合同管理推动二七车辆信息化再次提速

一、企业简介

南车二七车辆有限公司（以下简称"二七车辆"）始建于 1897 年，是中国南车股份有限公司的全资子公司，公司拥有员工4286人，固定资产净值1.69亿元，占地64万平方米，厂房面积约16万平方米，主要生产设备1700余台，企业年销售收入近20亿元，经过近十几年的努力，二七车辆已由单纯的修理企业转变为新造、修理、配件三足鼎立的产业格局，业已成为中国南车铁路货车业务板块的重要力量之一。公司具有新造货车3500辆，修理货车4500辆，拥有年产各型缓冲器2万辆份、新型制动梁4万辆份、交叉支撑装置6万辆份的配件生产能力；是集装箱平车、共用车和运输小汽车双层平车的主要设计制造商。

2008年，北京机械工业自动化研究所（以下简称"北自所"）帮助二七车辆成功实施生产计划管理项目。通过生产计划系统的建设与运行，优化了二七车辆企业内部的管理流程，实现了计划的统一；优化了企业生产计划流程，同时满足了企业新造及修理两种不同生产模式的管理需求；提高了企业的应变能力，使企业管理人员及时准确地掌握计划的产生和执行情况，为企业生产决策提供了参考依据。企业的资金利用率、产品质量大幅提升，生产周期大大缩短，同时解决了检修业务新制备品无序性和盲目性这一重大难题。这些改变将二七车辆送入了信息化高速发展的轨道。

二、企业信息化过程中出现的问题

二七车辆现在拥有覆盖到车间工位的企业网络，具有完善的网络基础设施。在良好的网络与硬件环境下，二七车辆也在不断进行应用系统的建设，这些系统互为支撑，在企业的管理中发挥着积极的推进作用。在二七车辆之前的信息管理平台中，已应用采购、仓库、销售和财务管理系统；同时应用RS10生产计划管理系统进行生产任务的排产；在车间作业管理方面，采用制造执行系统进行生产任务的完工汇报、调度执行以及生产过程和在制品的管理；并在经营管理信息系统中人工填报南车集团所关心的报表信息。在此同时，一些问题也日益突显。信息管理平台的应用情况和各系统间关系如图1所示。

图1合同管理上线前二七车辆物流、财务、生产系统应用状况

1.南车集团推行经营管理信息系统后，下属公司需要逐月上报的数据有生产订单签约统计表、主要产品销售收入历史数据对比表、新造产品生产销售同期数据对比表、主要产品生产销售完成与预测情况统计表等，这类报表大多都与订单相关，而二七车辆现有的业务系统中均没有对订单信息进行管理，企业每月不得不耗费大量的时间组织人员进行数据统计和录入工作。

2.从优化厂内业务流程的角度考虑，为了规范业务流程，减轻手工劳动的负担，提高工作效率，工厂与合同有关的信息需要人工反复整理录入的现状也亟待改变。

3.订单审批流程管理不够规范，不同业务部门合同审批流程相似但不相同，审批过程中存在未严格按照流程审批的情况；此外，传统的纸质审批流转单的审批方式效率较低。

4.市场信息管理也有待加强，以使之能够高效地反应市场动态、竞争对手信息和潜在客户的信息；加强客户关怀，更加全面地管理合同签订之前的市场信息，给企业的采购和生产预留充分的准备时间。

为了解决以上问题，进一步推动企业信息化高速发展，二七车辆再次携手北自所，启动了合同管理项目。

三、信息管理平台优化

北自所提出了适合二七车辆的信息管理平台优化方案，该平台包括RS10采购合同管理、RS10销售合同管理、RS10市场信息管理和RS10工作流管理系统，以及已经运行使用的RS10生产计划系统，库存、采购、财务系统，以及制造执行系统。信息管理平台的优化需要在部分系统间进行集成接口的开发（图中涉及集成接口的系统间用虚线表示），这些系统的集成应用关系如图2所示。

图2 合同管理上线后二七车辆物流、财务、生产系统应用状况

在该信息管理平台中，RS10市场信息管理和RS10销售合同管理用于管理销售前端的市场信息、客户需求信息及销售合同信息；RS10生产计划系统、仓库管理系统、制造执行系统用于管理销售合同执行信息；RS10采购合同管理和采购管理系统用于管理采购合同及其执行信息；应收、应付管理系统分别用于管理销售合同、采购合同的账务信息，账务信息中能够反映合同信息，在账务信息和业务信息之间形成对应关系。采购合同与销售合同的审批环节，依托RS10工作流系统实现。

