可以留充足的时间做业务的分析。

对管理层和决策层来说，借助全面预算管理系统进行What-if(假设)分析，了解到潜藏在数据里的商机，做决定时就不用“拍脑袋”，靠数据说话提高了决策的准确性。

比如到年底，给员工涨工资的幅度是5％、7％呢还是10％？通过What-if就可以知道调整对成本有多大影响。

新店预测是汉庭常用的一个What-if分析，借此可以了解新店的回报周期、回本率等问题。一家新的酒店经过开发期、爬坡期、成熟期几个阶段，原来因为计算的工作量很大，所以模型比较固定，开发期、爬坡期、成熟期都定为6个月。但是实际情况是酒店经营状况不同，周期也不同。“现在我们可以自由调整，可以针对不同情况采用不同标准，并且原来要动态地以经营业绩作为判断的标准是很难做到的；现在能够动态地去做，当业绩达到阈值，就自动认为它进入到成熟期。”张敏介绍说。

有了预算管理系统，还可以考虑大事件(如广交会、世博会)对酒店的出租率以及收益的影响。比如世博会对浦西和浦东的影响肯定不一样，汉庭可以精确到对不同片区的酒店进行分析。

在人事管理方面，汉庭酒店员工来自于全国各地，由于每个地方都有自己的社保和公积金标准，因此员工缴纳的费用不一样，原来计算量很大很复杂，领导层、高层很难看到真正全面的、准确的数据。“现在我们可以精确到，比如一个员工社保应该交哪个城市的明日一种保险，公积金可能交另外一个城市的某一种公积金。这样使得高层管理人员对人事成本管控心里有数。”张勇说。

关于IBM Cognos BI和绩效管理

IBM Cognos商业智能(BI)和绩效管理解决方案提供了世界领先的企业规划、合并和BI软件、支持和服务，帮助公司规划、理解和管理财务和运营绩效。IBM Cognos解决方案整合了技术、分析应用、最佳实践和广泛的合作伙伴网络，给客户得到一个开放的、适应性的、完整的绩效解决方案。世界各地超过135个国家的23，000多名客户选择了IBM Cognos解决方案。

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