企业必看：如何透明化管理？

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各位来宾下午好，我是来自Exact中国区业务方案顾问许力，接下来由我和大家一起分享如何来帮助企业来现实透明化管理。

什么是企业透明化管理呢？这包含两个方面，第一，对企业的信息制度财务和服务透明化的管理，第二，对整个企业员工股东合作伙伴和客户的透明化管理。我要把很多企业的相关信息让我的生态圈里面的人更多的了解，同时也参与到我们公司的运营。那么，什么是企业透明化管理的实质呢？让我们引用孙子兵法的一句话来说：“上下同欲者胜”。从我们企业的经营者到企业的每一个劳动者，大家都一个目的就是能够达到整个企业最终经营的整个结果。每个人他所说，所想，所做的都是一致的，每一个人都可以直接的看到他的所作所为可以达到什么样的结果和对企业有什么样的效果。另外，我们部门之间没有壁垒，是一个互通互助的企业。我们上下级之间是上下通达的，也是非常高效和扁平，最后达到的效果群体中的每个成员都能充分了解整个企业的目标和意图，从而形成一个自觉地行为，这也就是：“上下同欲者胜”。

那我们如何帮助企业实现透明化管理呢？我们是通过以下一些工具和手段，最主要的我们也是通过整个企业的协同商务管理来实现企业透明化管理。协同商务管理有以下几个工具。第一：企业门户，第二：工作流引擎，第三：知识管理，第四：人事在线，第五：报销在线，最后是供应商关系管理，人力资源管理，项目管理等等，这就是我们来帮助企业实现透明化管理提供的工具。

实现企业的协同商务管理主要包含以下4个方面,第一：个人的工作，例如，个人在各种工作中任务自己安排。第二：部门内的业务协同，比如，出差，请假到领导部门的批准。第三：企业部门之间的业务协同，例如，费用报销，工作的审批，项目管理等等。第四：企业生态圈的业务协同，比如，我和我的客户，供应商，合作伙伴之间如何来实现协同来提升我们整个企业的运营效率。

现在企业门户是第三代信息门户，实现了整个门户的融合，这个门户是真正的信息门户平台，可以打通企业组织内外部及各部门，业务之间的数据呈现，建立门户能实时从组织外部的资讯，内部的管理信息系统来提供相应的信息，并根据职能和岗位的不同有针对性的，主动性的推送，以及把可对外发布的信息推送到组织宣传性的网站中去。这类信息的特点是实时存取，统一集中化，主动推送性，应用个性化，信息权限管控等，这就是第三代企业的门户。之所以有门户是因为客户有各种各样的需求。比如一个企业的CEO，他关心的是企业运营的结果是什么。那营销总监他关心的是市场活动，产品发布的效果怎么样。对于普通员工，他关心的是我有哪些工作要做，尤其是对一个新员工，刚来公司什么都是陌生的，怎么来最快的融合到公司，这都是需要一个平台来打造这样的效果。

我们提供了以下几个版块，这些版块也可以有更多的延伸。第一：待决工作，比如，我每天的哪些工作事情需要批准。第二：新闻版块，我们可以把企业内部需要向员工，合作伙伴了解的一些新闻，能够第一时间来推送到门户。第三：部门版块，每个部门之间都有一些相应的信息需要共享。第四：产品知识版块，企业有大量的产品和服务知识，怎样最快的推向员工和生态圈里。第五：工作版块，在门户当中，通过门户把工作都涵盖进来提高工作效率。第六：报表版块，这个是对管理层的人来说是非常重要的，管理层的信息需要其他人来提供，通过这样的门户作用，把那些报表自动化，个性化的推送到每个不同人的面前。实现了整个企业的信息高效。

这张图是基本的一个门户实例，里面有待决工作，个人的信息，产品的知识，员工的个人主页，以及一些相应的报表。这是一个基本门户的范例，这是对我们基本员工的。我们还提供了对供应商，客户，合作伙伴相应的一些门户。这些门户同样包含了这些内容。

这是一个报表的门户，对于企业，我们可以把一些报表集中到一个门户当中，集中推送到不同的人员，实现企业的透明化。同时提供移动App，涵盖苹果，安卓系统以及Windows系统，其中安卓系统的门户包含整个企业的工作情况，具体的信息，都会呈现在上面。苹果系统也可以把我们关心的一些报表先挂上去，然后可以随时可以查看。

