GrapeCity先进系统助力企业加强费用内控

——某大型跨国企业实施预算和费用报销系统成功案例

对于大型的企事业单位，加强费用内控是管理方面的一大难题。通常，与企业日常运营密切相关的费用管理包含报销和预算两个组成部分，而大多数企业采用的手工流程一方面存在报销周期过长的弊端，另一方面也不能很好地控制预算和实际发生的费用，显然已远远落后于现代化的发展要求。

某大型跨国企业使用了GrapeCity的费用报销系统，利用工作流帮助企业将手工报销流程电子化，还通过预算控制对企业运营成本进行监控，其成功经验可为受困于同样难题的企业借鉴。

一、 客户背景

A公司主要从事背投电视机、等离子电视机、液晶电视机、液晶投影机及其他的视像、信息、通讯器材的开发、制造，销售自产产品，并进口相关同类产品的批发、佣金代理，以及部分国内采购商品的批发、佣金代理，提供售后服务，属于国家高新技术企业。经过几年的快速发展，该公司已经成长为一个产品线齐全、产品种类丰富的超大型综合性的跨国企业。业务遍及中国、欧、澳、北美各地，产品市场占有率位列世界各大品牌前茅。

与诸多企业一样，A公司在费用报销环节也遇到了手工操作周期过长的问题，同时手工操作也不利于公司对每年预算进行统一控制，企业迫切需要能进行预算和费用报销管理的系统辅助财务部门以及相关人员的工作。

二、 业务难题

A公司的矛盾主要集中在以下两点：

手工流程周期过长 总部下属五个分公司，员工的费用报销和预提申请都必须经过逐层审批，审批者除了各部门主管和分公司的财务部门还包括总公司的营业财务部，需要全部审批者通过才能完成整个流程。公司严格规范的人事制度使得报销和预提申请流程无法简化处理，一旦某个审批者出差在外，流程就被迫中断。从销售人员填写单据一直到出纳支付款项，整个流程的结束时间无法预测，而员工也不能及时了解流程在哪个环节中断或是否需要重新填写单据。

公司预算无法控制 A公司的预算控制十分复杂，分固定费用和变动费用两种。预算的制订和分配自总公司至各分公司逐级进行，完全依靠手工操作。由于变动费用的弹性较大，手工操作无法随时统计并控制费用额度，导致有些市场促销工作不能及时开展，而有些预算却被浪费。同时变动费用的超预算部分还需要提交给总公司进行审批，这又回到手工周期过长这一矛盾。

三、 GrapeCity预算和费用报销解决方案

上述两大矛盾降低了A公司的工作效率，也为业务部门的工作带来不便。有鉴于此，A公司希望能将目前的手工报销过程提升到由自动化系统来完成，从而达到提高员工的满意度和企业执行效率的目的。经过慎重选型，该公司选择了GrapeCity提出的网上预算和费用报销系统解决方案，并由GrapeCity负责实施。

分析了A公司的具体需求之后，GrapeCity将实施集中在费用报销和预算控制两个重点。

首先，对于费用的申请和审批采用工作流实现流程化管理。单据都在线填写并进行审批，系统会自动将员工的申请单据与报销单据进行关联，供审批者核实。系统提供了三种单据查询方式，普通员工和管理者根据各自的权限设定可对已提交的单据进行分类查询，便于随时查看费用报销进展情况。

对大多数企业而言，或多或少会发生审批被驳回员工需要重新填写单据的状况，GrapeCity提供的网上预算和费用报销解决方案还能对单据版本进行控制。系统对驳回的申请采取两种处理方式，员工可选择作废单据，也可参考驳回意见对单据进行修改后再提交。对后一种情况，系统自动生成新的单据并作废前一张单据，但是在新的单据中会保留已作废单据的链接，方便审批者查看单据为何被驳回。

单据申请审批功能也结合了A公司对预算进行控制的要求，不仅在填写单据时系统会自动给出变动费用预算的相关信息，同时在提交单据时与预算控制相互关联。如果员工申请的费用在预算内，则按设定好的报销流程进行；若超出预算则需要更高级别的审批人进行审批，系统自动进入超预算流程。

A公司的预算控制非常规范，其规章制度相对复杂，以往的手工操作不利于统一控制。GrapeCity的实施顾问根据公司的实际需求设置了变动费用和固定费用两个模块，对预算进行全面监控。固定费用涵盖日常运营牵涉到的办公室经费、交际费、出租车费、通讯费、出差申请预借款等项目，按照正常的申请审批流程运转。变动费用是A公司预算控制最为复杂的部分，但这些复杂的关联在费用报销系统中却能直观地呈现给申请人、审批者、财务人员，大大简化了工作量。

变动费用分为计提和报销两大部分，GrapeCity分别设计了申请以及审批流程。变动费用的报销需根据计提申请单才能生成报销单据。基于业务需要，计提单可多次报销，一张报销单也可对应多张计提单。生成的报销单中会显示申请金额、已报销金额、审批中金额、剩余金额，以便申请人控制预算。

系统还提供了与其他业务系统的接口，能方便地进行数据双向对接。A公司在其他系统中无法使用流程完成的工作可以导入费用报销系统中处理，处理结果既可直接作为单据输出也可导回原来的系统以备相关人员查看。

四、 客户收益

网上预算和费用报销解决方案以工作流为驱动，将原先的手工操作电子化，使得A公司在以下方面获益匪浅：

• 提高工作效率网上预算和费用报销系统允许在单据提交之前可将其保存为草稿反复修改，长期出差在外的员工可利用为日常费用记录单，方便记账。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者不在公司也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。
• 提升审批透明度和员工满意度网上预算和费用报销系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。申请人能随时查看自己所申报费用的审批进展，如果申请被拒，系统则要求审批者必须输入拒绝理由，使申请人能根据审批意见及时做出修改或撤销申请。企业通过费用报销和预算管理系统提升了审批的透明度，也提高了员工的满意度。
• 加强预算管理控制运营成本网上预算和费用报销系统加强了A公司对企业预算的控制。系统可以按月度规划分公司、部门的办公室经费、通讯、差旅等固定费用以及用于市场促销活动等的变动费用预算。系统提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面的支出超过了预算，可节约不必要的浪费并对运营成本加强控制。
• 先进的报表分析GrapeCity为A公司费用报销系统中每一类费用都设计了报表，如分公司费用汇总表按商品类别统计分公司和营业本部的所有费用；营业财务部费用汇总表则按费用类别统计各分公司的实际发生金额；变动费用计提核销表则是将财务计提的费用与实际发生并报销的费用进行对比。这些财务报表使管理者能快速了解公司费用支出以及预算和实际的发生金额。报表还可以方便地导出至Excel，以利于作进一步财务分析。
• 与财务应用紧密结合GrapeCity为A公司实施的网上费用报销和预算管理系统有专门的接口与公司现有财务系统连接，财务可以在系统中标注已作处理的单据，系统则自动记录支付完成的时间、操作者和动作。GrapeCity为A公司开发的会计凭证导出模板使得财务人员能方便地进行费用支付以及各种凭证导出。
• 简化IT部署网上预算和费用报销系统采用多级树状组织结构，方便IT人员维护。IT部门根据系统使用者的角色分配不同的权限，快速简便，不会给IT人员造成额外的工作量。

报销，从过去动辄耗费几天乃至数周到只需要十分钟即能轻松完成，科技不仅改变了工作模式，也为企业找到更讲究效率的捷径。在琐事上节省一分钟，意味着员工在有限的工作时间内可以投入更多心力为公司创造财富。此消彼长，效率的提高不言而喻。