系统集成管理简单——记华盖创意成功实施 SAP Business One

华盖创意（北京）图像技术有限公司（Getty Images China）成立于2005 年8 月，是前全球最大的图像产品供应商美国 Getty Images公司在中国的分支机构，公司总部设立于北京，并在上海、广州、深圳等地设立了联络处，在大连设立了维权部。尽管公司规模还属于中小型企业，但是华盖创意在图像产品领域已处于领先位置，目前占据中国市场份额第二的位置。

业务增加带来管理需求

作为一家具备外资背景的企业，一直以来，华盖创意对如何加强企业管理以促进企业稳健发展十分注重。公司建立了完善的管理体系，并充分的意识到信息化应用对提高企业管理水平的重要作用。因此，从企业成立初期开始，华盖创意的领导层就对信息化建设非常重视。

华盖创意的主要业务是销售创意图片和影视镜头，在全国范围内有着广泛而大量的客户群。因此如何加强对客户资源的管理，就成为了华盖创意在管理上的重中之重。正因为如此，与许多企业的信息化步骤很不一样的是，华盖创意信息化应用的第一步是自主研发了一套客户资源管理CRM系统，以供销售部门使用。在公司成立初期，这套系统的确在很大程度上帮助华盖创意实现了对客户资源的现代化管理。

但随着公司的不断发展，华盖创意的业务增长十分迅速，原来以手工为基础的管理体系逐渐成为了企业发展的瓶颈。最明显的问题就体现在业务部门与财务之间的沟通受到局限，财务控制滞后于业务发展，财务部门也无法对应收帐款实现有效的管理。这些都阻碍了华盖创意在未来时间里继续保持稳健快速的成长势头，因此，他们迫切需要一个简单高效的企业资源管理软件做为企业信息化的平台，从整个企业 运营流程上加强对运营情况的事前控制、事中追踪和事后查询，从而为企业的发展扬帆助力。

自身管理与SAP完美结合

在决定了应用ERP软件作为企业信息化平台之后，华盖创意开始了积极的系统选型工作。由于和其他企业在信息化进程上的不同，能满足华盖创意特殊要求的 ERP 系统也必须具有相应的特点。他们给选择ERP软件定下了一个简单而又复杂的标准——满足企业管理的需求。

以往华盖创意只是销售部门应用了 CRM 系统，并没有实现财务管理的信息化。因此华盖创意所面临最突出的管理问题是在财务管理方面，他们需要的ERP系统也必须首先解决这一问题，尤其是对应收帐款的管理。同时，他们要求系统能够及时出具管理层要求的各项报表，为管理层作出正确决策提供依据。

同时，由于华盖创意公司有着自己的一套 CRM 系统，全国各地的分支机构的前端业务处理通过 CRM完成，为了打造企业整体的信息化平台，这就要求ERP 系统能够处理 CRM的订单（合同），并要求 ERP系统能够顺利地倒入现有CRM 系统中的数据，并实现特殊报表的提取。另一方面，华盖创意作为一家国外公司的分支机构，企业管理有着很高的水平，所以要求ERP系统蕴含高水平的企业管理思想，具备先进的企业管理流程。

系统选型工作开始后，华盖创意接触了不少的国内外财务软件系统。但由于他们要求选择的ERP系统必须严格地满足上述的几个条件，所以考察了多个软件后仍然没有确定。

就在这时华盖创意的领导接触到了北京奥维奥（AVA）科技有限公司。奥维奥的管理咨询团队和 SAP Business One 产品让华盖创意的领导眼前一亮。奥维奥是经 SAP 授权的 SAP Business One 解决方案销售和服务合作伙伴，在企业管理咨询及 IT 服务方面有着丰富的经验。SAP Business One 产品的功能强大、灵活性和可定制化报表深深的吸引了华盖领导层。经过一番论证后，他们发现 SAP Business One 具备许多超出其他软件的优势：简洁的界面、丰富的功能，便于轻松实施、使用和定制，而且能实现客户的个性化需求，能帮助华盖创意实现以客户为基础进行企业全面管理。因此最后，华盖创意公司最终决定与北京奥维奥科技有限公司合作共同建立华盖创意的管理化平台。

管理完善伴随软件实施

2005 年 10 月份，华盖创意项目正式开始了 ERP 系统的实施工作。双方共同组建了实施项目组，并制定了项目目标：实现业务数据到财务数据的顺利过度，并实现业务、财务数据的及时统计。项目实施工作包括 SAP Business One 中的管理、财务、销售 - 应收账款、业务合作伙伴、收付款等模块。在项目开始时，项目组首先进行了服务器测试以及通过 VPN 建立远程连接等工作，为项目实施做好了硬件基础准备。

接下来就是项目实施中最重要的工作，将公司原有的 CRM 系统与SAP Business One 系统实现整合。在这个过程中，华盖创意项目组遇到了整个 ERP 实施中最棘手的问题。由于公司成立时间不长，自主开发的 CRM系统还不是很完善，通过此次的实施使 CRM 系统中以前深藏的问题暴露了出来。华盖创意在使用 CRM 系统时，由于流程不规范造成了数据不准、重复等问题。为了解决这个问题，经过华盖创意财务和业务部门的多次讨论，并与奥维奥科技顾问方多次沟通，公司重新函证了业务伙伴的往来款，在 SAP Business One 系统中进行调整，同时规定 CRM 处理流程，以保证后期数据的准确，最终解决了从 CRM 把销售合同导入到 SAP Business One 系统中的这一关键性问题。

在项目实施的过程中，华盖创意也得到了许多成功的经验。对于企业管理混乱或者刚刚起步的公司，在 ERP 软件实施前应该更多的时间让企业去准备数据、理清思路，避免在系统实施过程中出现停下项目重新梳理流程的情况，这样才能更有效地简化实施过程，节省实施时间。

业务清晰，管理更简单

通过华盖创意和奥维奥科技的共同努力，华盖创意于 2005 年12 月份正式启用了基于SAP Business One 的解决方案。通过规划业务流程，华盖创意充分实现了信息共享，对企业业务重新进行整合、重组，打破了部门壁垒，真正实现了业务驱动。

基于 SAP Business One 还实现了与 CRM 系统的有机集成，CRM 数据能及时、定期地导入 ERP 系统。现在 SAP Business One 已经能基于CRM提供的业务数据顺利为企业提供相关的报表和管理数据。现在，华盖创意的业务信息能及时在财务进行反映，财务部门也能及时了解应收账款信息，结账日期比以往提前了半个月左右，基于 CRM系统和 ERP 系统的管理报表可以随时提取。业务人员也能及时了解订单的交付情况，可以随时了解到往来款信息。系统还使得企业的销售业务能够更快的实现，把问题控制在业务前端，为财务控制和核算带来的便利，大大减少了给客户的反映时间。

此外，基于 SAP Business One 的解决方案还同时建立起了详细的预算管理体系，方便查询、统计，协助公司领导有效管理企业，为企业决策提供有力的数据支持。通过本次 ERP 项目的成功实施，华盖创意内部财务管理效率和质量比以前大大的提高，真正实现了现代化的管理。基于 SAP Business One 的合理化解决方案使华盖创意管理更简单、明了。

华盖创意的管理层也对 SAP Business One 系统的实施给予了满意的评价：“良好的业务控制，实时的预算报警系统，报表的及时反映，使企业运行在良好的监控之下，同时能达到事先控制，事后追踪，让信息有理有据。