这张工作流引擎图，可以用配置的方法把整个企业的业务完整的实现。这样可以使我们工作起来非常顺畅。一般工作引擎包含了以下4个部分：请求、批准、实现、处理。这四个点对于企业流程是四个控制点，但是每个控制点的具体内容是可以配置的，在做任务当中实现对信息的搜集。例如，工作流程该有谁做，做什么，为谁做，有哪些特殊的活动，支持的文件，文档等等，这些都可以纳入到流程当中来。当需要什么就加进来，这些模块也涵盖了一些时间信息，同时，在流程当中还有很多时间信息，比如，流程做多长时间，什么时间开始做，需要多少数量，多少钱等等跟财务相关的。通过业务流程，可以把整个企业的工作网规范起来。同时，我们还可以为企业收集一些相应的数据。这些数据有可能是其他得不到的，来通过工作流来实现。

企业对管理有各种需求，不同的管理阶层，决策层，执行层都有各自的需求，我们工作流引擎来满足不同阶层的要求。总之，管理流程的目的，是实现规范运作，建立体系，提高效率，管控风险，但是流程建立之后，用信息化的手段把企业流程落地执行，持续改进的重要手段。

流程管理可以全面支撑企业的业务管理和发张，流程有5大阶段，有流程规划，流程梳理，流程执行，流程优化，流程重组。这个循环是不间断的螺旋上升的一个过程。随着企业的不断发展而不断的提升。

企业的知识管理对企业是非常重要的，知识管理是对企业知识资源进行统一规划，定义，挖掘，转化，共享等一系列的总和，目的在于以下几方面.第一，通过知识管理把企业的一些知识作为一个重要的资源进行管理，最终达到提高效率，挖掘潜能，满足战略的目的。第二，将企业中大量员工头脑中的隐形知识挖掘出来，使其显性化，进而使知识发挥巨大的作用。第三，可以规范企业知识体系，使企业知识能沉淀在企业内部，而非员工脑海中，减少企业因员工流失而造成的损失，降低企业对知识员工的依赖。第四,可以加速公司内部知识分享和传递速度，合理利用企业知识资源，可以有效的开发新产品和提供优质服务。知识管理的目标是将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能过做出最好的决策。

在企业发展过程中面临很多问题，比如，企业运行多年，留下的东西非常有限，许多事情都是一遍遍重做，许多错误也是一遍遍重犯。这就是知识管理没到位的结果。还有例如，企业的成功很大程度是个人的成功，企业发展太过依赖个人。这也是知识管理没做好的原因之一。同样，在企业也有一些常见的与知识相关的难题，比如，员工流失，很多客户资料没有了。还有企业员工的技能，比如，有的企业上了一个新系统，但是关键人员流失之后，没有做到一个很好的传递，这个系统应用的越来越差，造成了企业一些不必要的损失等等。这些问题都和知识相关，对于知识管理对企业来说是非常重要的。我们打造4个知识管理方面，第一：文档知识，他可以成为静态知识管理，比如，一般企业的合同，规范等等这些内容。第二：业务知识，很多业务知识会积累到员工头脑里面，通过这个管理把知识沉淀到企业知识里面去。第三：项目知识，企业当中面临一些项目，通过项目积累把企业优秀、失败的项目经验沉淀到企业项目知识里。第四：销售知识，我们企业会遇到各种各样的客户，销售机会，怎样通过一些销售知识积累和学习，能够使得我们企业在经营方面有更大的提高，这都是我们知识管理所需要的内容。

我们是通过知识积累来达到的，这些知识来源于企业的方方面面、各种各样的流程。通过企业的各个文档，各个流程等等，实现整个企业知识的积累，知识来源于员工，也应应用到员工身上。这是Exact的一个要点。它还可以实现企业知识文档电子化，实现一个企业的搜索引擎，可以进行企业的全文搜索，方便企业员工更高速，更快捷的获得一些知识。同时，我们还要对这些知识进行各种各样的分类，实现各种各样的地图，方便员工去寻找。另外，还要通过知识地图来更快的发布到不同的人员当中去，包括我的员工，供应商，客户，合作伙伴。

知识管理对于整个企业来说是一个持续运营的业务保证，通过知识积累，知识共享，知识利用以及知识创新，来达到整个企业可续的运营。知识管理给企业带来的价值是两方面的，对企业来说，我们可以把更多的知识积累到企业当中去，实现整个企业变成一个知识型企业，就不怕员工的流失，知识都在企业里掌握起来。可以传递最佳实践，每个员工都可以带着最优的知识来进行操作。对于个人来说，刚进公司可以找到好的知识使我能更快的融入我的整个企业当中去。不需要通过很长的时间才能达到满足企业的要求。对于个人来说也为公司创造了知识，同时也能学到更多知识的这样一个效果。

