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图书分销物流优化――做诗功夫在诗外(二)

作者：杨巍

2005/10/27 11:29:04

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本文关键字：行业篇

作者：杨巍

3．库存管理之问题

⑴ 对于需要拆分和组合的书目，没有规范的商品加工指令和操作流程

图书中经常存在成套的图书拆分发出或单本组合的情况，但目前几乎没有规范的商品加工指令和操作流程，常出现实物拆分或组合但系统中没有发生单据记录或手工库存帐没有记录的情况，导致库存帐实不符，核对困难。

⑵缺乏盘点差异调整的规则和流程

对于盘点差异的调整，缺乏明确的规则和流程，存在大量盘点差异的调整长时间滞后，业务和物流的库存账目不符的现象。

⑶缺乏明确的滞销品、污损商品处理流程

图书分销企业由于采购付款是按销结算，库存管理的压力不大，对于滞销品、污损商品的处理很不及时，半年、一年处理一次属于正常现象，甚至没有相应的处理流程，这造成大量不能用于销售的商品存放在仓库里，降低仓库使用率。有些企业在滞销品的处理上，过多依赖物流部门，没有主动发起滞销品的处理。

4.反向物流之问题

⑴ 由于采购环节缺乏控制和合理的分析造成的退货量大，物流处理退货的压力很大

图书分销企业在采购付款上是按销结算，库存大在资金上几乎不存在压力，很多企业采购环节对合理的进货量大都凭感觉和经验，且缺乏精益管理的思想，在图书品种繁多的情况下，很多进货是不合理的，后续大批向出版社退货，物流的收退、清点、整理和付退工作压力很大。

⑵ 缺乏合理的并通过系统E化的退货流程

缺乏规范并通过系统E化的退货申请、审批、执行的流程，使退货方在退货时点、退货品种、数量、退货出库和退货指令的对应上有一定的随意性，给物流部门的收退工作带来很大影响。

⑶ 物流部门无法提前得到退货计划或通知，无法判断退货是否符合规定，无法提前对库房、人员等做出合理安排

图书类大部分品种都是可退的，所以大规模的集中清退回出版社和平时多批次的少量退货都较多存在。实际操作中，物流部门很难提前得到退货计划或退货通知，其一无法提前对库房、人员等做出合理安排，尤其是大规模退货，其二收退时无法判断退货是否合法。这影响了物流的正常收退秩序和效率。

⑷ 收退中没有客观的不良商品判断标准

业务部门对不良品的定义比较模糊，物流在实际操作中很难执行，容易出现对不良品的判断凭主观或随意性强的情况。

二、图书分销物流上述问题的根本原因

可以看出，上述四大类问题，除第一类基本问题外，其他均由于物流部门和业务部门之间没有良好的衔接造成，业务部门未提供给物流部门相应的指令和通知信息，应该在业务部门解决的问题没有解决而流到物流部门，应该共享的信息也无法获得。

其根本原因，一是没有优异的流程管理，建立一套合适的流程，并持续改进，使物流部门和业务部门之间的接口顺畅；二是没有集成的业务、物流信息系统，不能及时交换数据，共享信息。

三、图书分销物流问题的解决思路

从症结入手，以“物流如何与业务部门衔接”为切入点，在以下两方面改进：

⑴ 实施流程梳理和优化，并将其E化

对涉及业务部门和物流衔接的流程，进行梳理和优化。首先对已有流程进行梳理，理清相互关系，检查是否有缺失的重要流程。然后运用流程管理的方法，评估现状流程的问题，根据管理原则和需要确定改进的愿景，然后找出改进的空间，实施优化。

流程优化的四项基本原则：

a) ESIA的原则

清除―――Eliminate
简化―――Simply
整合―――Integrate
自动化――Automate

b) 流程优化和E化相结合，通过E化固化下来

c) 尽量将不确定的问题在业务环节处理，物流环节只负责执行业务指令

d) 特别注重信息的传递，即各种单据、报表等指令、反馈性信息

⑵ 建立集成的业务、物流信息系统

为了保障业务部门、物流部门（第三方物流）之间及时的信息共享，应该建立集成的业务、物流信息系统。可以是物流使用专业的物流系统，业务部门的ERP等系统与其集成，通过接口传递信息；也可以是业务部门和物流部门使用同一套系统，这取决于是否使用第三方物流、物流管理的专业需求与业务部门的需求能否在同一系统中满足等因素。

