GrapeCity文档管理控制解决方案

文档，这个词汇最早出现于清末，常被用作公文、文书的同义词。辞海中解释为“组织、个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人们记录、固定、传递和贮存信息的一种工具”。一个世纪之后，生活在资讯爆炸时代的我们对文档的理解更为深刻：大至国家法律法规、行业章程，小至公司规章制度、工作记录都属于这一范畴。通过信息化处理，大多数企业已经建立起文档库方便员工查询相关信息。

但是庞大的数据库也给企业管理者和员工带来新的烦恼：如何找到我所需要的文档？如何保证组织内部机密文档的安全性？如何让文档的审批流程有效、高效、顺畅？如何确保当前所找到的文档是最新版本并在文档版本发生变更时及时通知员工？一连串的问号看似复杂却非顽症，解决之道依然落于“管理”二字。

GrapeCity推出的文档管理控制解决方案（Document Control System）基于Microsoft Office SharePoint Server，为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。该系统能帮助客户提高文档制作效率、规范处理流程、增强文档和信息的安全性并降低管理和运营的总体成本。

管理难点

企业的文档库通常由组织内部文档和外部文件构成，使用者和管理者按照各自的需求对文档管理提出了不同要求。

对于普通用户而言，方便快捷找到自己需要的文档是先决条件。但数量巨大的文档，复杂的结构体系往往令人无所适从。GrapeCity总结了大部分企业员工头疼的问题，归纳如下：

• 如何找到我所需要的文档？ 多数情况下我们无法做到精确搜索，在对文档了解情况有限的前提下，常常为寻找到需要的文档花费大量时间，降低了效率。
• 如何确保当前所找到的文档是最新版本？ 随着技术发展、政策变化，公司内部流通的各类文档都存在一个时效性问题，很多时候我们花时间找到并研究的文档却在最后发现已经出了新的版本，那些浪费的时间和精力造成的损失难以估量。
• 如何方便地将文档共享给团队成员？ 文档的价值体现于能否为其他用户提供帮助，自然牵涉到“共享”这一议题。我们需要安全地共享信息给相关人员，而不是把电脑里的一切暴露于众目睽睽。
• 如何方便地查看文档的基本信息？ 节约时间提高效率是商业社会的要求，因此我们希望能够在打开一篇文档之前就能通过其基本信息了解是否为我们所需。
• 对于管理者，其考虑的问题自然比普通用户更为深远，集中体现于以下方面：
• 如何确保组织内部文档的安全性？ 有些文档既属于公司机密又必须共享给相关人员阅览，由此带来文档安全方面的隐患。
• 如何对经常使用到的组织外部文件进行管理？ 作为参考的技术文献、国家法律法规通常属于组织外部文件，员工虽然不会经常调用但也必须统一管理方便查找。
• 如何让文档的审批流程有效、高效、顺畅？ 在无法保证全体员工都能遵照规定上传文档的前提下，运用审批手段来确保文档规范势所必然。但审批人员一旦出差在外，文档发布时间常常延迟。
• 如何让员工及时知晓哪些文档发生了变更以及失效被清除？ 文档发生变更时，需要提醒相关人员及时查阅，使用人工提醒方式效率低下。

GrapeCity文档管理控制解决方案

GrapeCity文档管理控制解决方案基于Microsoft Office SharePoint Server，为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。

系统架构

文档管理控制解决方案为三层架构，分别是系统层、基础服务层、应用层。

 系统层： 底层操作系统基于Windows Server，数据库采用SQL Server，并需部署SharePoint Server 2007；系统与AD域集成，所有的系统用户信息从AD中导入。

基础服务层： 分存储、安全、流程、管理、扩展服务五大模块

存储服务：对文档等提供高性能的存储访问

安全服务：实现多个层次的安全保证

流程服务：基于GrapeCity工作流引擎，实现流程的自定义流转

管理服务：快捷的文档备份、恢复功能显著降低系统的运维压力

扩展服务：支持基于Web Service方式调用，能方便实现与第三方系统的集成

应用层：涵盖整个文档生命周期，包括文档的发起、审批过程、文档发布、文档日常的检索查询使用以及后续的定期更新。

文档协同门户：提供企业用户访问系统的主要界面，用于进行日常的文档协作和信息的发布。具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。

解决方案优势：

提高文档安全性 文档管理控制解决方案将企业内部所有的文档均保存在文档库中，对于文档库的访问基于严格的权限控制，保障文档安全。

自定义流程满足企业动态需求 企业的需求处于不断变化中，固定不变的流程显然无法满足随需而变的要求。文档管理控制解决方案允许用户在发起审批流程时进行自定义，灵活适应企业发展。

跨越部门地理界限的高效协作 文档管理控制解决方案提供安全方便的文档存储平台，使得不同业务部门能将各自的文档放在同一个平台进行管理，提高查询访问的速度。同时，文档平台覆盖企业各地分支机构，即使合作团队分处各地乃至不同国家，也能在这个统一的平台上及时找到相关工作文档，进行高效协作。

易于操作的系统 文档管理控制解决方案提供的文档存储平台易于操作，大量采用Ajax技术来提高用户使用体验。整个文档平台界面友好，充分考虑到用户的使用习惯与方便性。

客户收益

GrapeCity为不同行业的客户实施了文档管理控制解决方案，具体收益体现在以下方面：

• 提高效率 文档平台提供简单、人性化的检索功能，节省员工查找信息的时间。基于GrapeCity工作流引擎的审批流程使得文档发布、修改、废弃都能及时进行，提高工作效率。
• 降低安全风险 集中且严格的权限控制提升了文档保护的安全系数，减少信息外泄的隐患。
• 明确工作职责 清晰的角色定义，使团队成员明确自己的工作职责。

信息共享，高效协作 文档平台给企业带来的最大利益体现于“信息高速共享，部门高效协作”。

最佳实践

新进半导体——2006年实施GrapeCity企业信息门户，结合文档管理控制解决方案规划并管理门户文档中心。

UL美华认证——2007年实施GrapeCity文档管理控制解决方案，统一管理组织内部以及外部文档。

宝钢金属——2008年实施GrapeCity文档管理控制解决方案，将企业信息门户作为文档分类存储中心，提供企业级别的搜索。