多项目管理困难多？8Manage为您支招！

【导读】多项目管理是现代企业管理一个难题。不同于单项目管理，多个项目同时进行，如何做好时间进度管理？如何保障在预定的时间内，又快又好地完成整体项目，又不出现项目中的“豆腐渣工程”呢？这些关于多项目的管理问题都切实地考验着每一位项目管理人！

软件开发公司的项目管理经理小明，收到这个月新项目开展邮件，加上之前还在推进的4个项目，这是他手上第5个项目！小明除了要跟进项目招投标、参与项目2产品规划、项目3团队会议、项目4设备费用跟进等外，还得参与各种项目会议、费用、人员等分配工作。而在项目成员工作任务中，除兼顾多项目日常工作外，更需担心突发事件处理。因此，小明常常会觉得心有余而力不足！

如今，面对越来越多的项目，越来越复杂的交付环境，多变的项目团队，类似小明的案例多不胜数。作为项目经理，如果不能逐一应对这些问题，出现项目管理失败的机率也将大大提升。如何善用科学的管理工具，提升管理效率和成功率，是其中的关键之一。

项目管理办公室（PMO），主要统筹项目群和项目之间的管理，通过调度和统筹，能够提升多个项目成功率！在多项目管理的环境中，企业及项目管理者如何借助管理助手——项目管理系统有效解决以上问题？8Manage为您逐一支招：

1）、计划与追踪，把控项目时间

时间管理的方法、理论许多，但如何实践到位呢？每个项目在开展初期都会有项目计划推进表、每个时间段对应哪些工作任务，如何验收都会标的出来。如果仅仅把计划做出来，然后分给项目成员，放任管理，项目结果可想而知。其中，管理关键点在于进度监控！

作为项目经理，小明可通过8Manage PMO概览查询每个项目成员在单项目和其他项目的进度情况，在红绿灯和甘特图的提示设置能让人快速明了阶段进展，还可及时查看具体状态问题，从而实现对团队成员的有效监督。

而且，通过对项目时间管理关键时间点，关于项目成果验收（如：产品设计图交付）来进行把控，把大目标分解成小目标来进行，这样就可以按照项目初始计划进行有效落实。

需要注意的是，不是每个项目流程都按计划进行。当项目需求变更时，需要灵活使用项目变更请求，通过改变系统项目中相应的任务、工作指令、解决方案等，来推进后续工作进行。

最后，对于项目成果把控就体现在项目进度绩效方面。系统每完成一个项目计划进度，就会进行绩效指数的统计和输出，从相关的数据里面就可以监控项目的进度和费用。

其实，把握好以上流程就可有效管理项目进度。倘若出现进度与计划不一、需求变更导致项目延后的情况，要懂得及时止损，做好项目时间安排，发现问题，及时解决，让项目平稳过渡到原先的计划流程中来，就可以顺利进行下一部分工作。

2）、及时发现问题，把握项目质量

项目质量的把控涉及关键因素多且复杂，在管理上更需耐心和坚持，在系统上则体现在宏观信息概览和微观功能细节。在8Manage中，“可交付成果”和“依赖”规则十分重要，通过设置与里程碑和实际应用规则的关系，及质量控制和验收的具体要求，在后续的追踪和收付点中，根据规则把握好交付成果，才能把控项目的整体质量情况。

例如，小明在处理这五个项目时，不可能熟知每一个项目的细节和数据。他通过查询8Manage项目2的可交付成果概览时，发现项目2的产品设计图提交后，不符合伊始在规则设置中可交付成果的质量标准。通过追踪发现，原来是产品设计图的某个零件设计尺寸不符合具体情况，需重新找到负责人员设计。针对以上细节问题，小明经理只能够借助项目信息系统，才可在复杂的信息中及时发现问题，牢牢把控住项目质量。而这工作在项目的规则和交付成果标准就提出了严格的要求。

此外，我们还可通过业务地图、业务情况概览、依赖管理等，追根溯源找到每个项目的完成情况、负责人、具体进度和问题，实现有效地监管和追踪。就系统操作和管理上来说，我们可在项目宏观概览上发现问题，通过层层追踪，发现在项目推进的具体细节差错，马上处理，及时止损，从而把握好整体的项目质量。

3）、控制项目成本，合理分配资源

需要注意的是，保障进度和质量同时，要控制项目成本。不控制成本的项目，就是耍流氓，更别说多个项目同时进行！如何把钱花在刀刃上，是考验管理者的财务能力，而记录和汇总分析好每个成本支出，就是管理信息系统的重要功能体现！

在费用控制上，8Manage PMO根据项目的不同和每个项目流程情况进行规则设置（自上而下&自下而上）初始预算，如在后续执行中超过预算，需进行审批和说明情况。在项目实行时，要及时追踪费用情况和与PMO层预算偏差，根据费用等标准来进行有效干预。

现在，还是小明经理负责这五个项目，但每个项目都需要用钱，成员都希望预算多，甚至在争取预算后，后续还出现超支情况，这该怎么处理？在做好每个项目预算后，小明经理可通过费用概览来查看每个项目团队的费用情况，发现偏差比较大的，应及时干预和沟通，也可参考工时表来对比项目的进度和资源在项目中实际使用的情况。如有超支情况严重的，需要负责人员作出相关说明和提出相应的解决方案。

如果说工具是人类社会的巨大发明，那么项目管理系统就是现代企业管理的高效管理利器。对于小明经理来说，五个项目的同时进行，就已经焦头烂额了，更何况那些需要面对上十个百个项目的企业管理者和项目团队人员。高科技信息时代，数据的共享和融合，技术的发展和创新，极大地提高了信息的准确率和传递效率，也增加了项目绩效的透明度和项目人员的责任心，也为小明经理的多项目推进构建了良好的信息基础。

现代企业运营，需要的不仅仅是管理者的智慧和能力，更需要借助高科技的技术！8Manage 项目管理解决方案具备项目管理所需的全面功能，其中PMO更是针对性地解决企业在面对多项目管理时的难题，利用贴合现代项目管理思维的管理工具，学会抓重点地处理项目问题，方能知己知彼，百战不殆，才能在复杂且激烈的市场竞争中存活下来！