集成的信息系统打破了部门（公司）之间的信息壁垒，使物流能及时获取到业务指令，减少迂回的沟通和等待。

对于上述问题，笔者给出以下建议解决思路，供探讨。

大类	问题概括	建议
基本问题	商品编码不唯一，难以实现单品管理	一种方法是从实物和系统两方面改进，即对于一码多书的情况进行人工贴码，系统中通过多个标识号建立多个商品主档，同时这多个商品又对应同一个ISBN便于索引和大类统计。但人工贴码成本较高。一种方法是只从系统上实现单品管理，通过多个标识号建立多个商品主档，同时这多个商品又对应同一个ISBN便于索引和大类统计。
正向物流	采购到货时，没有商品基本信息或者不全面、不准确，缺乏明确的商品信息建立维护原则	要求供应商在新品征订时提供商品基本信息，如不全面，对关键的信息必须提供。此内容列入供应商考核之中。对商品信息不全的情况，明确商品基本信息建立和维护的职责权限。采购人员先建立临时商品信息，分配一个唯一的内部商品编码，ISBN可以暂缺，待到货后再补。尽量使商品信息的添补由采购部门在制作采购到货通知单之前完成。
	缺乏采购收货原则的约定，使物流部门收货时完全以供应商为主导	约定采购收货原则，如是否允许无单到货、到货量超过订单数的处理、不良品的判断标准等
	无法及时得到采购到货计划或通知	在流程上规定采购部门加强供应商管理，在供应商发货前或同时将发货信息提供给采购部门，采购部门在系统中制作采购到货通知单（或计划）通过集成的系统，物流可及时收到查看采购到货信息
	供应商主发现象：无采购订单到货	确定管理原则，要求采购到货以采购订单驱动为主，个别战略合作型供应商的主发，需要提前通知采购部门，补做采购订单后收货物流部门在系统中能及时查到采购到货通知（或者采购订单）
	收货单据种类较多，物流制单烦琐	进行整合简化，按照业务过程区分单据类型，如只用三种类型单据：采购入库单、调拨入库单、退货入库单。系统中都有相应的指令（通知单）物流可以接收并引用
	主配、预分货物的库存或到货不足	业务部门系统中建立预分到货不足的分货模型，到货后重新分配，快速形成发货指令，物流部门按指令执行如果由物流进行到货不足的处理，约定明确的原则
	缺乏合理的发货指令变更程序	制定发货指令变更流程或在发货流程中约定，按流程执行
库存管理	没有规范的商品加工指令和操作流程	在流程中规定，商品需要拆分和组合的，相应业务部门需要在系统中建立加工后新商品的基本信息，制作“商品加工指令”，提供给物流部门（第三方物流）通过集成的信息系统，自动将单据传递给物流
	缺乏盘点差异调整的规则和流程	业务、物流和财务部门共同协商制定盘点差异调整流程，规定处理原则和程序
	缺乏明确的滞销品、污损商品处理流程	制定滞销品处理流程，规定滞销品的处理周期、原则，保证滞销品的及时处理
	由于采购环节的控制不利，退货处理压力大	建立对采购人员考核的制度，将退货比例作为指标之一通过信息系统定期提供商品、门店不同维度的退货情况，支持考核
反向物流	缺乏规范、E化的退货流程	业务、物流部门研讨制定规范的退货流程，并通过信息系统中E化，理顺退货的执行
	无法提前得到退货计划或通知	在流程中规定，业务部门在做出退货计划或退货通知后，即需要提供给物流部门（第三方物流）使用集成的信息系统，自动将单据传递给物流
	收退中没有客观的不良商品判断标准	物流、业务部门沟通，在退货流程中描述不良商品的客观判断标准