别让会议成为管理瓶颈

万华集团是一家以大中华区为主，面向全球的食品生产与销售企业，经过多年的发展，已经逐步发展成一个年销售额过百亿的多元化集团。集团总裁万总从最初的食品加工厂开始创业，在企业里投入了全部的心血。万总时刻提醒自己，越是企业规模大，风险也越大，所以一直提醒自己要集思广益，不能搞独裁。这不，每年春节，所有副总裁和总监参加的集团座谈会又召开了。

万总首先简要地介绍了集团在去年的经营情况，总体上来说还是在增长，但发展速度已经明显的慢了下来，没有达到预期的目标，而且在去年接连发生了几起突发事件，万总最后总结自己的感受，感觉去年一年都是在救火，越来越忙，也越来越乱。

主管财务的张总是跟随万总一起创业的元老，也发言说，这几年公司的规模大了，也感觉事情比较乱，而且白天的大部分时间都是在开会，集团的财务管理都来不及筹划，基本是被事情追着走，非常被动。

人力资源部的王总笑着说，集团这么大的规模，高层就是通过会议管理企业的，想问题嘛，晚上安静，可以回家慢慢想，咱们这叫7X24，随时待命

总裁办的李主任随即报了一组数字，“万总去年一共在集团总部待了150个工作日，每天平均开4.5个会。”

万总疑惑的问，“我有开这么多会吗?”

李主任回答，“去年万总的秘书把会议安排都记录下来了，这个数字还是在工作日时间里有清楚的会议安排的，真正的会议只会比这个多。”

行政部也说，“我们也估算了集团总部的会议，总部有近20个大小会议室，这些会议室基本每天都被占用，即使按照每天一个会议室上午下午各一个会计算，全年仅集团总部在会议室召开的会议就有上万个，这还不算占不到会议室只好在其它地方开的会。已经有很多部门向我们提意见了，要求加强会议室的管理，我们计划今年把会议室的预定工作管理好。”

主管研发的葛总是集团去年才请来的，“我提个意见，我发现咱们公司的会议管理很差。我经常收到会议邀请，一看被邀请人，基本上万总和各位副总都要参加，也不知道是不是重要的事情，去了才发现很多是陪会，也没我的发言，对研发的管理也没有什么意义。以后会议通知要严肃，什么主题，邀请什么人一定要明确。现在研发任务这么重，参加这样的会太浪费时间。”

生产管理部也附和说，“现在的会议实在是太多了，我部门的人白天都找不到我了，我都是跟着万总一起参加各种各样的会，部门内部的事情都没时间管。而且很多会是临时通知，我这边正在主持内部的工作，总裁办的电话就来了，马上赶过来开会。到会上，也没什么准备，很多具体的情况也回答不上来，去年我已经被万总批评很多次了。”随后转向万总，“万总，咱们集团去年新建了两个生产基地，事情太多，我都是晚上才有时间了解情况，今年生产基地投产，事情还要多，我已经请人力部门给我新招了个秘书，专门收集各种信息，今年的具体情况能跟得上了。”

王总马上补充说，“各部门的副总按规定都有一个秘书，生产是特殊情况，所以有两个秘书。”

质量部的彭总监是直接向万总负责的，“各位副总是跟万总每天在一起，我跟你们相反，很难约到万总的时间，很多质量的事情要向万总汇报都要安排在几个星期后，还只有半小时，公司的很多措施我们都不是很清楚，这个质量看来还是没有受到充分重视啊。”随后转向主管营销的吴总，笑着说，“还是吴总好啊，每天都能约到万总，万总走访市场，吴总也能陪同一起，什么时候能匀给我一点时间啊?”

吴总笑着说，“市场是企业的根本嘛，万总多投入点时间也是应该的。不过销售离不开各位的支持，象今年出现的凉席促销品，到9月份才到货，消费者反应强烈的事情，希望明年不要再发生了。”

李主任看大家的脸色都不好，就解释说，“今年这个活动是要在整个东南亚做促销，启动的并不迟，5月就发文了，但因为要在几个国家一起行动，需要跟市场部、公共关系部、采购部、财务部协调，但6月份公司的事情太多，集团的半年度回顾，供应商的评估，物流商的调整，还要跟政府部门协调，几个部门6月份一直凑不到一起，7月份详细方案才最终定下来，但预算金额又因为原料上涨超出20%，按规定要上总裁办公会，在8月的总裁办公会讨论确定，结果就是9月份促销品才到货。”

吴总还是不满意，“这种促销都是有时效的，其它的事情当然也重要，但前方打仗，后方供不上子弹，这是很要命的，这种情况，完全应该召开临时会议。如果去年的几个促销跟的上，最少还能再提高一个点。”

万总看大家今天很多的报怨都是开会，“看来开会已经是公司的一个管理瓶颈了，这个会议管理不是简单地发发通知，安排安排会议室这么简单，总裁办小李你负责组织研究怎么安排会议，直接向我汇报，要彻底管好公司的会议。”

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