在整个透明化管理当中，知识对人这样的一个管理也是非常重要的。在整个企业的业务流程中，最主要是靠人来执行的，所以在这个平台要有一个重要的人的管理。通过Exact软件管理可以帮你体验这个企业组织的构架。他可以通过不同的汇报关系来建立企业组织的构架。另外，还能帮你实现企业岗位系统，角色系统，通过这样不同的岗位，不同的角色和组织架构，来实现对整个企业业务架构的实现。

在整个企业人事管理当中，还可以实现对整个企业的信息管理，它可以实现企业的信息，同一个多视角，多维度，大数据来展现整个企业的数据。这些数据是人，客户，项目等等都是可以的。例如，在人力资源卡片中，可以看见整个这个人的信息，可以从卡片中看见这个人的财务信息，客户的资料，写过什么样的文档，所参与的项目等等。这些都是对于整个企业透明化管理非常重要的一方面。比如，工作流，电子邮件，手机短信，微信等等来实时的来根据不同的规则来通知所相应的人。比如人事部门，那个员工过生日了，让系统来告知我这也月有多少员工过生日，来发贺卡这类的。在比如，员工的合同到期了，是不是可以发一个工作流来通知他的上级领导对他的一个考核等等。都可以通过事件管理触发器来实现的。可以帮助我们员工之间一个高效的运作和一些高效的事情。

事件管理触发器可以监控“事件”和“非事件”，跨越协同商务平台和ERP系统来实现，可以减少手工操作和人为的错误。在合适的时间通知正确的人。协同管理中的报销在线，可以让企业快速了解目前一些餐旅费的情况。在报销的环节当中，通过费用的申请，花费，在报销的过程。想要达到更高效，可以实现费用的预算和控制，还有全面预算等等。我们接下来主要实现费用和网上报销。对于企业的报销来说，每次员工报销都要填一沓的报销单据，一不小心有可能还会丢，拿着单据还要找领导签字，领导不在就会累计，从而麻烦。对领导而言，平常审核要去看看单子是不是合法的，这个项目费用有没有超支，这都是需要了解的，对财务人员来说更加麻烦，不仅要审核发票的正确性，还要把发票收集好，统计都是这样一个重复低层次的劳动。

那我们可以通过这样一个报销流程来跟踪一个报销的整个过程。在流程中可以预先设置一些必填项，如：日期，费用说明，数额等等。可以使报销人方便的看清楚报销内容，这就成了一个非常透明的报销过程。整个报销流程可以依据企业法规来监控。

这是员工出差、费用申请的表格，在这个工作流中我可以把出差要填的全部填上来，这样可以使得所有人知道我为什么去申请。同样员工报销也是非常清楚，我报销需要经过那几个环节，需要谁来批，报销所涉及的单据，可以先把电子扫描件附到上面，交给领导，财务人员去做审核，过后可以集中通过快递送到总部，对于分部企业来说尤为有用。报销的明细跟后台的财务系统做一个链接，使我的报销系统一旦成功的批准之后，可以自动的产生。这样可以提高财务的运作效率。

综上所述，协同商务平台不仅仅可以实现企业透明化管理，还能实现整个企业其他方面的管理。比如，我们可以实现企业员工的人事管理，客户的关系管理，供应商关系管理以及项目，设备，企业资产的生命周期的管理。这都是我们协同商务管理所达到的目标。但最终目标，帮助企业实现透明化管理，企业上上下下都能了解到各种信息，使得我们的企业更加规范和高效。

整个企业透明化管理体系是有一个方法论，按照这五大方面，如何通过企业的规划来整体运作，整个企业的运营哪里有问题，有哪些地方需要改善的。然后是梳理，我们把整个企业一个具体的情况逐条处理和规范，规范后要落地执行，要先进行一个纸面的执行，还有电子流程化执行，在互联网时代，电子执行化是非常重要的，通过不断的执行，可以得到很多结果，对结果进行分析，看看企业的运行效率是怎样的。有哪些地方是需要改进的，发现需要改进的，那我们就进行优化，我们整个企业化的透明管理也是一个螺旋式的不断循环的过程，随着企业的发展而不断地前进。

今天的分享就到这里，谢谢大家！