在RS10销售合同管理与销售管理系统之间建立集成接口，将销售合同的信息与合同的执行情况进行业务集成；在RS10采购合同管理与采购管理系统之间建立集成接口，将RS10生产计划系统的采购计划直接生成采购合同，减少人为原因对采购数据准确性的影响，减轻人员数据录入负担；通过与RS10工作流系统的集成应用，不仅完整地管理了合同的审批过程，而且通过将审批合格的合同信息传入后续的仓库及财务系统中，实现了对合同执行情况的追踪。在RS10市场信息管理系统、RS10销售合同管理、RS10生产计划系统，仓库、采购、财务系统，制造执行系统等业务系统与南车经营管理信息系统之间建立集成接口，实现内外部经营管理信息的集成，解决南车经营管理信息系统汇报数据时重复进行数据录入的问题，减轻业务人员数据汇总和录入的负担，提高工作效率。

四、合同管理系统运行现状及效果

北自所提出的合同管理解决方案中，包括RS10市场信息管理、RS10销售合同管理、RS10采购合同管理和RS10工作流系统，以及目前正在运行的RS10生产计划管理系统（主需求计划、主生产计划、物料需求计划系统），现分别对其运行情况及效果做以说明。

1.RS10市场信息管理

RS10市场信息管理系统可以管理企业的产品信息、竞争对手信息和潜在客户信息等，帮助用户随时掌握和分析动态多变的市场信息。市场信息管理系统上线后，将客户、供应商及代理商和潜在客户的基本信息，客户需求和竞争对手资料等信息统一管理起来，为销售业务的开展搜集有价值的资讯，充分做好售前的铺垫工作，使销售人员更加方便地掌握市场需求，为企业的采购和生产赢得充分的时间。

2.RS10销售合同管理

RS10销售合同管理实现了以下功能：

（1）有效地将销售合同信息和提货信息管理起来；

（2）通过RS10销售管理与生产计划管理系统间的接口，实现了对产品合同完成情况的跟踪；

（3）通过工作流系统配置了标准合同审批、价格审批等流程，实现了对销售合同要素及合同文本审批过程的管理；

（4）将销售合同信息传入销售管理系统后，使该系统的销售收款与合同对应，方便客户了解每笔合同的收款情况。

RS10销售合同管理中包括对协议、合同（订单）和提货单审核的过程管理（协议用于管理意向性合同，合同（订单）管理正式合同，提货单根据合同下推生成），以及对销售计划、销售报价等业务的管理，同时实现了业务中协议、合同、提货单、应收票据等的自动生成或参照生成，大大降低了手工录入业务数据的重复劳动，有效提高了销售管理的工作效率，并使业务的关联性和及时性得到提升。在用本系统实现销售业务管理的过程中，通过自定义参数控制业务流程，实现了某些协议和订单自动审核通过的功能，满足了业务部门的需求。

RS10销售合同管理实现了对多层的、多种关系的客户的销售业务的管理，通过对企业销售小组做多层次的授权，有权限的用户就可以在系统内录入合同，或者录入协议后参照生成合同。控制保证了销售信息的保密性，又保证了业务的规范性。

使用销售合同管理时，通过勾选销售管理系统和主需求计划系统的接口标记，实现了销售合同管理与生产计划系统的集成，将销售合同信息作为企业生产计划的来源需求，并且通过合同号跟踪，企业能及时准确地了解该合同的生产执行情况。

3.RS10采购合同管理

RS10采购合同管理实现了以下功能：

（1）管理采购合同信息和到货信息；

（2）通过RS10采购合同管理与生产计划管理系统间的接口，实现了由采购计划直接生成采购合同，保证了数据的准确性，减免采购员的手工录入工作；

（3）通过工作流系统配置了标准合同审批、价格审批等流程，实现了对销售合同要素及合同文本审批过程的管理；

（4）将采购合同信息传入采购系统后，使该系统的采购付款与合同对应，方便客户了解每笔合同的付款情况。

4.RS10生产计划管理

RS10生产计划管理系统在销售合同管理上线后，通过勾选主生产计划和销售合同管理之间的接口标记将生产计划编制与销售合同管理进行业务集成，经由主需求计划系统的"订单读入与承诺"功能，订单号（合同号）等信息就会进入生产计划系统中，从而实现将销售合同作为企业生产计划的来源数据，通过销售合同驱动生产计划和生产组织活动的管理目标。

5.RS10工作流

RS10工作流系统与RS10采购合同管理、RS10销售合同管理关联应用，通过灵活的流程配置，不仅实现了客户对合同要素及文本的审批过程，还满足了各个业务部门的管理和审批需要。同时规范了审批流程，明确了审批人的责任。使合同审批过程在信息管理平台中顺利进行，大大提高了合同审批的效率。工作流系统配置的标准合同审批流程如图3所示。

图3 标准合同审批流程图

五、总结

二七车辆在北自所提供的信息管理平台优化方案的基础上，设计出了经营管理信息数据接口平台，实现经营管理系统与公司相关应用系统的集成，完成了上报数据的自动采集、处理和上报工作，极大地减轻了业务部门的工作量。

经过二七车辆和北自所的共同努力，合同管理系统已成功上线并顺利运行，信息管理平台的成功优化，必将推动二七车辆在信息化高速发展的轨道上再次提速。